Gestão de Negócios

Armazenamento de dados: 6 erros que sua empresa pode estar cometendo

Escrito por SONDA

É no mínimo curioso constatar que, em plena era em que planos estratégicos são formulados com base em poderosos sistemas de Big Data, em que redes neurais artificiais ajudam na gestão empresarial e em que assistentes pessoais virtuais automatizam a maioria das tarefas administrativas, ainda existem grandes empresas no mercado que sequer possuem uma política de armazenamento de dados em nuvem. E é justamente o descuido de muitos gestores em relação à gestão de dados que explica muitos fracassos empresariais.

De fato, é realmente impossível competir com multinacionais digitais quando ainda se arquiva documentos em caixas. Mas e sua empresa, por acaso já entendeu que, para essa época, os dados são o que o petróleo era no século XX? De todo modo, ainda que seja totalmente adepta à tecnologia, é sempre bom checar: será que sua organização está cometendo algum dos 6 pecados capitais na gestão de dados? Continue com a leitura e confira!

1. Insistir em armazenar dados em papel

Uma pesquisa feita há alguns anos pela PwC revelou informações simplesmente assustadoras sobre a (falta de) gestão documental nas empresas. Segundo o levantamento:

  • funcionários gastam entre 5% a 15% do expediente lendo informações, mas até 50% procurando por elas;

  • o tempo anual que todos os funcionários perdem procurando documentos equivale a 1 mês de trabalho;

  • no mínimo 66% das informações armazenadas nas empresas são inúteis ou obsoletas, o que indica que poderiam ser destruídas para facilitar a gestão de documentos verdadeiramente importantes;

  • em média, cada documento é fotocopiado 19 vezes;

  • 40% das impressões não são efetivamente usadas.

Com esses números, fica fácil visualizar quanto as empresas perdem em receita quando insistem em armazenar (ainda que parcialmente) seus dados de forma física. Vale lembrar que um estudo internacional da KPMG mostrou que 50% das organizações já usam o armazenamento de dados em nuvem para reduzir custos. Agora imagine que algumas delas são concorrentes diretas da sua empresa.

A verdade é que dados em nuvem são portas abertas para o infinito na gestão empresarial, trazendo mobilidade, agilidade nos processos burocráticos, redução de custos e análise preditiva, que ajuda a encontrar oportunidades de mercado que os rivais analógicos não conseguem perceber. Assim, se sua empresa não está totalmente alinhada com seus concorrentes de vanguarda, a tendência inevitável é a perda de mercado.

2. Ter sistemas que não dialogam entre si

Pode até ser que sua empresa não cometa o gravíssimo erro de fazer o armazenamento de dados na forma de papéis empilhados em salas de arquivo. Por outro lado, se você é gestor de uma organização que coleciona sistemas legados que não conversam entre si, pode saber: não está em situação mais favorável do que a do exemplo anterior.

O crescimento exponencial de muitas empresas que não fazem um plano de expansão para longo prazo no início de suas operações, desenvolvendo uma infraestrutura de TI escalável, acaba gerando uma onda de ações paliativas. O que se vê a partir daí é a implementação gradual de sistemas diversos, todos sobrepostos e sem comunicação.

Quer um exemplo? Imagine uma média empresa que consolidava seus demonstrativos de resultados, fluxos de caixa e balanços patrimoniais em planilhas do Excel. Com o tempo, essa organização se tornou uma gigante do mercado. Foi necessário, então, implementar sistemas contábeis para digitalizar dados sobre despesas, tributos e pagamentos. Anos depois, a Receita Federal institui o Sistema Público de Escrituração Digital, a fim de modernizar a administração tributária brasileira. Vem, com isso, a obrigação de usar novos recursos de prestação de informações ao fisco — como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), o e-Social e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

O problema é que os antigos sistemas contábeis não são integrados a essas novas plataformas, fazendo com que todos os dados tributários/contábeis da empresa ficassem espalhados por sistemas diversos. Como resultado surgem sanções fazendárias por inconsistência de dados. De tudo isso, o que você deve entender é: sistema sem integração é sinônimo de empresa com inteligência operacional mutilada. E os prejuízos gerados por esse erro são diversos.

3. Apostar só nas mídias físicas para backup

Quer ter uma gestão documental de excelência? Então conscientize seus colaboradores a não armazenarem dados empresariais em mídias físicas — como CD, DVD e blu-ray. Na prática, apesar de ser inconcebível para uma grande empresa, muitos funcionários ainda fazem backup dos dados corporativos em mídias como essas por conta própria. O detalhe é que fazer backup em mídias físicas é um erro brutal, que pode comprometer toda a organização.

Primeiramente, isso pode ser explicado porque as mídias citadas possuem uma vida útil limitada. Em segundo lugar, porque outros formatos lançados posteriormente estão sujeitos a armazenar vírus quando usados em computadores fora da empresa. É o caso do HD externo e também do famoso pen drive.

4. Pensar que o investimento em servidores deve acompanhar o crescimento da empresa

O aumento no volume de negócios significa um armazenamento de dados mais complexos, bem como uma maior quantidade de bytes trafegados internamente. Com isso, algumas organizações retiram dinheiro do investimento em novos produtos (ou da melhoria dos atuais) para adquirir novos servidores. Essa decisão é equivocada por culminar na necessidade de espaços físicos cada vez maiores, no aumento das despesas operacionais com manutenção, energia elétrica e ativos de hardware, além de gerar risco à integridade dos dados pela centralização do data center.

Para você ter uma ideia da proporção, vale citar que estudos da IDC estimam que, até 2020, a quantidade de dados processados pelas empresas será multiplicada por 50! Também por isso, portanto, é preciso se preparar. Pronto para implementar uma solução de armazenamento eficiente?

5. Negligenciar a mobilidade das informações

De acordo com um estudo sobre gestão de dados feito pela Associação Brasileira de Concessionárias de Energia Elétrica (ABCE), 7,5% dos documentos que circulam fisicamente pelas empresas são perdidos. Para piorar, as organizações tendem a gastar, em média, 32 reais em mão de obra para cada documento armazenado incorretamente. Quanto às perdas de produtividade e tempo desperdiçado pela ineficiência na gestão de documentos, a mesma pesquisa revela que até 400 horas de trabalho por ano são perdidas buscando documentos extraviados.

Evidentemente, esse contexto se refere às organizações que não trabalham com o armazenamento de dados em nuvem e, portanto, não contam com qualquer tipo de mobilidade da informação. Do outro lado, profissionais de empresas que fazem uso de recursos em nuvem precisam de apenas alguns segundos para ter acesso a qualquer dado cuja permissão lhe tenha sido dada. Assim não há mais perda de produtividade tentando localizar faturas em caixas cheias de arquivo, valores de vendas em planilhas ou estatísticas de mercado em sistemas diversos.

Além da agilidade e da consequente redução de custos, o cloud computing traz mobilidade na gestão dos dados empresariais. Com essa solução, gerentes e diretores podem estudar os números da empresa por meio de seus smartphones ou tablets e reuniões estratégicas podem envolver gestores de diferentes localidades que, apesar da distância, estarão municiados das mesmas informações, atualizadas em tempo real. Pode acreditar: isso pode fazer toda a diferença entre perder ou fechar um grande negócio.

6. Não ter configurações de segurança de qualidade

Ao contrário do que muitos podem pensar, segurança da informação não quer dizer apenas proteção contra vírus e malwares. Trata-se da implementação de uma estratégia completa de controle de acesso aos dados críticos da empresa, envolvendo a disponibilidade dos serviços, o combate a intrusões e a preservação da integridade de arquivos.

Não ter soluções de backup, sistemas com camadas adicionais de segurança (como autenticação de 2 fatores e aplicações com hierarquia de permissões), uma boa política de uso de dispositivos móveis, mídias removíveis e uso de nuvem pública para armazenamento de dados críticos são alguns dos erros frequentes na gestão da informação corporativa. Você por acaso comete algum deles?

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Sobre o autor

SONDA

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