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Automação de processos: como ela pode impulsionar os resultados?

Escrito por SONDA

Automação de processos: esse é um dos caminhos mais efetivos para se estabelecer uma tomada de decisões cada vez mais alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. E essa afirmação é ainda mais válida em tempos de instabilidade econômica, quando a principal saída para se manter competitivo no mercado é reduzir despesas, ganhar agilidade e otimizar os processos deficitários no fluxo de produção.

Nesse cenário é que se destacam os sistemas ERP, sigla para Enterprise Resource Planning ou, em bom português, sistemas de gestão empresarial. Essas ferramentas são usadas por empresas de todos os portes na automação, no controle, na gestão e na melhoria dos processos e serviços envolvidos em um negócio.

Quer saber como a automação de processos pode ajudar a estruturar eficientemente sua organização? Entenda a seguir como essa tecnologia pode beneficiar o fluxo de trabalho de inúmeros setores, impulsionar resultados e agregar mais valor a seu negócio!

Redução de custos

Uma das principais vantagens da automação de processos para um negócio é, sem dúvida, a redução de custos. É preciso lembrar que, como as tarefas manuais de uma empresa são realizadas individualmente e em um ritmo muito mais lento do que as tarefas automatizadas, tendem a ser mais custosas. Assim, automatizar processos faz com que seja possível realizar mais, demandando menos recursos.

Além disso, a automação de processos também diminui as despesas com suprimentos e materiais (papéis, arquivos e cartuchos de tinta, por exemplo) para manter as atividades burocráticas rodando. Isso sem contar que ainda evita falhas na comunicação entre um setor e outro da empresa e reduz os gastos com retrabalhos em virtude de erros humanos.

Otimização do tempo

Como mencionamos brevemente no tópico anterior, tarefas manuais implicam um trabalho repetitivo, atencioso e demorado por parte dos funcionários, seja no preenchimento de formulários, na formatação de planilhas ou na atualização dos dados do estoque. Já com a automação das tarefas burocráticas do negócio, você não só diminui a quantidade de trabalho necessário como também garante a execução das atividades da forma como foram planejadas.

E é possível otimizar ainda mais o tempo gasto nas tarefas diárias! Isso acontece graças à análise dos fluxos de trabalho (workflows), uma sequência de etapas que mapeia e racionaliza os processos e as equipes neles envolvidas. Assim é possível acompanhar de perto o fluxo de trabalho, evitando que os colaboradores percam tempo com tarefas paralelas, longe de suas especialidades.

Clareza na divisão de tarefas

Quando você automatiza o fluxo de trabalho, cada etapa do processo de produção (aprovação, rejeição e inserção de dados, por exemplo) fica vinculada a um proprietário. Na prática, isso quer dizer que é possível descobrir rapidamente quem são os responsáveis por determinadas tarefas e quando exatamente elas foram executadas, o que resulta em uma maior accountability (prestação de contas), já que todo o processo de produção é transparente e pode ser acompanhado pelos colaboradores.

E as vantagens não acabam por aí! Como esse sistema proporciona uma maior clareza na divisão das tarefas, os colaboradores que eventualmente estiverem sobrecarregados podem pedir ajuda imediata a outros funcionários menos ocupados e envolvidos no processo de produção.

Melhoria na comunicação

Não é difícil se perder em meio a tantos e-mails, lembretes, documentos e notas enviadas no dia a dia do processo de produção, correto? Aí entra o fluxo de trabalho automatizado, que centraliza a comunicação entre você, as equipes e os colaboradores ao exibir em um único painel de controle para todas as solicitações, dispensando o envio adicional de e-mails ou mensagens SMS.

Em outras palavras: seus colaboradores poderão conferir precisamente quantos pedidos foram aprovados ou rejeitados, quanto tempo foi aplicado nisso, quem são os responsáveis pelas tarefas e quais atividades demandaram mais tempo de trabalho. Portanto, automatizar processos elimina o ruído de comunicação, organiza a execução das tarefas e impede que a produtividade seja afetada nos períodos de maior demanda.

Garantia de qualidade e consistência

O raciocínio é simples: a automação de processos garante que as tarefas serão realizadas de maneira idêntica, o que gera resultados sempre consistentes e de alta qualidade. Isso também resulta no desenvolvimento de produtos e serviços mais confiáveis, eficientes e inovadores, sem grandes elevações nos custos e no tempo de trabalho investido.

Por fim, vale ressaltar que, aliada ao aumento da eficiência e da qualidade dos produtos e serviços finais, a redução de custos na linha de produção beneficia diretamente o cliente, agregando valor e credibilidade à marca.

Geração e análise de métricas

Não é nenhum segredo que o sucesso de um negócio depende principalmente da implementação de uma estratégia inteligente e alinhada com o mercado. O detalhe é que, para conseguir isso, é preciso monitorar, avaliar e remodelar constantemente sua estratégia de negócios, sempre com base em dados estratégicos, precisos e confiáveis. É aqui que a automação de processos indica uma vantagem competitiva, pois facilita muito a geração e a análise de métricas, fornecendo automaticamente cálculos e gráficos com informações consistentes para direcionar a tomada de decisões.

Nesse contexto, um ERP pode oferecer, em tempo real, dados atualizados sobre todos os setores da empresa (como finanças, vendas, RH, gerência, suporte e atendimento ao cliente, por exemplo), permitindo também a gravação de métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos para acompanhar as informações de que necessita.

Desenvolvimento de visão estratégica

Uma vez que os processos estão automatizados, a comunicação entre setores está organizada e as informações sobre a empresa foram centralizadas em um único banco de dados, a análise das métricas e dos indicadores vai apontar com precisão:

  • se sua estratégia de negócios atual é eficiente ou requer mudanças;
  • quais são as reais necessidades do negócio;
  • se há gargalos em algum processo;
  • quais são os setores e as equipes que ficam acima da média e vice-versa;
  • se a automação de processos facilitou o trabalho diário.

A ideia é que, ao conhecer detalhadamente o negócio, você já estabelece um diferencial competitivo entre sua empresa e os concorrentes, especialmente nos períodos de crise.

Suprindo demandas de gerenciamento, redesenhando processos ineficientes e tomando decisões mais estratégicas, você trabalha para escalar seus negócios no longo prazo, evitando o aumento de preços dos produtos ou a elevação dos custos de produção.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.