Tecnologia da Informação

Aprenda a implantar soluções de videoconferência na sua empresa

Escrito por SONDA

A cada dia que passa, as soluções de videoconferência vêm ganhando mais e mais importância. Sabia, por exemplo, que quase a metade das empresas brasileiras já fez uso dessa ferramenta para selecionar funcionários? E esse número não pode ser simplesmente ignorado. Alguma vantagem muito boa existe aí e sua empresa também precisa desfrutar dela!

Uma das principais características de empresas inovadoras é seu constante esforço em garantir uma comunicação ágil e eficaz. Por isso é que mesmo em setores governamentais e educacionais tem havido um aumento significativo no uso de streaming de vídeo. Esse fenômeno não se dá sem motivos! A verdade é que soluções de videoconferência melhoram a produtividade e a eficiência dos negócios.

Melhor correr logo atrás desse recurso para a concorrência não se adiantar demais, não concorda? Então confira a seguir alguns dos principais benefícios proporcionados pela adoção de soluções de videoconferência no dia a dia do negócio e aprenda a efetivamente implantar esse recurso da maneira mais eficiente possível!

Avalie a capacidade da rede e a compatibilidade da solução

Antes de adotar soluções de videoconferência, há algumas considerações que você deve ter em mente. A primeira pergunta que você e sua equipe de TI precisam fazer é: sua rede pode lidar com esse fluxo maciço de tráfego extra? Qual será o impacto sobre o desempenho de todos os outros serviços baseados em rede que sua empresa usa?

VoIP, SaaS, cloud computing, desktops virtuais, ferramentas de backups on-line: cada um desses importantes sistemas pode falhar repentinamente se o desempenho da rede cai abaixo de um limite específico — mesmo que por pouco tempo. Quanto maior é o volume de tráfego que converge na rede, maior também é a probabilidade de se ter problemas na qualidade do serviço, resultando em chamadas encerradas, reuniões interrompidas e falhas em backups, por exemplo. Tudo isso se traduz em produtividade reduzida.

Portanto, antes de escolher uma (ou mais) dentre as diversas soluções de videoconferência existentes no mercado, você deve avaliar a capacidade da sua rede. O ideal é conseguir monitorar seu desempenho em tempo real, esteja você no escritório, em casa ou em sites remotos. Ao telefone, na sala de conferências ou no computador, procure se inteirar das experiências de seus funcionários, clientes e parceiros.

Para monitorar e solucionar problemas de desempenho relacionados a videoconferência e outras aplicações baseadas em IP, as empresas devem olhar além das soluções tradicionais de gerenciamento de desempenho — como os protocolos SNMP. Particularmente quando distribuídos por redes de terceiros e públicas, esses sistemas não são projetados para medir a qualidade dos serviços dependentes da rede do ponto de vista dos usuários distribuídos.

Assim, para enfrentar os desafios de desempenho associados às redes IP convergentes atuais, é necessário ter recursos de Gerenciamento Remoto de Desempenho (GRD). O Gerenciamento Remoto de Desempenho permite que você avalie previamente, monitore e solucione problemas de usuários remotos, sabendo como estão experimentando a videoconferência de ponta a ponta, em tempo real, de qualquer lugar.

Aumente a produtividade e o engajamento dos funcionários

Como as pessoas são naturalmente dispersas, seus funcionários provavelmente também o serão. E, como é de se esperar, isso é significativamente potencializado nas grandes empresas, especialmente aquelas que têm vários escritórios em diferentes localizações. Com quase todos fazendo uso de dispositivos móveis para se comunicar, a situação pode fugir bastante do controle.

Soluções de videoconferência atacam diretamente esse problema. Por um lado, garantem que esses funcionários dispersos permaneçam conectados. Por outro, oferecem uma abordagem muito mais pessoal e eficaz que chamadas telefônicas ou e-mails. A consequência imediata é que, ao se perceberem mais produtivos e com um maior equilíbrio entre suas vidas privada e profissional, os profissionais se sentem mais felizes e passam a se engajar mais.

Reduza custos de viagem com soluções de videoconferência

A videoconferência possibilita aos funcionários fazer reuniões virtuais a partir de praticamente qualquer local, desde que se tenha acesso à rede. Com isso, os encontros podem contar com a interação de vários participantes em diferentes locais e até fusos horários.

Isso permite que as empresas façam negócios sem arcar com as altas despesas de viagens. Também oferece uma oportunidade para reduzir os custos de gasolina para profissionais de vendas que desejam fazer apresentações ou entrar em contato com clientes mais distantes.

Melhore o treinamento de suas equipes profissionais

Usar soluções de videoconferência para treinar novos colaboradores ajuda a reduzir o estresse causado pelo início de uma nova empreitada. Obviamente, porém, o treinamento não deve ser limitado a novas contratações. Afinal, como o mundo dos negócios está em constante evolução, manter seus colaboradores atualizados a respeito das tendências e estatísticas da indústria faz com que se adaptem a um ritmo muito mais rápido.

Isso é ainda mais importante quando são vários os locais de negócio envolvidos, uma vez que as mudanças em um mercado podem acontecer da noite para o dia. Contar com treinamentos on-line por meio de soluções de videoconferência permite que as empresas enfrentem tais mudanças com agilidade, dando-lhes uma plataforma unificada para chegar a todos os seus funcionários.

Otimize ao máximo a comunicação interna da empresa

As soluções de videoconferência proporcionam canais de comunicação abertos a qualquer momento, a partir de qualquer dispositivo e em qualquer lugar. Você pode usá-las para fazer anúncios, promover iniciativas da empresa e outras interações regulares, melhorando as relações entre funcionários e executivos ao adicionar um toque pessoal ao gerenciamento de tarefas do dia a dia da empresa.

Aprimore o trabalho do dia a dia com equipes remotas

Por permitir uma maior proximidade nas conversas, a comunicação face a face é extremamente valiosa. Além disso, melhora a eficácia de equipes remotas e constrói uma maior confiança entre grupos de trabalho. Pode acreditar: os resultados trazidos por métodos tradicionais de comunicação corporativa (como e-mails e memorandos) são notavelmente inferiores aos benefícios de uma comunicação mais relacional.

Modernize sua gestão de produtividade

Sua empresa certamente se beneficiará bastante da rapidez proporcionada aos processos de tomada de decisão. Soluções de videoconferência impedem a queda na produtividade e o atraso nos tempos de resposta, ajudando o negócio a superar a tediosa dinâmica de envio e retorno de e-mails ou a demora vinda da espera até que todos os tomadores de decisão se encontrem pessoalmente.

Usar as soluções de videoconferência para discutir as decisões pendentes é uma forma sólida de garantir que as questões e decisões sejam resolvidas rapidamente, de preferência com o mínimo de aborrecimento possível.

Pronto para investir na criação de uma cultura de comunicação interna rica para alcançar sucessos ainda maiores? Já pesquisou sobre as soluções de videoconferência disponíveis hoje no mercado? Deixe seu comentário e nos conte! E se gostou do nosso post, não perca a oportunidade de saber mais sobre os benefícios trazidos por esse recurso!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.