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A importância da gestão operacional em TI

Escrito por SONDA

Para se inserir no mercado com potencial, fazendo frente aos concorrentes, contar com soluções atualizadas é um grande passo. No entanto, não se trata apenas de ter disponíveis os melhores softwares e hardwares do mercado. Na verdade, é preciso ter uma equipe capaz de gerenciar com excelência todo o parque tecnológico da empresa, contribuindo assim para a eficiência da gestão operacional.

Aí entra o time de TI, responsável por gerenciar a infraestrutura de serviços digitais do negócio, definindo estratégias que tornem os softwares corporativos mais integrados aos processos internos. Tais soluções criam um ambiente corporativo de alta performance, mobilidade e eficiência operacional.

Que tal entender a fundo a importância dessa área e aprender a garantir que o trabalho será executado da melhor forma possível? Então continue acompanhando nosso post de hoje!

Por que TI é mais que produto

Quando pensamos em Tecnologia da Informação, logo fazemos a conexão com produtos — softwares, aplicativos, dispositivos mobile, entre outros. Mas a TI não é só isso! Na realidade, é muito mais uma área de consultoria e prestação de serviços do que propriamente uma fabricante. Isso significa que você precisa contar com processos bem estruturados e uma equipe bastante alinhada para oferecer o melhor a seus clientes, sejam eles internos ou externos.

Basta pensar por alguns segundos para chegar à conclusão que, mesmo tendo uma série de processos automatizados pela tecnologia, a participação humana é essencial para o sucesso de qualquer organização. É por meio dos esforços conjuntos do time que você atinge os objetivos estratégicos do negócio, determina seus diferenciais mercadológicos e ganha competitividade. É nas pessoas também que você deposita confiança para fazer com que o empreendimento cresça de maneira sustentável.

Justamente por ser composta pelas atividades que formam a operação da empresa, a gestão de tais processos é chamada de gestão operacional.

Por que investir na gestão operacional

Muitos gestores de TI ficam tão envolvidos com a parte técnica que acabam se esquecendo de que, para gerar resultados reais, precisam prestar mais atenção ao ambiente de trabalho, à equipe e aos processos envolvidos no desenvolvimento das atividades.

A gestão da qualidade já demonstrou que é sim possível melhorar a eficiência de processos de forma contínua. Para isso, basta aplicar as ferramentas certas — como o Ciclo PDCA e o Diagrama de Causa e Efeito, entre outras. No gerenciamento de projetos, ocorre o mesmo: metodologias ágeis (como o Scrum, por exemplo) comprovam a importância de rever tanto os pontos positivos como os negativos, aprendendo com eles para as próximas iniciativas.

O que você deve tirar de tudo isso é que a gestão operacional também deve ser aprimorada constantemente para que sua empresa esteja sempre alinhada com as necessidades do mercado, preparada para atender às demandas dos clientes e consumidores. Pronto para aprender como melhorar a gestão operacional em TI?

Por que capacitar sua equipe

Um time qualificado é essencial em toda e qualquer área. Com suas inovações surgindo todos os dias e tecnologias ficando obsoletas muito rapidamente, a TI não poderia ficar de fora. Como exemplo desse dinamismo, podemos citar as linguagens de programação. Há um tempo, ouvíamos falar basicamente em Java e SQL. Hoje, porém, temos muitas outras alternativas.

Essa mudança de cenário demanda extensa qualificação dos programadores para atender a todas as necessidades da empresa. Cada developer deve revisar seus conhecimentos regularmente, adaptando-se às mudanças do mercado e incorporando novos conhecimentos técnicos à sua formação.

Indo além das qualificações específicas do segmento, é cada vez mais comuns vermos empresas de TI trabalhando por projetos. E isso exige profissionais com conhecimento e certificações em gerenciamento de projetos, a fim de afirmar sua autoridade no mercado. Scrum, ITIL, PRINCE2 e PMP são algumas das certificações que seu time pode buscar para melhorar tanto a gestão operacional quanto a competitividade do empreendimento, pois indicam o comprometimento do negócio com a necessidade de atuar de forma estratégica, direcionando suas rotinas administrativas de acordo com a demanda dos usuários e o perfil de seus parceiros comerciais.

E ainda vamos um pouco mais adiante: o mercado exige soluções rapidamente, o que requer um alinhamento perfeito entre os membros da equipe. Tal sinergia só é alcançada se as pessoas conseguirem eliminar aquelas barreiras que normalmente impedem um bom relacionamento interpessoal. Por isso, você também deve pensar em treinamentos comportamentais para seu time.

Por que alinhar a linguagem do time

Mesmo dentro do mesmo segmento de mercado, existem diversos perfis de profissionais. Aproveitando nosso exemplo de linguagens de programação, há os que prefiram Java e os que tenham se rendido ao HTML5. Enquanto isso, uma verdadeira legião de fãs vem se formando em torno do Snake. Mas quando se trata de otimizar a gestão operacional da empresa, nada melhor que fazer com que todos falem a mesma língua — ao menos na hora de se comunicar para tratar de assuntos que impactam a todos.

Uma boa forma de promover esse alinhamento de conduta é adotando uma metodologia específica de trabalho — como os métodos ágeis de gestão de projetos. Com isso, é possível definir uma estratégia unificada de trabalho, fazendo com que todos os profissionais atuem empregando o mesmo padrão de execução de tarefas. E não restam dúvidas de que uma série de possíveis conflitos é automaticamente evitada com esse passo.

Pense em criar políticas internas, elaborar um glossário de termos compartilhados e até aproveitar o melhor de cada técnica para criar sua própria forma de gerenciar. Assim, o nível de colaboração do seu ambiente de trabalho vai às alturas! Nesse cenário, sempre que um problema surgir, todos tratarão de atuar lado a lado para solucionar qualquer que seja a falha, alcançando um resultado não só mais rápido, mas também mais efetivo.

Por que monitorar o desempenho

Independentemente do modelo de melhoria contínua adotado, é fundamental que você e seu time monitorem os resultados por meio de Key Performance Indicators (KPIs). Com eles, você saberá como anda a performance da sua gestão operacional e onde é preciso focar esforços para melhorar os resultados da organização.

Escolha KPIs estratégicos, assim como de produtividade, qualidade dos serviços e satisfação do cliente final. Vale lembrar aqui que cada indicador deve ser cuidadosamente definido, levando em conta o perfil do time e suas respectivas atividades. Assim, a companhia terá uma visão bem mais abrangente tanto sobre eventuais problemas como sobre pontos que devem ser valorizados.

Ao identificar falhas, adote políticas corretivas e distribua feedbacks para os profissionais de cada time. Além disso, acompanhe sistematicamente as mudanças promovidas, adotando sempre uma postura proativa, no sentido de ouvir mais seu time e, a partir daí, procurar por soluções que estejam ao alcance de todos. Só assim as mudanças poderão atingir o efeito esperado.

Por que focar nas finanças

Não importa o setor em que o negócio atua, seu porte ou suas metas globais: todos os setores devem estar alinhados em relação aos objetivos financeiros da organização. Lembre-se, afinal, de que o objetivo maior de todo empreendimento é gerar lucro. Com isso em mente, quando for desenvolver um novo projeto, faça uma análise de viabilidade, calcule o retorno sobre o investimento e esteja atento aos custos para não extrapolar o orçamento.

Aprenda a priorizar projetos aplicando técnicas de avaliação de retorno financeiro para não acabar elegendo iniciativas que em nada contribuem (ao menos não de imediato) para os propósitos da empresa. Se uma iniciativa não for capaz de sanar as necessidades do negócio naquele momento, não tenha medo de mudar o direcionamento das estratégias! Assim, você poderá investir os recursos humanos e financeiros em processos críticos ou mesmo verificar tendências mercadológicas capazes de trazer um retorno maior a médio e longo prazos.

Por que investir na liderança

Os processos podem ser otimizados com tecnologias, sendo gradativamente melhorados. Mas sua equipe tem outras necessidades, a começar por uma liderança forte e focada. Seja um coach para seu time, orientando e ajudando na busca por soluções. Esteja permanentemente à disposição para trocar conhecimentos e compartilhar experiências.

Além do mais, mantenha-se sempre atualizado, pois as constantes transformações do mercado podem exigir de você novos conhecimentos e posturas. Estar preparado para essas mudanças é absolutamente fundamental. Pensando nisso, faça você mesmo treinamentos e incentive a realização de minicursos, bem como a participação em conferências. A longo prazo, isso impactará diretamente a carreira do profissional de TI. A curto e médio prazos, facilitará a melhoria do trabalho executado internamente pela equipe.

Por fim, seja humilde para reconhecer que existem profissionais com mais conhecimento de mercado que você, dispondo-se a ouvi-los com atenção. Não se esqueça: o verdadeiro líder é aquele que sabe gerenciar o que há de melhor em cada profissional em prol dos objetivos da organização.

Por que tornar o setor mais produtivo

A produtividade do setor de TI é um dos fatores mais importantes para os profissionais da área, pois está diretamente relacionada a fatores como a capacidade do time em cumprir com agilidade as demandas de usuários e também em aplicar correções antes que qualquer falha gere um grande impacto para o negócio. Para maximizar a produtividade, porém, uma série de estratégias deve ser adotada — algumas inclusive já citadas acima, como a definição de metas de desempenho para facilitar o direcionamento da busca por problemas na cadeia operacional do setor.

Nesse sentido é que o treinamento de usuários ganha ainda mais importância, tornando o time mais eficaz e alinhando habilidades para definir equipes de profissionais com conhecimentos multidisciplinares e alta versatilidade, capazes de lidar com diferentes rotinas. Esses treinamentos devem ser implementados acompanhados de documentação abrangente relativa a todos os processos internos. Afinal, quando profissionais de TI podem consultar a maneira adequada de executar determinada atividade, o fluxo de trabalho se torna mais fluido e o índice de retrabalho cai significativamente.

Investir em uma comunicação eficaz também é importante. E isso vale para as mais diversas etapas e os mais variados processos, do planejamento de projetos à execução de tarefas críticas, passando pela definição de estratégias de médio e longo prazos. A comunicação entre o gestor de TI com outros líderes, por exemplo, precisa ser incentivada como um fator estratégico. Por meio dela, metas são alinhadas e a área consegue adotar abordagens mais eficazes, direcionando rotinas de acordo com as demandas de cada setor. Os serviços digitais podem, assim, agregar mais valor ao portfólio de produtos do negócio.

Coletar dados sobre a qualidade dos serviços prestados por áreas como o help desk também é uma boa pedida. Por meio dessa coleta, o gestor consegue analisar o impacto que suas estratégias geram no dia a dia de cada profissional, avaliando o que pode ser feito para que o time de suporte consiga ajudar de forma mais precisa a solucionar os problemas diários.

Durante projetos, a comunicação também deve ser otimizada. E isso pode ser feito tanto por meio de ferramentas de gestão de times como pela implementação de canais de troca de mensagens. O importante é que a empresa incentive sempre a criação de um ambiente de trabalho com nível de colaboração alto. Quando isso acontece, fica mais simples para o gestor do projeto divulgar novas regras, políticas, metas e resultados, diminuindo a falta de alinhamento entre equipes e garantindo performance máxima em cada etapa.

Por fim, é imprescindível que o negócio invista constantemente em ferramentas para o setor de TI. As soluções disponibilizadas para cada time precisam ser regularmente avaliadas, a fim de eliminar soluções não adequadas aos processos internos e integrar ferramentas que possam tornar o ritmo de trabalho mais ágil e eficiente. Tenha em mente que, usando os aplicativos adequados ao ritmo de trabalho de cada departamento, o setor de TI pode atingir metas, cumprir prazos e auxiliar outras áreas com um número menor de falhas e gargalos.

No fim das contas, a gestão operacional do setor de TI deve estar sempre voltada para a integração com os demais setores, facilitando a criação de rotinas mais eficazes e inovadoras. Isso deve ser feito de forma estratégica, sempre avaliando o impacto das medidas tomadas e buscando novas formas de otimizar os resultados. Assim, seja por meio da melhoria na comunicação entre times ou do treinamento de cada equipe, o gestor pode melhorar o fluxo de trabalho do setor de TI e garantir o máximo de performance para os profissionais da área.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.