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Arquivos fiscais: por que automatizar a guarda e gestão?

Escrito por SONDA

O controle dos arquivos fiscais costuma ser um problema e tanto para as empresas. Afinal, é grande a grande quantidade de documentos gerada todos os meses! Aí é que surge o armazenamento como fator essencial para a boa organização e o gerenciamento adequado das informações — o que, por sua vez, leva à eficiência.

O que muitos podem não saber é que essa é uma atividade complexa, que exige grande responsabilidade. Imagine só: se a Receita Federal resolve fazer uma fiscalização e você não tem os arquivos devidamente guardados, pode sofrer sanções e multas tanto tributárias quanto penais! Por essas e outras, é preciso automatizar a guarda e a gestão dos documentos fiscais, estratégia que facilita a rotina e eleva a segurança para a empresa.

Neste post, vamos entender melhor os motivos que justificam essa ação e quais ferramentas podem ser usadas para facilitar o processo. Então vamos lá?

Agilidade na gestão de arquivos fiscais

Por serem extremamente importantes para as empresas, os arquivos fiscais devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos. É isso mesmo! Nesse sentido, já podemos adiantar que o mais relevante é armazenar as notas fiscais, principalmente seus arquivos XML, que são os que efetivamente representam a NF-e. Nesse cenário, a gestão eletrônica de documentos se torna uma ferramenta essencial, mas que ainda suscita certas dúvidas por não ser amplamente adotada.

Na prática, esse recurso permite aproveitar melhor o tempo e encontrar os arquivos mais facilmente. Com a gestão eletrônica você consegue, por exemplo, armazenar notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais na nuvem. Esses arquivos podem ser separados em pastas, especificando ano, mês e setor. Assim, quando alguém precisar encontrar uma nota específica, pode acessar o software (inclusive remotamente) recuperá-la.

Mas ainda existem outras vantagens que justificam o uso dessa alternativa. Continue acompanhando para saber mais!

Aumento da produtividade da equipe

A automatização da guarda e da gestão de documentos fiscais reduz o tempo gasto com atividades relacionadas a esses fins. O uso de um software específico permite gerar planilhas e relatórios, o que ainda gera redução de custos e diminui a ocorrência de erros. Outro benefício é que os arquivos ficam armazenados em um sistema on-line, que pode ser acessado sempre que necessário, a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Os documentos se mantêm organizados, bastando digitar apenas as primeiras letras dos nomes salvos para que o sistema os encontre.

O resultado de tudo isso é facilmente notado pelo aumento da produtividade, bem como pelas significativas melhorias no controle das informações. É possível inclusive comparar horários para saber em qual período a equipe rende mais!

Facilidade em caso de auditorias

Empresas e órgãos públicos costumam passar por auditorias, fiscalizações que exigem preparação tanto em relação ao suporte humano quanto no que se refere ao apoio tecnológico. A ideia desse processo é verificar o cumprimento de obrigações fiscais para saber se a empresa está seguindo as melhores práticas — se segue o compliance. As auditorias podem ser internas, realizadas por uma equipe da própria empresa, ou externas, com a contratação de uma organização externa, que tende a ser mais exigente.

É importante lembrar que a legislação fiscal é complexa e muda constantemente. Por isso, é preciso ter cuidado com eventuais equívocos e confusões que podem acontecer. Sobre isso, o negócio deve saber que:

  • O cupom fiscal substitui a nota de venda do modelo 2;
  • A NF-e serve tanto para suportar operações de  serviços quanto para mercadorias;
  • a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o cupom fiscal para vendas de varejo;
  • O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) serve para a prestação de serviços de transporte de carga em diversos modais;
  • O DANFE é a versão reduzida e impressa da NF-e, representando mas não substituindo a nota fiscal.

Como você pode imaginar, tudo isso é facilmente organizado e encontrado com a ajuda da gestão eletrônica de documentos, simplificando qualquer auditoria a qualquer momento!

Possibilidade de arquivamento a longo prazo

A automatização por meio de softwares voltados para a área fiscal facilita o arquivamento a longo prazo. Assim, os documentos são armazenados por um período de tempo maior, o que assegura o cumprimento da legislação. Essa medida pode ser  garantida por soluções em  nuvem, que garantem a disponibilidade da informação sem a necessidade da preocupação com aspectos relacionados a segurança da informação.

Ampliação da segurança de modo geral

As informações geradas pela empresa precisam ser armazenadas com cuidado para evitar vazamentos — especialmente quando os dados são sensíveis. Como a divulgação dessas informações pode trazer grandes prejuízos à organização, deve-se ter atenção redobrada. Com a gestão eletrônica de documentos, os dados sensíveis podem ser inseridos em pastas separadas, que só ofereçam acesso a determinadas pessoas, de acordo com a necessidade.

Padronização de processos

Um dos efeitos da tecnologia é esse: a implantação de processos específicos para cada atividade. Dessa forma, é possível assegurar que todos efetuarão as atividades do mesmo jeito, reduzindo a possibilidade de erros e custos desnecessários. Para chegar lá, estabeleça uma rotina para emissão e armazenamento dos documentos fiscais e defina as responsabilidades de cada colaborador. Essa é a melhor maneira de garantir segurança!

Eficiência no cumprimento de prazos

Esse motivo é relacionado principalmente à NF-e, pois esses arquivos possuem prazos de manifestação da operação.Com o sistema on-line, consegue-se ter um controle bem maior sobre as operações, o que evita a exposição excessiva da empresa. Esse processo ainda facilita o preenchimento dos documentos para que todos os dados sejam inseridos de forma correta. É importante lembrar que a verificação dos dados diminui o retrabalho e a consequente perda de tempo, bem como problemas em relação aos prazos.

Aumento da competência do setor fiscal

A área fiscal é essencial para a empresa garantir suas operações, emitir e armazenar os arquivos seguindo a legislação para evitar sanções e penalidades em processos de fiscalização. Entre os principais benefícios da automatização estão:

  • A organização dos processos;
  • O acesso facilitado aos dados;
  • A redução de erros;
  • A praticidade das ações;
  • O aumento da velocidade e da competitividade organizacional.

Viu como a automatização de documentos pode trazer diferentes benefícios para sua empresa? É uma maneira de otimizar e agilizar processos, além de aumentar a organização e facilitar o acesso a arquivos. O resultado é visto em forma de mais eficiência para o negócio e garantias de que a empresa não sofrerá penalidades e sanções em caso de fiscalização por parte da Receita Federal.

Finalmente percebeu a necessidade de automatizar os arquivos fiscais do seu negócio? Aproveite os motivos que listamos aqui e coloque essa ideia em prática agora mesmo! E se gostou deste conteúdo, não deixe de compartilhá-lo em suas redes sociais!

 

Sobre o autor

SONDA

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