Tecnologia da Informação

Como a nuvem facilita a integração entre filiais?

Escrito por SONDA

O crescimento de um empreendimento sempre traz consigo novos desafios. É o caso, por exemplo, da integração entre filiais. Nesse contexto, centralizar processos, garantir o mesmo padrão de atendimento, facilitar a comunicação e reduzir os deslocamentos entre uma unidade e outra são algumas das preocupações que costumam surgir. Ainda bem que a tecnologia já está tão avançada que esses problemas podem ser facilmente contornados com uma boa solução na nuvem!

Ao longo deste post, apresentaremos alguns dos principais benefícios que a cloud computing pode trazer para sua organização. Acompanhe!

Compartilhamento de arquivos

Por mais que algumas organizações ainda teimem em se manter no passado, é fato: o tempo em que o compartilhamento de arquivos entre filiais era feito por e-mail está com seus dias mais que contados.

Apesar desse processo parecer fácil e seguro, experimente tentar recuperar um documento enviado por e-mail há 2 ou 3 anos atrás. Mais que isso, tente refazer o trajeto desse arquivo! Quantas pessoas o receberam? Quais foram todas as respostas, as modificações e os comentários? Difícil saber, não é mesmo?

Contando com um sistema de armazenamento em nuvem, porém, toda a equipe pode compartilhar documentos de maneira rápida e sem perder o histórico, pois o arquivo fica sempre no mesmo local.

Colaboração em nuvem

Manter as alterações de um documento pode ficar bem mais fácil se você possuir uma ferramenta de colaboração na nuvem. Nesse caso, o mesmo arquivo pode ser acessado por várias pessoas, que fazem suas contribuições de onde e quando quiserem.

Todo o histórico de modificações pode ser acompanhado, preservando a integridade dos dados caso uma falha aconteça. Consegue imaginar os benefícios desse tipo de tecnologia gera para o gerenciamento de um projeto?

Com esse recurso, profissionais alocados em qualquer lugar do país podem construir planos, dividir experiências, alimentar bancos de dados e redigir documentos em tempo real, o que acelera os resultados — sejam eles quais forem.

Comunicação interna

O uso do telefone como principal ferramenta de comunicação em uma empresa sempre gerou altos gastos com planos corporativos e políticas de conscientização de uso. Hoje em dia, é possível fazer a integração entre filiais com soluções na nuvem, como chats internos e PABX virtual.

PABX virtual

Com o PABX virtual, mesmo estando fora da empresa, um funcionário pode fazer ligações como se estivesse presente em uma das filiais. Para isso, basta usar um ramal virtual! Também é possível expandir a quantidade de ramais conforme a empresa cresce, sem ter que implantar grandes infraestruturas.

Chats internos

Chats internos facilitam a interação, a troca de mensagens e até de documentos. Também viabilizam a reunião de profissionais para debater determinado assunto e podem manter um registro preciso de todas as mensagens trocadas.

Blogs corporativos

Blogs corporativos fomentam discussões saudáveis sobre melhorias, reúnem profissionais em torno de projetos em comum e favorecem a comunicação multilateral.

Redes sociais

Assim como os blogs corporativos, as redes sociais empresariais permitem integrar os funcionários e gerar engajamento.

Eventos on-line

Quem possui várias unidades de negócio e precisa fazer a integração entre filiais conhece a dificuldade de reunir todos os colaboradores para um evento ou uma reunião importante. Aqui, mais uma vez, a nuvem pode ajudar!

Você pode usar aplicativos para videoconferências, que permitem a entrada de várias pessoas na conversa. Também pode fazer uso do streaming de vídeo, transmitindo falas importantes para um público amplo, distribuído geograficamente. A interação fica por conta do envio de mensagens de texto, tendo um moderador para selecionar as dúvidas e contribuições, inserindo-as na discussão.

Esse tipo de recurso pode ser usado para promover treinamentos, com o propósito de capacitar a maior quantidade possível de funcionários ao mesmo tempo, sem custos com deslocamento, alimentação e parada das atividades.

Integração da gestão

Softwares de gestão baseados na nuvem permitem que você escale a quantidade de usuários sem a necessidade de fazer altos investimentos em infraestrutura — como novos servidores e computadores.

Um software na nuvem pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, seja um smartphone ou um tablet. Assim, sua equipe não perde a capacidade de gestão da informação mesmo estando longe de uma filial.

Um vendedor externo, por exemplo, pode emitir pedidos a partir de um tablet, que serão recebidos em tempo real pelo sistema de gestão. Assim fica muito mais simples (e rápido) dar andamento às etapas seguintes de forma automatizada e segura.

Nesse contexto, todos os envolvidos no processo de vendas, do financeiro ao estoque, conseguem ter controle sobre os avanços da negociação e tomar as providências necessárias para que o cliente seja atendido no menor tempo possível e, claro, com máxima qualidade.

Padronização de processos

Com processos automatizados e soluções disponíveis a apenas alguns cliques de distância, sua equipe ganha em produtividade e qualidade nos serviços prestados. E é a padronização de atividades que funciona como a base para uma atuação excelente!

Documentos entregues a clientes, fornecedores e outros públicos passam a ter o mesmo padrão visual e de informações, o que fortalece a imagem da empresa frente ao mercado. Relatórios são emitidos sempre com a mesma formatação, facilitando a compreensão dos dados relacionados e gerando mais segurança para quem os recebe.

Imagine se um cliente recebe um relatório de pendências sem qualquer padronização, sem o logotipo da empresa e com informações truncadas. Esse tipo de situação compromete a credibilidade do negócio! Já com processos e documentos padronizados, todas as filiais passam a operar da mesma forma, o que se reflete em uma experiência única para o cliente.

Elasticidade para os negócios

Uma solução in house (instalada em servidores físicos) demanda altos investimentos para crescer. Optando por esse caminho, quando você abrir novas filiais e precisar integrá-las, certamente enfrentará dificuldades para acrescentar esses pontos à estrutura já pronta. Os prazos para implementação serão maiores, bem como os custos envolvidos e os cuidados necessários para não perder nenhum tipo de informação durante o processo.

Já com uma solução na nuvem, essas barreiras são eliminadas. Basta fazer um upgrade na sua conta atual, abrindo espaço para que sua empresa cresça rapidamente. Novos usuários podem ser inseridos em questão de minutos e o acesso é pleno, desde que haja conexão com a internet. Todos podem começar a trabalhar rapidamente, em sintonia!

No caso de uma nova filial não vingar e ser necessário fechá-la, você pode fazer um downgrade do plano, voltando a ter a mesma infraestrutura enxuta (e mais barata) de antes! Isso tudo sem a necessidade de contratar equipes de TI para comandar as mudanças e sem perder seus investimentos em infraestrutura.

E agora que você já entendeu como a nuvem facilita a integração entre filiais, não deixe de ajudar outras pessoas que precisam passar por isso também! Compartilhe este post em suas redes sociais!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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