Fiscal

A importância da integração do setor fiscal aos demais departamentos

Escrito por SONDA

Se existe um desafio comum a todos os empreendedores e gestores de empresas no Brasil, ele pode ser descrito com 2 palavras normalmente bastante temidas: sistema tributário. E olha que nem pretendemos discutir aqui se ele é excessivo ou se gera uma contrapartida justa para o país em termos de serviços públicos. Estamos nos atendo apenas à complexidade, à extensão e à burocracia envolvidas.

Por tudo isso e muito mais é que, para lidar adequadamente com os sistemas fiscal e tributário no país, é preciso contar com profissionais qualificados e processos controlados, além de uma boa ajuda da tecnologia. Neste post, vamos mostrar que existem ferramentas específicas para sua empresa fazer a integração do setor fiscal com todas as demais áreas e como isso o ajudará a diminuir custos, aumentar a produtividade e fortalecer sua segurança jurídica. Confira!

Entendendo essa integração

Mesmo nas pequenas e médias empresas, que normalmente funcionam com base na divisão de tarefas, existem os setores de vendas, os responsáveis pela logística e estoque, além do atendimento ao consumidor, área fiscal e assim por diante. São essas as várias pequenas partes que compõem o todo. Para que a empresa funcione de maneira orgânica e funcional, é preciso fazer com que cada um desses setores dialogue de maneira fluida, trocando informações de interesse mútuo e ainda fornecendo dados úteis para que os gestores tenham uma visão global do negócio.

Para facilitar esse processo nada simples é que foram criados os softwares conhecidos como ERPs — sigla em inglês para Planejamento de Recursos Corporativos. Basicamente, essa ferramenta reúne em um programa de computador informações centrais de todas as áreas da empresa, disponibilizando esses dados de maneira intuitiva, por meio de gráficos e tabelas, para que os gestores sejam capazes de tomar decisões bem embasadas.

Assim como sua empresa, os ERPs funcionam em módulos, sendo que um deles não só pode como deve corresponder ao setor fiscal. Dessa forma, aquelas movimentações em vendas ou logística que se encaixam nas possibilidades tributáveis são imediatamente reconhecidas e os devidos impostos calculados. Parece mágica, não é mesmo?

Automatizando o setor fiscal

Quando o assunto é fisco, é mais que normal voltarmos nossa atenção para o tema impostos. Afinal, são eles que pesam diretamente no nosso bolso e nos cofres das empresas. Vale relembrar que os tributos brasileiros são divididos em municipais, estaduais e federais e vivem uma certa estabilidade legislativa, sendo alterados com relativa frequência. Portanto, é preciso garantir que alíquotas e valores sejam corretamente calculadas e, ainda, que estejam de acordo com a legislação vigente.

A maneira mais rápida de se fazer isso é usando um sistema de gestão constantemente atualizável, que garanta a segurança jurídica do seu negócio. Mas atenção: embora os sistemas de ERP já sejam especialistas nesse tipo de integração, o ideal é contar com módulos ainda mais robustos para lidar especificamente com a gestão fiscal.

Controlando o calendário

Você sabe quando exatamente sua empresa deve pagar quais impostos? E em qual período do ano o somatório dessas despesas pesará mais no orçamento do negócio? Você sabe quais são as responsabilidades dos seus colaboradores em relação aos compromissos fiscais? Com um sistema ERP robusto, você tem acesso a um calendário fiscal que disponibiliza cada uma dessas informações de maneira simples e controlável, permitindo que os gestores visualizem todas as ações do ano referentes ao fisco e saibam quais equipes são responsáveis por realizá-las.

Ainda é preciso ressaltar que, com esse recurso, é possível monitorar o avanço de cada equipe em relação aos compromissos fiscais, designar novas tarefas ou redirecionar as que já estão em andamento. Assim você consegue evitar atrasos e surpresas desagradáveis, garantindo que as obrigações fiscais da sua empresa andem no passo da lei, dentro do prazo.

Aumentando a garantia jurídica

Já falamos rapidamente sobre a complexidade do sistema de tributos no Brasil, mas não custa reforçar: perder-se nesse labirinto fiscal é um perigo real que só pode ser evitado com um esforço absurdo ou lançando mão do sistema correto de gestão.

Uma ferramenta que garanta a integração do setor fiscal da empresa com as demais áreas deve englobar todas as obrigações fiscais do mercado, atendendo às legislações das mais diversas esferas do poder público e cumprindo com as obrigações acessórias — que não se restringem apenas ao pagamento de impostos, mas também englobam a geração e a emissão da documentação necessária.

Garantindo a integridade dos dados

Em geral, os sistemas EPR funcionam com integração na nuvem. Isso garante que os gestores serão capazes de acessar informações fundamentais do negócio de qualquer lugar do planeta, bastando para isso ter em mãos um dispositivo com acesso à internet.

Mas não se engane: isso não significa que, por passarem pela rede mundial de computadores, esses dados serão alvos fáceis de criminosos ou concorrentes! Muito pelo contrário, as informações usadas por sua empresa serão codificadas e protegidas por uma série de protocolos digitais. Além disso, é possível definir níveis diferentes de acessos para usuários, de acordo com sua hierarquia ou suas necessidades.

Reduzindo os custos

Quem não se lembra das antigas impressoras fiscais? Esse tipo de equipamento costuma ser caro, quase inacessível e de difícil uso e manutenção. As impressoras eram tão complicadas que algumas prefeituras ofereciam a impressão de blocos fiscais para que fossem preenchidos manualmente! Felizmente, surgiram as notas fiscais eletrônicas. A partir daí, emitir uma nota fiscal se tornou um processo bem mais simples, rápido e barato.

E tudo fica ainda mais fácil quando você conta com um software de gestão integrado, que não só emite ou recebe esse documento como agrega suas informações aos demais dados da empresa. Digamos que você recebeu um carregamento do seu fornecedor e assinou a nota fiscal. Automaticamente, seu sistema de estoque já reconhece que você tem mais X itens A no seu almoxarifado.

Isso sem contar que esses softwares de gestão ainda são capazes de armazenar blocos fiscais de acordo com o tempo previsto na legislação ou de acordo com as necessidades da sua empresa. Essa informação pode ser preciosa para que você consiga consultar seu histórico de entradas e saídas, avaliar a movimentação do seu caixa e manter controle absoluto das suas operações a longo e médio prazos.

Lidar com o sistema fiscal do Brasil definitivamente não é fácil, mas, usando as ferramentas certas, é sim possível transformar esse obstáculo em mais um diferencial competitivo para sua empresa. Assim você consegue diminuir custos ao mesmo passo em que amplia o controle sobre as ações do negócio, tudo isso se mantendo dentro da lei.

Quer saber mais sobre como a tecnologia pode transformar o seu negócio? Então aproveite para ler nosso post sobre a mobilidade tecnológica na otimização dos processos!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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