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As ferramentas de colaboração como aliadas da produtividade

Escrito por SONDA

De acordo com os dicionários, a palavra colaborar tem o sentido básico de trabalhar de comum acordo. Já pensou que essa forma realizar as atividades é fundamental para otimizar os resultados dos funcionários de qualquer empresa? Não restam dúvidas: o uso de ferramentas de colaboração nas tarefas corporativas aumenta consideravelmente a produtividade.

Mas o que são exatamente essas ferramentas e como os gestores podem usar tais recursos para aprimorar os processos da empresa? Descubra agora mesmo!

O que são as ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração nada mais são que serviços ou softwares (também conhecidos como groupware) instalados localmente na rede corporativa ou por meio de plataformas SaaS. Elas partem de 2 princípios básicos: comunicação entre as partes envolvidas e compartilhamento de conhecimento.

O propósito é facilitar a interação e o compartilhamento de tarefas entre os diversos grupos de trabalho dentro e fora da companhia. Dessa forma, a coordenação e a comunicação entre os membros de uma equipe são facilitadas, mesmo que estejam fisicamente distantes.

Como contribuem para aumentar a produtividade?

O uso de ferramentas de colaboração permite que diversos profissionais e equipes interajam, contribuindo simultaneamente para a produção e o desenvolvimento de um projeto.

Isso significa, por exemplo, que é possível trabalhar em cima de um mesmo arquivo, fazendo atualizações e o modificando em tempo real por meio de tablets, smartphones e computadores, mesmo que o façam remotamente. Esses arquivos podem estar alocados dentro da rede corporativa ou em modelos de computação em nuvem.

Não se trata de uma ferramenta única, mas de uma suíte de recursos interligados e com funções distintas. Quanto mais integradas, sincronizadas e eficientes forem, maiores serão os níveis de produtividade da equipe. Essa integração ainda contribui para que os gestores tenham uma visão sistêmica dos negócios e dos projetos em andamento, aumentando a qualidade e a efetividade da gestão.

De modo geral, as vantagens que os sistemas de colaboração trazem às empresas incluem:

  • gerenciamento de projetos;
  • coordenação de tarefas entre quem produz e gerencia informações;
  • integração com processos de fornecedores, clientes e órgãos governamentais;
  • criação e compartilhamento de arquivos em tempo real;
  • comunicação por voz, vídeo e texto também em tempo real;
  • gerenciamento de contatos e informações de usuários;
  • cooperação e suporte remotos.

Quais são os principais recursos?

Hoje em dia já existem diversos serviços e inúmeras tecnologias com funcionalidades distintas, mas que são, ao mesmo tempo, complementares. Confira os principais!

Soluções de videoconferência

Com a expansão dos negócios e a complexidade dos processos técnicos, administrativos e comerciais, tornou-se muito comum a interação com clientes, fornecedores e profissionais que não podem estar fisicamente presentes no mesmo local. Nesse cenário é que chega a videoconferência como um recurso valioso para oferecer uma experiência de comunicação completa, mesmo que remota.

Dessa forma, a empresa pode realizar reuniões com clientes, sócios e assessores a distância para apresentar serviços e produtos, dar prosseguimento a projetos e obter suporte técnico, por exemplo, fazendo as engrenagens rodarem.

Serviços de videoconferência podem agregar funcionalidades adicionais à ferramenta, como o compartilhamento de arquivos, aplicações, slides e telas da área de trabalho do computador, assim como a integração de equipes de todo o mundo com conexões múltiplas e simultâneas.

As principais soluções de videoconferência disponíveis para as empresas hoje são o Skype for Business, da Microsoft, e o WebEx, da Cisco. Esses serviços permitem a comunicação remota em tempo real por meio de áudio e vídeo entre 2 ou mais participantes. Com isso, facilitam reuniões corporativas, suporte técnico e compartilhamento de documentos, entre outros diversos recursos.

Evolução para a telepresença

A telepresença é uma videoconferência evoluída, que combina aspectos cenográficos e tecnológicos de áudio e vídeo para fornecer aos participantes da reunião a sensação de estarem no mesmo lugar físico. Para isso, os diferentes ambientes são preparados com paredes, mobiliário e iluminação idênticos, sendo a interação realizada por meio de conexão com a internet. A imagem dos participantes é exibida em alta qualidade em tamanho real, em telas grandes.

Esse recurso pode conectar escritórios de diferentes pontos do planeta, permitindo o trabalho colaborativo entre equipes remotas ao mesmo tempo em que simula um ambiente único. O que acha da ideia?

Compartilhamento e armazenamento de arquivos

Não tem como fugir dessa realidade: o volume de dados produzidos e armazenados pelas empresas é cada vez maior. Nesse cenário, torna-se imprescindível buscar maneiras de gerir tais informações de modo que sejam acessíveis a quem precisa manuseá-las. Para resolver esse problema é que surgiram os serviços de armazenamento em nuvem.

Adotando esse recurso, a empresa pode contar com companhias que prestam serviços de outsourcing de TI, fornecendo equipamentos de armazenamento de última geração. O pacote também inclui responsabilidade pelo gerenciamento, pela manutenção e pela atualização dos serviços — dependendo do modelo de contratação definido.

Dessa forma, os arquivos armazenados ficam sempre disponíveis e podem ser acessados por meio de quaisquer dispositivos conectados à internet. Os documentos são atualizados em tempo real nos servidores, simplificando o compartilhamento e o trabalho colaborativo entre os membros das equipes.

Comunicação via telefonia IP

Mais conhecida como VoIP, a comunicação por voz via de redes IP usa as redes de dados em uma série de protocolos (TCP, UDP, IP) para conseguir transmitir vozes em tempo real. A mesma conexão com a internet é usada para realizar chamadas telefônicas. Mas qual a vantagem desse recurso em relação às ligações tradicionais?

Em primeiro lugar, o número não é associado à residência fixa do usuário, de modo que ele pode fazer uso da sua linha em qualquer lugar onde tenha disponível uma conexão com a internet. Isso sem contar que os custos de ligação são reduzidos, pois não há distinção entre chamadas locais e interurbanas. Além do mais, é possível aproveitar recursos adicionais, como secretária eletrônica, transferência automática, conferência e identificação de chamadas sem cobranças à parte.

Como você pode imaginar, todas essas vantagens só contribuem para que a ferramenta mais básica de colaboração (a comunicação por voz) se torne bem mais dinâmica e econômica.

Aplicação na Medicina

Um dos grandes ganhos advindos das ferramentas de colaboração é seu uso na Medicina. Por meio desses recursos, consultas, diagnósticos, tratamentos e até cirurgias podem ser realizados, monitorados ou acompanhados de forma remota. Nessa forma de atendimento, é possível usar desde recursos mais simples, como o telefone, até tecnologias mais sofisticadas, como robôs equipados com câmeras e telas — robôs de telepresença.

Equipes de médicos, professores e estudantes espalhados pelo mundo podem colaborar e debater em tempo real sobre a situação de certo paciente ou sobre os dados de determinada pesquisa. Isso permite acumular e compartilhar conhecimentos, além de contribuir para a solução de quadros clínicos mais delicados e complexos.

Transmissão de aulas on-line

No século da informação, o compartilhamento e a construção do conhecimento ganhou novos modelos com a transmissão de aulas via internet — ao vivo ou gravadas. Nesse formato, os alunos podem acessar os conteúdos no lugar e no horário que acharem mais convenientes.

Além disso, palestras de professores e pesquisadores podem ser transmitidas para diversos auditórios espalhados pelo planeta, aproximando personalidades renomadas ao corpo discente.

E a melhor notícia ficou para o final: a tendência é que essas ferramentas de colaboração se tornem mais comuns, fáceis e acessíveis, contribuindo para um trabalho remoto de cada vez maior qualidade! Para não perder nenhuma novidade sobre as diversas formas de aumentar a produtividade na sua empresa, assine a nossa newsletter!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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