Gestão de Negócios

Software de recepção fiscal: o que é e como funciona?

Escrito por SONDA

Houve um tempo em que compliance era sinônimo de diferencial nas práticas empresariais. Hoje em dia, no entanto, é obrigação. Com o aprimoramento dos mecanismos fazendários de controle e a vigência de leis cada vez mais duras contra a sonegação, as empresas redobraram a atenção no que se refere à gestão fiscal. Nesse sentido, implementaram processos e ferramentas tecnológicas para reduzir ao máximo a chance de inconsistências, extravios ou mesmo de armazenamento incorreto de arquivos XML.

Nesse cenário, o software de recepção fiscal se tornou instrumento básico para todos os gestores que querem manter sua empresa em ordem, livre de multas ou até de um eventual indiciamento por crime tributário. Ainda não adotou essa solução? Então descubra agora mesmo o que é um software de recepção fiscal, como essa ferramenta funciona e que benefícios pode proporcionar!

Os erros da gestão fiscal

Antes da NF-e, o processo de abastecimento do ERP com as informações fiscais (de entrada e de saída) era feito manualmente. Era preciso, assim, que algum funcionário digitasse todos os dados das notas para alimentar o sistema. Nem precisamos dizer que, além de vagaroso e improdutivo, esse processo favorecia a ocorrência de erros, certo?

Esse gap de eficiência gerava prejuízos para o controle empresarial como um todo. Para piorar a situação, a base incorreta de informações levava ao recolhimento equivocado de tributos. Essas falhas são simplesmente inconcebíveis em uma era em que um software de recepção fiscal é capaz de automatizar a maioria dos processos, reduzindo custos e fortalecendo controles.

O grande problema é que, por incrível que pareça, muitas organizações continuavam executando esse tipo de processo de forma manual mesmo com o surgimento da NF-e. Para você ter uma ideia das falhas gerenciais cometidas nas empresas brasileiras, muitas ainda fazem as escriturações a partir do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que não apenas não possui validade jurídica como é só um resumo da NF-e.

Com sistemas alimentados manualmente, formando uma base de dados duvidosa, não armazenando XMLs como determina a legislação e até mesmo fazendo a validação dos arquivos de forma analógica, o resultado vem em forma de autuações da Fazenda seguidas de multas e até a configuração de crime contra a ordem tributária — conforme a Lei Federal 8.137, de 1990.

A boa notícia é que muitas organizações que viviam nesse cenário de constante risco conseguiram redesenhar seus processos por meio de um software de recepção fiscal. E, ao contrário do que muita gente pode pensar, essa ferramenta vai muito além das automatizações, trazendo também enxugamento de procedimentos, eliminação de erros e integração de dados entre os setores da empresa.

O software de recepção fiscal

Um software de gestão fiscal é uma solução eletrônica capaz de centralizar todos os dados referentes às transações da companhia. Com ele, compras, vendas e até cadastros de clientes e fornecedores são agrupados em um único sistema, com arquitetura que assegura a integração dos processos fiscais com outras ferramentas — como fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, DREs, controle de estoque e assim por diante.

Além desses benefícios, uma solução de recepção fiscal ainda decreta o fim das alimentações manuais de dados na organização. Dessa forma, a remessa automática à Secretaria da Fazenda, os cálculos tributários e as importações de informações oriundas de outros sistemas passam a fazer parte da rotina das empresas com inteligência fiscal.

Tudo isso representa a possibilidade de ter uma equipe mais enxuta e produtiva, de facilitar significativamente o processo de planejamento tributário, de reduzir de forma drástica o risco de autuações e de garantir muito mais compliance à organização.

As funcionalidades desse software

Uma solução de gestão fiscal provê uma infinidade de recursos à empresa. Antes de mais nada, por ser uma solução em nuvem, tem-se o benefício da mobilidade na gestão de documentos fiscais, que já colabora para aumentar a eficiência e a produtividade de toda a equipe contábil/tributária. Mas as funcionalidades desse sistema vão além. Confira para saber mais!

Padronização das notas armazenadas

Uma falha ainda existente nos sistemas fazendários é a completa ausência de padronização para as NF-es. Na prática, cada município tem seus próprios parâmetros para lançamento desses documentos. E essa diversidade costuma dificultar a agregação de dados nos sistemas empresariais.

Um software de recepção fiscal é capaz de centralizar dados fiscais essenciais, organizando informações e facilitando sua catalogação, o armazenamento e a pesquisa. Dessa forma fica muito mais fácil lidar com essa verdadeira Torre de Babel formada pelos documentos de cada município!

Validade jurídica de documentos recebidos

Graças a mecanismos de validação digital, um software de recepção fiscal assegura a validade jurídica dos documentos recebidos (NF-e ou CT-e) por múltiplos canais — como e-mails, web service ou FTP.

Tratamento adequado para os dados

Para além da padronização citada anteriormente, essa solução está apta a lidar com arquivos compactados com documentos em XML, assim como apresenta funções para tratamento de arquivos inválidos. A facilidade de visualização reduz o tempo normalmente perdido nos departamentos contábeis/fiscais com tentativas de manusear dados corrompidos.

Integração com outros sistemas

Por meio de APIs, as soluções de recepção fiscal podem ser facilmente integradas a diversos sistemas legados da organização, o que viabiliza a fusão das atividades interdepartamentais. Um exemplo aqui seria a possibilidade de integrar o sistema de estoque às rotinas fiscais, de forma que cada nova venda consolidada implique em uma baixa automática no inventário de produtos da empresa.

Automação de procedimentos fiscais

As novas regras de cálculo do ICMS, que determinam que o recolhimento de tributos deve ser feito simultaneamente no estado de origem e no estado de destino, geraram um confuso parâmetro de apuração. Difícil de ser feita manualmente, essa apuração acaba comprometendo a produtividade de muitos departamentos contábeis.

Já em vigência, esse emaranhado de contas é apenas um exemplo simbólico da alta complexidade da legislação tributária brasileira, cuja essência não deixa dúvidas de que atualmente é praticamente impossível não incorrer em erros na gestão fiscal sem ter ferramentas de inteligência tributária a seu lado.

Um software de recepção fiscal automatiza cálculos de tributos como esse, além proceder ao envio automático de informações à Secretaria da Fazenda. Já pensou que esse tipo de automação de tarefas pode formar a linha tênue que separa as organizações em pleno compliance das que estão permanentemente sujeitas a autuações?

Se você chegou ao final deste post e percebeu que sua empresa permanece vulnerável sem ferramentas fiscais como essa, entre em contato conosco! Teremos o maior prazer em auxiliá-lo na formatação de uma solução sob medida para sua organização!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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