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8 obrigações trabalhistas que serão extintas com o eSocial

Escrito por SONDA

O Ministério do Trabalho já avisou que lançará em 2018 o módulo do eSocial para todos os empregadores. Mais que isso, aliás, será obrigatório a partir de janeiro!

O que acontece é que, se por um lado esse sistema de escrituração digital reduzirá a diversidade de documentos entregues por meio de diversas plataformas, por outro, exigirá muitas mudanças na dinâmica estrutural dos escritórios de contabilidade e das empresas, uma vez que a frequência de transmissão de informações será muito mais intensa — alguns dados deverão ser transmitidos semanalmente, outros, diariamente, e outros até em tempo real.

O problema está na proximidade do início da vigência: janeiro de 2018 para empresas com faturamento acima de 78 milhões de reais e junho de 2018 para todas as demais.

Sabia que muitas organizações não têm sequer uma avaliação sobre quais alterações terão que ser feitas em sua rotina corporativa para entregar tempestivamente as obrigações trabalhistas com o eSocial?

Pense bem: sua empresa está pronta para informatizar os dados dos trabalhadores, cuja transmissão atualmente é feita por meio de uma infinidade de plataformas, inclusive com entregas manuais? Eis um bom momento para descobrir!

Conheça agora mesmo 8 obrigações trabalhistas que serão extintas com o eSocial e o que deve mudar em sua organização!

Que obrigações trabalhistas serão extintas?

1. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

As obrigações trabalhistas presentes no CAGED serão prestadas inicialmente por meio do evento S-2100 — Cadastramento Inicial do Vínculo. Depois, todos os novos vínculos deverão ser informados no Registro de Eventos Trabalhistas (RET).

2. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

A partir de 2018, a guia do FGTS será gerada dentro eSocial, no evento S-1299 — Fechamento dos Eventos Periódicos.

3. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

O PPP estará diluído ao longo de diversos formulários eletrônicos presentes no eSocial.

4. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Muito semelhante ao CAGED, a RAIS deve ser informada na primeira ocasião por meio do evento S-2100 — Cadastramento Inicial do Vínculo. Posteriormente, deve ser informada no Registro de Eventos Trabalhistas (RET).

5. Informações à Previdência Social (GFIP)

Todos os dados que antes eram remetidos por meio da GFIP (como informações da companhia, dados dos empregados, fatos geradores de contribuições previdenciárias, entre outros) serão informados, de forma diluída, nos inúmeros eventos do eSocial.

6. Livro de registro de empregado

Já era tempo de automatizar a obrigatoriedade de registro dos trabalhadores, prevista no artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Essas obrigações trabalhistas também serão fornecidas de forma esparsa nos formulários do eSocial.

7. Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Hoje em dia, o envio dessas informações é feito pelo site da Previdência Social. A partir de 2018, entretanto, a transmissão de dados será feita por meio do evento S-2210 do eSocial — Comunicação de Acidente de Trabalho.

8. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Outra das obrigações fiscais e trabalhistas que serão substituídas é a DIRF. Essas informações passarão a ser remetidas no evento S-1210 — Pagamentos de Rendimentos do Trabalho. É importante destacar, no entanto, que todos os cálculos continuam sendo elaborados pelo empregador.

Como remodelar o fluxo de comunicação de dados?

O eSocial impõe o envio de 3 categorias de dados das empresas:

  1. dados pessoais, trabalhistas e de vínculo laboral: documentos pessoais, relatório de cargos, jornada e assim por diante;
  2. eventos trabalhistas: atestados de saúde, comunicações de desligamentos, avisos de férias e por aí vai;
  3. folha de pagamento: contracheques, relatórios de RH, entre outros dados correlacionados.

Atualmente, a gestão de pessoas da empresa tem que enviar centenas de documentos a diversos órgãos, de formas distintas e em períodos diferentes — CAGED, RAIS, GFIP e tantos outros formulários, alguns inclusive remetidos em duplicidade ao longo da prestação das diversas obrigações trabalhistas. É um verdadeiro caos.

Pois o eSocial se propõe a mudar isso. Parece bom, não é mesmo? Na verdade, depende. A redução da burocracia não reduziu a polêmica dessa nova ferramenta. Isso porque a frequência das entregas vai obrigar empresas e escritórios de contabilidade a centralizarem dados em sistemas unificados e atualizados em tempo real. Será preciso ter um fluxo de dados estruturado para prestar as informações adequadamente.

Quais os maiores desafios impostos às empresas?

Cumprimento de prazos

A maioria das empresas não cumpre prazos relativos a:

  • processo de contratação: o trabalhador inicia seu vínculo na companhia, mas entrega sua documentação apenas alguns dias depois? Essa cultura terá que ser abortada;
  • atestado de saúde ocupacional: as empresas costumam não seguir os prazos legais para a realização de exames e o retorno ao trabalho;
  • folha de pagamento: pense naqueles ajustes fora do prazo que o Núcleo de Folha de Pagamento faz corriqueiramente. Agora esqueça! Com o eSocial, hábitos como esse poderão gerar multas à empresa.

Erros de classificação

Atualmente, pode ser que a empresa não se importe muito com erros de classificação. Mas, na realidade, equívocos no enquadramento do Cadastro Nacional de Atividade Econômica (CNAE) e Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS) gerarão reflexos no Risco de Acidente de Trabalho (RAT), fato que resultará em recolhimentos incorretos ao INSS.

Pode ter certeza: com o eSocial, esse tipo de erro aumentará o custo de sua folha de pagamento. E o mesmo vale para erros na classificação de cargos, que deve estar em linha com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).

Multiplicidade de canais

Há empresas que possuem dados espalhados por diversos sistemas, até em planilhas do Excel. Essa descentralização é inviável com o eSocial, que exige um sistema contábil homogêneo, comum a todos os departamentos da organização e integrável às plataformas fiscais.

Qual a importância da inteligência de dados?

Como mostramos até aqui, a maioria das organizações não possui infraestrutura de TI para dar conta do que as novas formas de entrega das obrigações trabalhistas exigirão a partir de 2018.

Soluções em cloud computing, integração de sistemas, comply e-Docs e servidores virtuais flexíveis para corresponder ao intenso tráfego de dados são alguns dos recursos que as empresas de sucesso vêm implementando para aprimorar os serviços de áreas como gestão de pessoas, controle fiscal e gerenciamento tributário.

Mas entenda desde já: os custos da transformação digital nos negócios certamente são bem menores que os custos das multas que podem ser aplicadas em caso de descumprimento das inúmeras obrigações trabalhistas e fiscais que pressionam o dia a dia das organizações.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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