Fiscal

5 ferramentas que facilitam a implementação do EFD-Reinf

Escrito por SONDA

Você por acaso já adaptou a estrutura da sua organização para a entrega da EFD-Reinf, a mais nova obrigação a ser prestada ao fisco? Se ainda não teve tempo para se informar a respeito, chegou ao post certo! Pronto para entender como fazer suas entregas a partir de 2018? Então acompanhe!

Afinal de contas, o que é a EFD-Reinf?

Regulamentada pela Instrução Normativa RFB número 1701, de março de 2017, a Escrituração Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é o mais novo módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Foi idealizada para complementar as informações prestadas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Que informações devem ser prestadas?

Segundo o normativo da Receita Federal, as informações prestadas são relacionadas a:

  • serviços tomados e realizados com cessão de mão de obra ou empreitada;
  • retenções na fonte referentes a pagamentos diversos feitos a PF e PJ;
  • recursos transacionados envolvendo associação desportiva — com equipe de futebol profissional;
  • comercialização da produção referente à agroindústria e a demais produtores rurais PJ;
  • empresas que se sujeitam à contribuição previdenciária sobre a receita bruta;
  • negócios que trabalham com promoção de eventos ligados a associações desportivas com clube de futebol profissional.

Quando essa obrigação começa a valer?

A Instrução Normativa RFB número 1701 define 2 situações:

  • a partir de 1º de janeiro de 2018, caso o faturamento da Pessoa Jurídica no ano de 2016 tenha sido maior que 78 milhões de reais;
  • a partir de 1º de julho de 2018, caso o faturamento da Pessoa Jurídica no ano de 2016 tenha chegado até 78 milhões de reais.

A prestação de informações deve ser transmitida ao SPED todos os meses, até o dia 20 do mês seguinte ao que a escrituração se refere.

Será preciso baixar um programa específico?

A Receita Federal já informou que serão disponibilizados recursos para a integração dos sistemas de informática das empresas às aplicações do fisco. Assim, não será necessário baixar qualquer programa para fazer a remessa dos dados.

Que recursos podem facilitar a implementação?

Vamos a algumas dicas para dar conta dessa obrigação com eficiência? Acompanhe!

1. Adequação de interfaces para centralizar as informações

Seus processos trabalhistas são controlados por terceiros? Parte de suas informações está alocada em planilhas eletrônicas e outra parte em arquivos do Word, sistemas legados e em soluções de armazenamento em nuvem? Se esse quadro se assemelha à gestão de dados da sua empresa, será necessário adequar essas diversas interfaces. Trata-se da fase de mapeamento de informações, extremamente relevante para o cumprimento da nova obrigação.

Como curiosidade, podemos citar aqui um levantamento feito recentemente pela consultoria KPMG que revelou que 54% das informações requeridas pela EFD-Reinf simplesmente não existem nos sistemas das organizações ou necessitam de adequações para atender às demandas do fisco.

2. Uso de softwares na nuvem para virtualizar documentos

Tanto pela mobilidade que esse recurso proporciona quanto pelo alto grau de segurança que os serviços de cloud computing trazem às empresas, notas fiscais, contratos, faturas de prestação de serviços e demais documentos de pagamentos efetuados a Pessoas Físicas e Pessoas Jurídicas devem ser alocados em nuvem. No entanto, para potencializar a utilidade da nuvem em sua gestão documental, é preciso que todos os seus dados sejam digitalizados ou já gerados eletronicamente.

Embora as novas ferramentas de escrituração digital criadas pelo governo inutilizem a manutenção de documentos físicos, muitas empresas ainda guardam registros em papel. O problema é que isso facilita extravios e danos à informação, gerando muita dor de cabeça quando chega o momento de cumprir as obrigações acessórias.

Para não ter que lidar com esses entraves, crie uma campanha que estimule a digitalização total dos documentos fiscais da empresa, abrindo uma era sem papel em sua área contábil. Em um país que já editou 290 mil normas tributárias desde 1988, desprezar o poder da agregação de dados em nuvem é um verdadeiro suicídio corporativo.

3. Mudança de cultura para implementar a escrituração imediata

Como é a gestão fiscal em sua organização? Como se dá a relação entre o recebimento de notas fiscais e faturas de serviços e sua devida escrituração na sua empresa? Os registros são feitos no mesmo mês ou os documentos acabam se acumulando até procederem à escrituração? Prepare-se: os 14 registros constantes na EFD-Reinf (cada registro englobando um layout e um arquivo a ser transmitido) impõem uma maior tempestividade na agregação, na escrituração e na remessa de informações.

Diante disso, muitas organizações serão impulsionadas a mudar sua cultura fiscal, uma vez que esse novo módulo SPED envolve múltiplas transmissões individuais. A sinergia com as demais obrigações acessórias é necessária para a consolidação das informações na DCTF-WEB — nova plataforma do fisco, criada para gerar todas as guias de pagamento das contribuições relacionadas à EFD-Reinf e ao eSocial.

Assim, quem tem informações diluídas em diversos sistemas legados, faturas de serviços sem controle adequado e baixo controle sobre serviços prestados e tomados mediante cessão de mão de obra, corre sérios riscos de apresentar informações inconsistentes ao fisco.

4. Adoção de plataformas para uso de assinatura eletrônica

De que adianta ter recursos em nuvem se boa parte de seus documentos deve ser impressa apenas para ser assinada e, em seguida, digitalizada novamente? Concorda que não faz sentido manter documentos híbridos? Isso faz menos sentido ainda quando nos lembramos que já existem plataformas de assinatura eletrônica que geram documentos com validade jurídica reconhecida pela legislação brasileira. Contar com um recurso assim otimiza seu processo de organização, importação e envio de dados da EFD-Reinf, aprimorando seu controle tributário.

5. Sistemas de gestão especializados para a área contábil

Está lembrado da pesquisa da KPMG que citamos agora há pouco? Pois o mesmo estudo também indicou que 78% das empresas possuem dados de documentos fiscais de prestadores de serviços em sistemas separados de seu sistema principal. Essa radiografia evidencia que, em plena era da mobilidade, muitas organizações ainda usam diversos sistemas simultâneos, muitos deles sem um bom módulo capaz de centralizar as informações da área contábil.

Se sua empresa ainda não possui um sistema de gestão contábil de alta performance que agilize a importação de dados e esteja preparado para trabalhar com informações armazenadas na nuvem, saiba: é altamente recomendado buscar esse redesenho em seus sistemas e em sua infraestrutura de TI.

Pode acreditar: o custo de arcar com implementações para trazer automatizações que reduzam o tempo da equipe com escriturações e que facilitem o cumprimento de obrigações acessórias junto à Receita Federal é muito menor que os prejuízos advindos de eventuais inconsistências. Vale a pena se preparar para a EFD-Reinf!

Se você é gestor em sua empresa, certamente deve ter outros colegas gestores em suas redes sociais, certo? Então não deixe de dividir este conteúdo com eles! Faça do compartilhamento de conhecimento um instrumento de crescimento e aprendizado mútuo!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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