Fiscal

Governança fiscal e compliance: promova a otimização e redução de custos

Escrito por SONDA

Você provavelmente vem acompanhando as operações da Polícia Federal voltadas ao combate à corrupção envolvendo grandes organizações e políticos, certo? Pois esse cenário é um dos grandes responsáveis por colocar companhias de destaque do mercado nacional na mira das autoridades. E tudo isso não só causa prejuízos com multas e sanções para os negócios envolvidos como afeta sua imagem junto a consumidores e investidores.

Para evitar problemas desse tipo, bem como equívocos ou atos ilegais em geral, muitas empresas têm investido pesado em compliance e governança fiscal.

Quer saber como esses conceitos podem ajudar sua companhia a eliminar incidentes desagradáveis? Pronto para andar na linha e, consequentemente, evitar problemas com o fisco e outras entidades governamentais? Continue lendo nosso post de hoje para descobrir as melhores práticas no processo de governança fiscal para conquistar um cenário de compliance efetiva!

O que é governança fiscal?

A governança fiscal e tributária engloba um conjunto de procedimentos de gerenciamento corporativo concebido de modo customizado para cada organização. O propósito é controlar, monitorar e revisar os procedimentos tributários, possibilitando, dessa forma, a diminuição dos riscos fiscais, além de aumentar a lisura, a confiabilidade e a veracidade dos relatórios e das demonstrações financeiras. E tem mais: ela também garante maior transparência dos processos fiscais internos junto às entidades governamentais.

E o que é compliance?

Originado do verbo inglês to comply, compliance tem a ver com a conformidade de uma organização em relação a normas, leis e regulamentos tanto internos como externos. Uma empresa em compliance está seguindo corretamente todas as exigências corporativas e governamentais legais das atividades que desenvolve.

Existem legislações e normas específicas para diferentes segmentos do mercado, servindo para nortear as operações e atuações de empresas no cenário nacional. Quando uma organização descumpre determinada lei ou age de forma ilícita, corre o risco de sofrer sanções legais que podem gerar multas, restrições de atividades ou até a completa paralisação de suas atividades.

De que forma afetam a rotina da empresa?

As práticas de compliance e governança fiscal possuem papéis vitais na prevenção e na correção de ações ilícitas dentro das organizações. Isso é especialmente importante uma vez que as empresas são fiscalizadas por inúmeros órgãos, como Receita Federal e entidades regulatórias ligadas a seus setores de atuação. Podemos citar como exemplo desse grupo a Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), que vistoria a área de telecomunicações.

Há também organizações que, dependendo do tipo de transação, interferem em ações e processos em busca de conformidades com a lei. É o caso do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE), bem como da Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

Para atender a todos esses órgãos e entidades, é vital reforçar mecanismos, padrões e práticas de compliance e governança fiscal. Além deles, investidores e empresas que concedem financiamentos observam atentamente regras de boas práticas fiscais nas empresas, utilizando os programas de compliance como requisitos para a liberação de recursos.

Muitas corporações que condicionam a contratação de terceiros para representá-las junto à administração pública também procedem de forma semelhante, pois podem ser processadas e responsabilizadas pelos atos desses contratados.

Como otimizar processos e reduzir custos?

Algumas dicas podem ajudar a otimizar as práticas de compliance e governança fiscal nas empresas, além de contribuírem para a redução de custos. Separamos aqui 5 das principais para você já começar a colocar a mão na massa. Confira!

1. Contar com softwares especializados

Softwares especializados para a gestão financeira, com módulos tributários e fiscais, e demais soluções tecnológicas específicas para a área podem auxiliar nos processos de governança fiscal, contribuindo para a excelência em suas execuções. Isso acontece porque eles agilizam atividades burocráticas e repetitivas — como lançamentos de dados. Aliás, seja pelo preenchimento de inúmeros documentos, pela formatação ou checagem dos dados, questões burocráticas costumam tomar muito tempo de gestores e colaboradores.

Quando se adquire um sistema que suporta funções fiscais, os processos da área não só se tornam mais rápidos como há um incremento na segurança das informações e na eficiência obtida. Essa transformação é fundamental para evitar problemas com dados lançados de forma equivocada, pontos que podem originar problemas sérios com o fisco.

Um módulo que facilita bastante a gestão da área fiscal geralmente inclui um sistema de cálculo de impostos diretos e indiretos, além de recursos de validação de dados e arquivos, um controle de compromissos tributários, entre outras funcionalidades.

2. Ter processos bem estabelecidos

É essencial que não só o setor fiscal, mas todos os departamentos possuam processos internos corretamente estabelecidos. Isso ajuda os profissionais de compliance a observarem melhor os fluxos de trabalho, verificando atentamente as entradas e saídas de informações, de recursos e outros itens, de modo a conseguir identificar falhas com mais facilidade.

Ainda nesse tópico, vale lembrar que, além da facilidade na busca de problemas, processos bem delimitados também promovem eficácia e eficiência organizacional, o que automaticamente ajuda a reduzir custos internos.

3. Implementar recursos que facilitem a gestão de burocracias

Soluções de governança fiscal e compliance são importantes para o gerenciamento de burocracias do setor. Por isso, é essencial adotar ao menos algumas a fim de potencializar as práticas da área. Com isso, as atividades dos profissionais envolvidos são facilitadas, bem com a organização de informações e a gestão dos processos internos de compliance.

4. Esclarecer as regras para os colaboradores envolvidos

Além de fomentar as boas práticas de compliance no setor fiscal e tributário, é vital que essas iniciativas também sejam compartilhadas e disseminadas junto aos demais departamentos. Dessa forma, todos conhecerão as normas da empresa, ficando a par dos comportamentos aceitos e não aceitos, bem como dos procedimentos em casos de possíveis não conformidade — ao presenciar atos de corrupção, por exemplo.

Mas atenção: esses dados precisam estar corretamente especificados, com a maior clareza possível. Por esse motivo, evite elaborar manuais com termos complexos e extensos demais! O segredo está em manter a concisão e a objetividade nas orientações para que elas sejam mais bem compreendidas.

5. Incluir esses preceitos na cultura organizacional

É essencial estimular os colaboradores da companhia a cuidarem da transparência dos processos de compliance, de modo a agirem como seus defensores e mantenedores dentro da empresa. Para isso, deve-se fomentar a adoção das práticas de governança fiscal e compliance de modo contínuo, premiando quem mais se empenha em prol da lisura interna. Esses preceitos devem fazer parte da cultura organizacional.

Além das dicas que demos aqui, é fundamental contar com uma auditoria fiscal para auxiliar os profissionais internos. Dessa forma, a empresa pode combinar as perspectivas, potencializando as boas práticas de compliance e governança fiscal.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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