Fiscal

Auditoria fiscal: conheça as melhores práticas para empresas

Escrito por SONDA

Sua empresa possui uma política de auditoria fiscal? Imagine o seguinte cenário: uma companhia de pequeno porte que trabalha com administração/locação de imóveis e conta com um faturamento anual inferior a 3,6 milhões de reais. Por pura falta de conhecimento, em vez de ter optado pelo Simples Nacional, esse negócio adotou como forma de tributação o lucro presumido. Nem precisamos dizer que os prejuízos silenciosos de arcar com uma carga tributária muito superior à que a legislação impõe serão devastadores na gestão do negócio, certo?

Achou o exemplo trivial demais para se identificar? Pois saiba que sua empresa, ainda que seja de grande porte, também pode estar sangrando gradualmente pela falta de planejamento tributário. Basta, por exemplo, que ainda não exista um sistema adequado no cálculo das novas regras de partilha do ICMS para que seu negócio esteja sujeito a multas de 50% do valor do imposto. Melhor não correr esse risco, não acha?

Hoje você vai entender por que a análise clínica (e periódica) do fluxo de operações em sua empresa é fundamental para alcançar o sucesso, bem como conhecerá as melhores práticas para promover uma gestão tributária de excelência. Confira!

Sistema tributário de 2 hipopótamos

Independentemente de como sua empresa é, ela necessita de uma auditoria fiscal. O fundamento dessa afirmação não vem da observação do controle fiscal de sua companhia, mas do simples conhecimento de que ela está operando no país com a maior carga tributária do planeta, com a obrigação de seguir à risca uma legislação confusa, composta por normas de arrecadação que, se agrupadas, formariam um livro de impressionantes 41,2 mil páginas e peso de 7,5 toneladas — o equivalente a 2 hipopótamos!

Em meio a esse caos arrecadatório, uma empresa sem uma sólida cultura de auditoria fiscal preventiva tem poucas chances de se manter de portas abertas no longo prazo. Esse redesenho contábil serve exatamente para revisar o planejamento tributário do negócio, especialmente em um momento em que a competição entre as organizações exige um gerenciamento financeiro enxuto e racional para possibilitar a redução de custos e o repasse da economia ao consumidor.

A auditoria tributária se tornou, assim, muito mais que a mera obrigação de estar em dia com o fisco. Trata-se, na verdade, de um poderoso instrumento de competitividade no mercado!

Melhores práticas em auditoria fiscal

A auditoria tributária pode ser feita por um contador que trabalha na empresa ou por uma organização especialista contratada. De todo modo, será realizada uma análise minuciosa da aplicação de alíquotas, atualizações legislativas, eventuais passivos e possíveis contingências fiscais, formando um quadro tributário adequado e provisionado da forma menos onerosa possível a empresa — sem fugir, é claro, da legalidade.

Pronto para conhecer algumas das melhores práticas que podem ser adotadas em sua companhia para evitar problemas com a Receita Federal e melhorar a eficiência na gestão de recursos de seu negócio?

Contratação de uma empresa externa

Imparcialidade e expertise no processo de inspeção fiscal: essas são 2 das maiores vantagens de se contratar uma empresa externa para realizar a auditoria tributária em seu negócio. A visão neutra dos auditores independentes ajuda as organizações a encontrar falhas em processos e decisões que provavelmente passariam despercebidas se a avaliação fosse feita internamente. Além disso, essa inspeção externa confere maior credibilidade e profissionalismo à companhia, sugerindo transparência e excelência em governança corporativa.

Centralização das informações contábeis

Muitas empresas não investem em soluções de TI pensando em seu crescimento futuro. Normalmente por limitação de recursos, essas organizações se acostumam a fazer implementações paliativas que, no entanto, se acumulam à medida que o negócio se expande. Quando os gestores percebem, têm diante dos olhos uma empresa fragmentada, repleta de sistemas legados que espalham suas informações estratégicas em diversos bancos de dados. O detalhe é que, quando se trata de dados fiscais, essa pulverização é altamente perigosa.

Migrar seus dados tributários para uma plataforma moderna, que traga inteligência de negócios e otimização de processos contábeis, facilita a auditoria fiscal e evita penalidades por inconsistências geradas pela perda de informações nos diversos sistemas da companhia.

Automação de tarefas por meio de softwares

Eis aqui a mais importante prática de gestão tributária de excelência. Em uma era de SPED Fiscal, Escrituração Fiscal Digital (EFD) e Nota Fiscal Eletrônica (NFe), simplesmente não faz mais sentido usar planilhas e documentos físicos, bem como os já citados sistemas legados na tentativa de cumprir obrigações acessórias. O resultado da não modernização dos sistemas fiscais empresariais costuma ser catastrófico. Definitivamente, algumas economias não valem a pena.

Atualmente, as melhores soluções em gestão tributária trazem automação de tarefas em diversos níveis, de modo a facilitar o trabalho dos auditores e reduzir o volume de achados de auditoria. Entre outros recursos, esses sistemas trazem:

  • a transmissão das notas fiscais eletrônicas em lote à SEFAZ;
  • o cálculo automático do ICMS, já com as novas regras de partilha;
  • a atualização tributária e parametrizações em sistema, tudo de forma automatizada;
  • o planejamento e controle de preços de transferência.

Controle sobre a fidedignidade das informações

A qualidade dos dados é determinante para o sucesso de uma auditoria fiscal. Afinal, de nada adianta ter dados centralizados e digitalizados se seu conteúdo está cheio de imperfeições. Seria o caso de quem tem notas fiscais sem total preenchimento, escriturações digitais faltando dados importantes ou demonstrativos de resultados que subestimam passivos.

As melhores empresas do mercado em gestão tributária possuem em comum o esforço em conscientizar seus funcionários sobre a importância de ser preciso no lançamento de dados contábeis/fiscais. E isso pode ser feito por meio de ações de endomarketing, treinamento e reuniões periódicas, entre outras possibilidades.

Planejamento fiscal

Remediar costuma custar muito mais caro que prevenir. E isso reforça a necessidade de reduzir custos antecipadamente por meio de um planejamento tributário. Quer um exemplo? Imagine uma empresa que tenha planejado substituir uma grande porção do valor do pró-labore dos sócios pela distribuição de lucros — para evitar incidência de IR, bem como das contribuições ao INSS. Consegue imaginar o tamanho da economia anual de tributos só com esse planejamento fiscal preventivo?

Gestão fiscal

Consultorias periódicas com especialistas

O artigo 153 da lei 6.404, de 1976, chancela a obrigatoriedade do planejamento tributário por parte dos administradores. Esse planejamento deve incluir o acesso a especialistas para consultas periódicas sobre como aplicar legislações, interpretar conflitos normativos, chancelar procedimentos e muito mais. Uma cultura da prevenção facilita o trabalho dos auditores no momento da revisão procedimental, além de mitigar as chances de perda de recursos ou pagamentos de impostos a menos.

Não dá para abdicar da auditoria fiscal e muito menos da tecnologia na otimização desses processos. Para você ter uma ideia, de acordo com estimativas do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), cerca de 40% do faturamento das empresas brasileiras são destinados ao pagamento de tributos.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.