Gestão de Negócios

6 dicas para um benchmarking de sucesso

Escrito por SONDA

Você já ouviu falar em benchmarking? Esse conceito é relacionado à prática de compreender e avaliar a posição atual de uma empresa e identificar as áreas e os meios de melhoria no desempenho competitivo.

Essa busca de melhores práticas pode acontecer dentro de uma organização, em particular, e também em outras organizações — benchmarking interno e externo. É possível, portanto, que departamentos e filiais façam benchmarking entre si ou que empresas diferentes (parceiros de negócio, fornecedores, clientes, similares com atuação em regiões diferentes) troquem experiências.

No post de hoje, apresentaremos os tipos de benchmarking e os benefícios que essa prática traz, além de dar dicas para que você tenha sucesso nessa estratégia. Vamos lá?

Os diferentes tipos de benchmarking

Há inúmeras formas de fazer benchmarking que se diferem por seus objetivos estratégicos ou por sua metodologia. Listamos aqui as mais comuns. Confira!

Benchmarking de processos

Demonstrar como empresas bem-sucedidas executam processos específicos é o objetivo desse tipo de benchmarking. Tal aferição é recolhida por meio de visitas de pesquisa, entrevistas e eventos de networking.

Ao identificar como outros executam a mesma tarefa funcional ou objetivo, os profissionais obtêm conhecimento e ideias que talvez não conseguiriam alcançar de outra maneira. O benchmarking de processos costuma ser muito eficiente para afirmar e apoiar a tomada de decisão pelos executivos.

Benchmarking de métricas de desempenho

Definir métricas de desempenho (índices que ajudam a mensurar resultados) não é uma tarefa simples para inúmeras empresas. Ao verificar o que parceiros de negócio já desenvolveram, fica mais fácil começar a idealizar as métricas do negócio. Nesse caso, em vez de partir do zero, é possível verificar o que outros executivos já pensaram e como estão aplicando a avaliação de desempenho.

Benchmarking estratégico

Identificar as lições fundamentais e estratégias vencedoras que ajudaram empresas de alto desempenho a se tornarem bem-sucedidas em seus mercados é o objetivo desse tipo de benchmarking, que geralmente é praticado por executivos que compõem o alto escalão das organizações.

Benchmarking funcional

O benchmarking funcional tem como objetivo identificar maneiras de desenvolver atividades do dia a dia operacional. Normalmente, é feito por líderes de equipes como chão de fábrica e suporte técnico.

O passo a passo do benchmarking

Benchmarking envolve olhar para fora (seja de um determinado negócio, organização, indústria, região ou país) para examinar como os outros estão alcançando bons níveis de desempenho e compreender os processos que utilizam. A análise comparativa ajuda a explicar o que pode ser melhorado, bem como a visualizar os erros que vêm sendo cometidos.

Quando as lições aprendidas a partir de um exercício de benchmarking são aplicadas de forma adequada, facilitam a elaboração de melhorias em funções críticas dentro da organização ou em áreas-chave do negócio. No entanto, para conseguir alcançar todos esses objetivos, é preciso agir de forma precisa. Para que você não se perca nessa etapa, basta seguir os passos que listamos abaixo!

1. Entenda em detalhes os processos internos

O primeiro passo consiste em definir qual será o escopo do seu esforço de benchmarking. Para isso, é preciso entender que parte do negócio pode estar apresentando problemas e, portanto, precisa ser melhorada.

Se o problema envolve um processo fabril demorado, por exemplo, levante todos os dados relativos à sua produção, como técnicas e equipamentos usados, número de profissionais empenhados no setor, tempo de paralisação por quebra ou por manutenção preventiva e assim por diante. É importante que esse diagnóstico seja traduzido em números, apoiado em métricas de desempenho. Assim, sua análise passa a ter critérios objetivos, o que facilita a futura comparação com informações de terceiros.

2. Analise processos similares de terceiros

O próximo passo é conseguir coletar informações de terceiros sobre os mesmos aspectos que você está analisando internamente. No caso do exemplo que acabamos de dar, seriam as informações relativas a uma linha de produção.

É evidente que esse processo não é tão simples, já que muitas empresas hesitam em compartilhar dados realmente estratégicos — especialmente para concorrentes diretos. No entanto, é sim possível ter acesso a informações importantes acessando documentos públicos, como relatórios de sustentabilidade ou publicações especializadas do seu setor de economia. É comum que empresas divulguem, por exemplo, como uma tecnologia desenvolvida por ela aumentou o ritmo da produção em X%.

Também é possível observar e coletar dados diretos de outra forma, em processos que são públicos. Você pode, por exemplo, visitar a loja virtual de um e-commerce concorrente e analisar diversos aspectos, que vão desde o design, a usabilidade e os serviços disponíveis on-line.

3. Compare os desempenhos

Com os dados internos e externos levantados, é hora de efetivamente analisá-los! A princípio, essa comparação parece simples, bastando confrontar os índices de uma empresa com os índices de alguma outra. Na prática, porém, não funciona bem assim. É preciso usar alguns contrapesos para que essa comparação esteja livre de deformações.

O exemplo mais simples é relativo ao porte. Se você compara sua empresa com uma com um número maior de funcionários, por exemplo, seus resultados podem parecer bem menos volumosos. Assim, ao levar em conta apenas dados absolutos, sua concorrente pode parecer até vender mais ou produzir em menos tempo! Mas isso não significa, necessariamente, que a produtividade dela é maior que a do seu negócio.

Feita essa compensação, identifique os pontos em que seu negócio realmente parece estar em desvantagem, além de também elencar aqueles pontos em que sua companhia parece estar em vantagem ou indo no caminho certo.

4. Faça o necessário para fechar a lacuna de desempenho

Dados e análise prontos, chega hora de tomar ações efetivas para ao menos nivelar sua empresa com a concorrência ou realmente diferenciá-la das demais. Planeje suas ações com base nas ameaças identificadas junto aos concorrentes e defina o que deve ser feito para diminuir essas ameaças.

Também cuide para manter suas vantagens como diferenciais competitivos. Entenda desde já: até o que está dando certo agora pode ser superado no futuro caso você não faça uma revisão constante a fim de aperfeiçoar processos e diretrizes internas.

Os benefícios do benchmarking para as empresas

Em síntese, uma empresa tem os seguintes benefícios ao praticar benchmarking:

Ganho de perspectiva

Com as informações do benchmarking em mãos, a empresa passa a ter um parâmetro claro para entender seu próprio desempenho. É possível entender, então, seu real posicionamento no mercado, uma vez que consegue ler com maior clareza a atuação de concorrentes diretos e indiretos, medindo seu grau de sucesso e os comparando com os números da própria empresa.

Identificação de oportunidades e ameaças

Uma boa pesquisa de benchmarking consegue revelar não só os diferenciais que a empresa já possui, mas também as deficiências dos seus concorrentes. É possível, assim, visualizar de forma clara uma brecha de oportunidade para o crescimento no seu nicho de mercado.

No outro lado da moeda, também é possível identificar o que seu concorrente tem de especial e, portanto, o transforma em uma ameaça. Com o problema identificado, é possível tomar ações precisas para contorná-lo ou ao menos minimizar seus impactos.

Confirmação de ideias

O benchmarking é importante porque tira a empresa do âmbito das suposições para entregar certezas claras e objetivas. É uma prática que ajuda a cultivar uma base de dados que pode ser consultada a qualquer momento, distante de emoções ou meras impressões. Se sua empresa suspeita que não produz mais em menos tempo porque usa um maquinário antigo, por exemplo, pode confirmar ou rejeitar essa ideia ao analisar os resultados do seu benchmarking.

Minimização da resistência às mudanças

Uma das principais dificuldades das lideranças é conduzir mudanças profundas em uma organização sem enfrentar resistência dos funcionários. No entanto, convencê-los de que novas práticas e ações são importantes para o crescimento do negócio são necessárias e serão benéficas fica muito mais fácil ao usar dados concretos, especialmente quando eles fazem referência a uma ameaça direta — a concorrência.

Definição de expectativas de desempenho

Definir metas e objetivos pode ser uma tarefa complicada, principalmente para empresas novas, que não têm um longo histórico para servir de comparação. O benchmarking ajuda os gestores a entenderem o que vem sendo feito pelos competidores e o que realmente pode ser alcançado pela empresa em curto, médio e longo prazos. Assim, os índices dos concorrentes podem ser balizadores para a definição de metas para o crescimento do desempenho empresarial.

As desvantagens do benchmarking

Como mostramos no tópico anterior, o benchmarking pode ser um importante aliado para que sua empresa consiga vantagens competitivas. No entanto, isso só é verdade se ele for bem aplicado e entendido. O benchmarking pode, portanto, ser prejudicial para a empresa caso você não leve em conta alguns fatores.

O primeiro diz respeito à própria dificuldade do processo. Obter dados confiáveis da concorrência nem sempre é fácil e é preciso sempre lidar com a informação obtida com certa desconfiança. Afinal, os dados podem ser imprecisos ou até propositalmente distorcidos. E é claro que uma análise feita sobre dados errados não será correta.

Por outro lado, é importante frisar que, ainda que atuantes no mesmo nicho ou na mesma região, empresas são diferentes. Isso significa que as práticas detectadas no concorrente que você até considera como vantajosas podem não se adequar à realidade do seu próprio negócio. Isso acontece tanto por ferir a compliance interna como por ir contra o clima organizacional ou simplesmente por exigir recursos com os quais você não pode contar.

Resumindo: o benchmarking não pode ser visto como uma ação isolada que dará à empresa uma verdadeira receita de bolo para que ela supere a concorrência. Ele é, na realidade, um processo importante para promover autoconhecimento e melhoria do entendimento de contextos de mercado. O detalhe é que tem alcance limitado e, portanto, deve sempre ser acompanhado de outras medidas gerenciais, como o investimento em inovação e na própria atenção para as diretrizes e os objetivos internos da empresa.

As 6 dicas para um benchmarking de sucesso

Agora que você já sabe o que é benchmarking, quais são as principais formas de aplicá-lo e também os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio, acompanhe 6 dicas para obter sucesso com essa prática!

1. Defina um objetivo claro

Sim, para fazer benchmarking é preciso planejar. O primeiro passo é estabelecer o objetivo, ou seja, verificar quais pontos do negócio você quer melhorar para só depois partir para a comparação com outras empresas.

2. Busque as melhores referências do mercado

A ideia é aprender com quem está fazendo muito bem, certo? Então busque aquelas empresas que são referências no mercado. Muitas delas se sentem orgulhosas de seus resultados e, por isso, não têm tanta resistência em compartilhar suas experiências ― a não ser que sejam concorrentes diretas, é claro.

Uma dica para isso é aproveitar publicações especiais no estilo “melhores do ano”, feitas anualmente por revistas como Exame, Você S/A e assim por diante. É possível ver os cases de sucesso nessas publicações e, então, elencar um grupo de organizações a ser contatado.

3. Estabeleça indicadores de análise

Ter bem clara uma série de critérios a serem observados também é muito importante, pois isso ajuda os profissionais irem a campo com alguns pressupostos e pontos de atenção já estabelecidos.

4. Amplie a discussão sobre as lições aprendidas

O benchmarking também é uma importante ferramenta para estimular o debate interno sobre as descobertas feitas em campo. Os profissionais que visitaram um parceiro de negócios para observar alguns processos, por exemplo, não devem guardar essas informações para si, mas trazer as lições aprendidas para a mesa de discussões.

O intercâmbio de aprendizados pode transformar as informações coletadas em algo bem maior e mais eficiente do que normalmente seria ― sobretudo do ponto de vista da autocrítica e do reconhecimento de erros e oportunidades de melhoria.

5. Teste rapidamente as práticas bem-sucedidas

Mais importante que entender o que a empresa visitada faz é testar o que pode ser implementado no negócio. É preciso, portanto, ter um plano de ações e fazer testes rapidamente, pois isso acelera tanto o processo de aprendizado quanto as melhorias internas.

6. Torne o benchmarking contínuo

Mesmo depois que forem implementadas mudanças com base no que foi aprendido, o benchmarking deve continuar. É preciso estabelecer dentro da empresa a cultura de observar o mercado e aprender com os cases de sucesso.

Normalmente, uma empresa em constante benchmarking está sempre aberta a aprender com seus próprios erros e a implementar melhorias. É, portanto, mais que uma prática. É um modelo mental que pode permear todo o clima organizacional e envolver todos os colaboradores.

Agora comente aqui e nos conte se você já tem o hábito de fazer benchmarking! Como tem aplicado esse conceito em sua empresa? Compartilhe suas experiências conosco! E se quer se manter atualizado, não deixe de seguir nossos perfis nas redes sociais — estamos no Facebook, no Twitter, no LinkedIn e no Google+!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.