Tecnologia da Informação

A mobilidade tecnológica na otimização dos processos

Escrito por SONDA

O uso de computadores e de soluções de software no ambiente corporativo revolucionou a maneira como as empresas realizam suas atividades. Em poucos anos, a tecnologia evoluiu ao ponto em que profissionais podem trocar mensagens, arquivos e realizar videochamadas com agilidade e segurança máximas.

As ferramentas de software corporativo geraram um grande impacto no fluxo operacional de diversas empresas. Custos foram reduzidos e, ao mesmo tempo, o nível de produtividade foi elevado às alturas. Como consequência, as empresas conseguem atuar de maneira estratégica na prestação de serviços, com soluções mais flexíveis e inteligentes.

Nesse cenário, uma das grandes melhorias promovidas pela tecnologia foi causada pelo aumento da mobilidade tecnológica. Com o auxílio de recursos de computação na nuvem, as corporações conseguem executar suas atividades em mais locais, além de passarem a contar com ambientes de trabalho mais colaborativos.

Dessa forma, as equipes atuam por meio de uma rotina mais integrada e ágil. Não é mais necessário estar fisicamente presente no local de trabalho para conseguir executar suas atividades diárias. Para isso, basta ter acesso às ferramentas adequadas, garantindo assim o máximo de produtividade em qualquer lugar.

E sua empresa, como lida com a mobilidade tecnológica e seus desafios? Quer saber mais sobre esse tema? Então acompanhe nosso post de hoje!

Em que consiste a mobilidade tecnológica?

Os últimos anos foram marcados pela rápida expansão da computação na nuvem e do poder de processamento de dispositivos portáteis — como tablets e smartphones. Com o auxílio da internet móvel de alta velocidade, os serviços baseados na nuvem passaram a ser capazes, em menos de uma década, de enviar e receber informações em grande quantidade para qualquer lugar do mundo.

Para usuários domésticos, a possibilidade de ver conteúdos de mídia e acessar arquivos pessoais diretamente na tela do smartphone tornou a vida mais simples e prática. Na palma das nossas mãos, temos hoje aparelhos que podem compartilhar fotos, acessar portais de notícias e pagar contas rapidamente.

Já no ambiente corporativo, esses avanços representam a criação de modelos completamente novos de negócio. A mobilidade tecnológica assegura mais flexibilidade e capacidade de atender a demandas do mercado, uma vez que empreendimentos podem responder com agilidade e eficiência a qualquer ocorrência. Como consequência, as empresas lucram mais!

O conceito de mobilidade corporativa pode ser resumido como a capacidade de as empresas terem um fluxo de trabalho com alta integração a plataformas mais flexíveis. Isso pode incluir (mas não se limitar a) adoção de ferramentas baseadas em ambientes de computação na nuvem, políticas de gestão como a Bring Your Own Device (BYOD) e integração de smartphones e tablets nas rotinas de trabalho.

Assim, as empresas podem atender a demandas de clientes e parceiros comerciais em mais locais, usando a internet e os aplicativos mobile para obter e modificar informações, registros financeiros e quaisquer outros dados que possam ser relevantes para o fluxo operacional profissional. Em outras palavras: o empreendimento pode prestar serviços e se manter funcional em um universo bem mais amplo de ambientes.

Como ajuda as empresas no dia a dia?

A mobilidade tecnológica é uma ideia que vem ganhando força graças à popularização do BYOD e do trabalho remoto, bem como à consolidação da cloud computing como investimento estratégico. As empresas se tornaram capazes de fornecer serviços e permitir que profissionais levassem sua rotina de trabalho para diferentes locais, sempre com segurança e garantindo alta performance. Dessa forma, o fluxo operacional do negócio passa a ter mais flexibilidade e competitividade.

É preciso entender o quanto antes que o mercado vem exigindo das empresas um conjunto de serviços e produtos mais versátil. Como o ambiente de negócios se tornou mais competitivo, é necessário investir em processos mais adaptáveis e com alta mobilidade. Nesse sentido, uma série de soluções pode ser adotada, tais como as que você vai conhecer a partir de agora. Confira!

BYOD

Sigla em inglês para Bring Your Own Device (traga seu próprio dispositivo), o BYOD é uma política operacional em que a empresa incentiva profissionais a usarem seus próprios aparelhos dentro do ambiente corporativo. Com o BYOD, é possível reduzir custos operacionais enquanto os índices de satisfação interna e de engajamento de colaboradores se elevam.

Isso acontece porque, usando seus próprios dispositivos, os profissionais tendem a trabalhar com mais agilidade. Além disso, rotinas como as de home office podem ser adotadas sem redução do nível de produtividade.

No longo prazo, o BYOD pode levar a uma maior renovação dos dispositivos computacionais da empresa. Pense bem: computadores pessoais tendem a ser trocados com mais frequência que os corporativos, permitindo que o negócio tenha sempre equipamentos de ponta para assegurar performance máxima.

Em outras palavras, os custos operacionais relacionados à tecnologia são duplamente reduzidos: de um lado, o negócio deixa de gastar com a troca de equipamentos, de outro, profissionais atuam com mais produtividade, exigindo menos recursos para entregar mais serviços.

Cloud computing

Ferramentas de cloud computing também são responsáveis por um grande ganho de mobilidade corporativa. Com serviços de computação na nuvem, a empresa pode hospedar, executar e acessar sistemas importantes, arquivos e soluções de TI usadas diariamente pelos profissionais no atendimento a demandas de clientes e parceiros comerciais. Além disso, custos são reduzidos com o pagamento de uma assinatura que varia conforme a quantidade de recursos utilizados.

O cloud storage garante a criação de um ambiente de trabalho mais integrado e eficaz. Nesse contexto, informações são compartilhadas com mais agilidade e segurança, reduzindo as chances de arquivos serem infectados por malwares, além de conferir um maior controle de acesso aos profissionais. Sem contar que o usuário terá uma moderação maior sobre quem pode visualizar e modificar os documentos.

SaaS

Modelos de negócio do tipo Software as a Service (SaaS) tornam gastos com TI mais precisos e melhoram os índices de inovação da empresa, que contará sempre com a versão mais recente de suas ferramentas corporativas. Isso terá 2 grandes consequências: ferramentas de trabalho cada vez mais estáveis e redução contínua do número de vulnerabilidades de segurança em softwares internos.

Além disso, o licenciamento de softwares na nuvem elimina gastos com o investimento em sistemas. Nesse caso, os profissionais poderão usar seus principais recursos estando em qualquer local, ao mesmo tempo em que a empresa evitará custos com o pagamento de licenças não utilizadas.

Gestão integrada

Outro ponto a se destacar é a melhora nos processos de tomada de decisão e investimentos da empresa. Ferramentas de gestão integrada, por exemplo, ao serem executadas em ambientes de cloud computing, dão acesso a dados mais precisos em tempo real. Assim, os profissionais serão capazes de armazenar registros de vendas, pagamentos de tributos e outras rotinas em um local centralizado e confiável.

Como consequência dessa mobilidade tecnológica, todos os profissionais podem avaliar como um investimento afeta os lucros da empresa a médio e longo prazos com muito mais certeza, aumentando o retorno de novas tecnologias e ferramentas.

A criação de estratégias de mercado se torna mais inteligente, uma vez que todos conseguirão prever mudanças, indicar pontos que necessitam de melhorias e avaliar os melhores movimentos que a companhia pode realizar para atingir suas metas e seus objetivos de longo prazo.

Que vantagens a mobilidade traz?

O investimento em soluções móveis traz grandes benefícios para empresas dos mais variados setores e portes. Estão incluídos aqui ganhos de produtividade, melhorias na prestação de serviços e maior flexibilidade. Confira algumas das principais vantagens a seguir!

Elevação dos índices de produtividade

Um dos principais benefícios de se investir na mobilidade operacional diz respeito ao ganho de produtividade. Os profissionais não só poderão dar suporte local a usuários com mais segurança como executarão suas atividades em um número maior de ambientes, contando com o poder da internet para acessar dados e sistemas corporativos.

Ao mesmo tempo, quem trabalha com rotinas mais flexíveis consegue ter mais produtividade. Um profissional que atua em um regime de home office, por exemplo, não se estressará diariamente no trânsito, indo e voltando do seu local de trabalho. E é claro que, com menos estresse, ele consegue executar mais atividades com mais qualidade.

Diminuição de problemas de segurança

Muitas vezes, o investimento na mobilidade corporativa vem acompanhado de soluções de software licenciadas via SaaS. E elas não só garantem o acesso a novos recursos facilmente, mas eliminam as falhas de segurança com o acesso a ferramentas mais frequentemente atualizadas. Dessa forma, os profissionais passam a ter menos riscos ao lidar com vulnerabilidades, que surgem em menor quantidade.

Já as políticas de segurança e privacidade são fortalecidas com a migração de processos para a nuvem. Como os dados estarão armazenados em ambientes com maior controle, as chances de terceiros os acessarem, modificarem e capturarem informações são drasticamente reduzidas. Dessa forma, apenas as pessoas certas obterão acesso a dados internos do negócio.

Alta agilidade no fluxo de trabalho

As soluções adotadas para manter a rotina corporativa com alta mobilidade são capazes de integrar os times e manter o empreendimento mais ágil. Consequentemente, o número de erros e gargalos operacionais é reduzido por meio de softwares empresariais que permitem a criação de um fluxo de trabalho mais colaborativo.

As atividades passam a ter um tempo de execução reduzido, uma vez que dados podem ser compartilhados com mais segurança e eficiência. Em ferramentas de cloud storage, por exemplo, equipes podem trocar informações com apenas alguns cliques. Já os sistemas de gestão integrada centralizam o acesso a dados importantes de todos os setores.

Redução significativa de custos

Uma rotina de trabalho mais flexível e com alta mobilidade também reduz os custos operacionais. No investimento em softwares na nuvem, por exemplo, a empresa passa a ter um gasto mensal correspondente ao número de usuários existentes. Já em plataformas de serviços, o valor varia conforme a quantidade de usuários ativos, evitando despesas com a manutenção de recursos que não são efetivamente aproveitados.

Diante disso, o investimento em políticas de gestão e em tecnologias que levem a um cenário em que a empresa obtenha maior mobilidade tecnológica pode ser visto como fator estratégico. Afinal, trará um grande impacto nos índices de produtividade, mobilidade e flexibilidade operacional, permitindo à empresa atender mais pessoas e, assim, obter lucros maiores a médio e longo prazos. E, com um portfólio de serviços de maior qualidade, a companhia conseguirá alcançar mais mercados facilmente.

Que ferramentas de mobilidade são essenciais?

De acordo com uma estimativa da Cisco, o tráfego de dados móveis deve crescer 8 vezes até 2020. Outro estudo, dessa vez desenvolvido pela consultoria EMC, revelou que o volume de dados digitais saltou de 166 Exabytes para 988 Exabytes entre 2006 e 2010. Existe ainda a perspectiva de que a geração de dados no planeta alcance o patamar de 40 mil Exabytes até 2020 — o equivalente a 40 trilhões de Gigabytes.

Com esse verdadeiro tsunami de bytes trafegando pelo mundo e a necessidade cada vez mais presente de ter ferramentas de processamento e transformação de dados brutos em informações gerenciais, é simplesmente impossível se manter afastado de soluções que envolvam a mobilidade tecnológica. Conheça agora mesmo algumas delas!

Solução de videoconferência

Em um mundo cujas fronteiras empresariais foram derrubadas pela possibilidade oferecida pela internet de se conquistar clientes e parceiros em todos os pontos da Terra, fazer reuniões in house não faz mais sentido.

Se você tem uma indústria no Brasil, exporta para a Índia, tem investidores nos Estados Unidos e fornecedores na China, por exemplo, como acha que conseguirá se manter de portas abertas sem uma ferramenta que dê flexibilidade e dinamismo? Hoje, é preciso (e possível) ter a empresa ao alcance das mãos, seja no aeroporto, no trânsito, em casa ou em uma viagem de férias.

Nesse cenário, o negócio precisa ter a possibilidade de fazer reuniões com stakeholders que estejam em diversas regiões geográficas, por exemplo. E isso pode ser feito por meio de uma solução de videoconferência, solução estratégica que facilita a integração entre profissionais de diferentes áreas e locais. Com isso, os custos e o deslocamento para a solução de problemas é bastante reduzido, enquanto os prazos são mantidos e todos podem atuar em sintonia.

As ferramentas mais modernas de videoconferência oferecem recursos como compartilhamento de aplicações e visualização da área de trabalho dos participantes (em tempo real), permitindo a realização de uma reunião de negócios em que um dos convidados está em casa, outro está no hall do aeroporto aguardando um voo e outros, na empresa.

Plataforma de eSignature

Um estudo feito pela Cosign Digital Signature Company mostrou o caso de uma empresa com 200 funcionários em que cada colaborador assinava, em média, 250 documentos por ano. Os 50 mil documentos assinados manualmente traziam alguns custos anuais teoricamente invisíveis, mas bastante prejudiciais.

Estamos falando de 3 mil dólares referentes a impressões, 12.500 dólares relacionados a escaneamentos e mais de 20 mil dólares com o arquivamento dos documentos. Isso sem falar nas centenas de horas perdidas com a assinatura em si de cada uma das 100 mil folhas firmadas por ano. Será que vale a pena arcar com esse custo do obsoletismo tecnológico?

E enquanto esse cenário se reproduz nas rotinas de muitas organizações, que creditam à crise a causa de suas deficiências tecnológicas, outras companhias, de vanguarda, reduzem custos e aumentam sua produtividade com a implementação de plataformas de assinatura eletrônica e/ou digital.

Essa solução reforça a mobilidade tecnológica na empresa, permitindo, por exemplo, a assinatura de contratos fora do escritório, a emissão de pedidos da equipe comercial diretamente nas visitas aos clientes ou que petições sejam feitas e protocolizadas nos sistemas dos tribunais de justiça a partir de um smartphone.

Protegidas por ferramentas de segurança, como o certificado digital, tais soluções tornam as rotinas das corporações bem menos burocráticas e muito mais ágeis. Assim, as empresas podem realizar negócios com mais segurança e praticidade, além de evitar uma série de custos.

Digitalização da tramitação de documentos

Trata-se de uma consequência da implantação da solução citada anteriormente. Se sua empresa não assina mais documentos no papel, a necessidade de manter arquivos físicos em sua organização simplesmente deixa de existir, certo? Está aberto aí o caminho para a construção de uma empresa paperless.

Segundo uma pesquisa feita pela PwC, dos 12 meses do ano, 1 é perdido com a procura de documentos. E tem mais: os profissionais ocupam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas. Isso sem contar que as companhias gastam 20 dólares para arquivar um documento, 120 dólares para encontrá-lo em caso de extravio e outros 220 dólares para sua reconstituição.

A mobilidade tecnológica oferece, por exemplo, a possibilidade de que toda a tramitação de arquivos na empresa seja feita digitalmente. Com isso, a companhia reduz custos administrativos, ganha produtividade e melhora a qualidade da comunicação.

Ao assinar um contrato, o time do setor jurídico pode receber uma cópia assinada automaticamente. Ao mesmo tempo, notas fiscais eletrônicas reduzem a impressão de papéis e facilitam a realização de auditorias. Digitalizando documentos fiscais, o empreendimento ganha mais agilidade e segurança para trocar informações durante esse processo. O controle sobre quem visualiza cada arquivo é feito com mais rapidez e precisão. Com isso, a companhia evita fraudes e problemas de vazamento de dados.

Vale destacar também que a troca de dados em meios digitais auxilia na integração dos times. Com uma rotina de trabalho mais integrada e colaborativa, a empresa pode atender a mais demandas em prazos menores, sempre lançando mão de formas inovadoras para prestar seus serviços.

Sistema de geolocalização

O uso da geolocalização é essencial na agricultura de precisão, na análise de produtividade de equipes de campo e na identificação de falhas em processos produtivos. A implantação de sensores em equipamentos e máquinas, além do gerenciamento de equipes por dispositivos móveis, são ferramentas essenciais para transformar uma empresa estática em uma organização dinâmica e flexível.

Nos processos de logística, por exemplo, sensores de localização desempenham um papel-chave. No longo prazo, eles criam o cenário ideal para que a empresa consiga identificar suas melhores rotas e formas de atender aos clientes e parceiros comerciais. Isso porque gargalos são identificados rapidamente, bem o ponto em que determinada mercadoria se encontra no processo de entrega. Assim, a companhia tem uma visão abrangente sobre suas rotinas.

Internet das Coisas

Fábricas inteligentes, em que chaves de torque (conectadas) recebem informações detalhadas sobre as medidas de cada parafuso na linha de produção, acelerando o processo de montagem. Carros equipados com ferramentas de mobile payment. Frotas com gerenciamento remoto de consumo de combustível.

Todos esses fenômenos são efeitos que a mobilidade tecnológica trouxe para o mundo dos negócios a fim de promover a otimização de processos. Eles ajudam os gestores a administrar a cadeia operacional remotamente, avaliando o estado de cada processo e ajustando rotinas rapidamente.

Realidade virtual e aumentada

A chance de simular operações com acesso remoto redesenhou os conceitos de treinamento corporativo. As tecnologias em realidade virtual e aumentada ainda permitem a realização de testes exaustivos nos produtos, antes mesmo que eles sejam projetados no mundo real (gêmeo digital). Isso sem falar na possibilidade de os consumidores experimentarem as nuances de um lançamento sem sair de casa — como seria o caso de um test drive com instrumentos de realidade virtual.

Integração de dados empresariais em um software de BI

Com o imenso volume de informações que trafega nas empresas diariamente, não há mais como fazer gestão de dados como se fazia há 15 anos. Atualmente, é preciso integrar resultados de vendas com o controle do estoque, as movimentações do fluxo de caixa com a baixa em balanços e balancetes, os planos estratégicos de marketing com a atuação in loco da equipe comercial e assim por diante.

Mas como fazer tudo isso sem um sistema que seja, no mínimo, responsivo, integrando todos os departamentos e podendo ser visualizado mesmo fora do ambiente da empresa? Muitos desses sistemas ainda têm recursos para geração de relatórios gerenciais e avaliação de métricas diversas. É a era do Business Intelligence (BI), cuja montanha de dados a ser trabalhada exige armazenamento de informações em nuvem.

As soluções em inteligência de negócios já são consequências das facilidades que a mobilidade tecnológica trouxe ao mundo corporativo. E, por falar nisso, vale lembrar que as empresas com foco em mobilidadeapresentam ganho de produtividade médio de 320 horas por ano (por funcionário) e são 2,5 vezes superiores na promoção de inovações.

É fato: a mobilidade tecnológica causará um grande impacto nos processos corporativos nos próximos anos. Mas qual a sua opinião sobre o tema? Compartilhe este post nas suas redes sociais e abra espaço para o debate!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.