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Automação de tarefas: saiba quais tarefas podem ser otimizadas

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A tecnologia é a base da automação de tarefas. Com ela, é possível automatizar aqueles processos que não demandam intervenção humana, trazendo assim ganhos significativos de tempo, produtividade e, claro, qualidade. Isso sem falar na redução de custos! E já podemos adiantar que essa otimização na execução das tarefas proporciona vantagens não só operacionais, mas também estratégicas, uma vez que aprimora a experiência dos usuários que consomem os serviços e produtos da companhia.

Tais características têm tornado cada vez mais popular a implementação de sistemas informatizados em empresas de todos os portes, mas especialmente nas médias e grandes corporações, que possuem um alto volume de processos. Apesar disso, talvez por desconhecerem como esses sistemas podem facilitar as tarefas que gerenciam todos os dias, muitos empreendedores ainda subestimam o potencial dessas tecnologias. E é por isso que resolvemos preparar este post.

Vamos listar aqui os principais processos que podem ser automatizados por meio dos famosos ERPs. Continue acompanhando para entender como a automação de processos pode trazer vantagens competitivas à empresa, por que é importante escolher tecnologias de ponta para o negócio, quais são as principais tarefas que podem ser automatizadas e como saber o momento certo de automatizar processos na companhia! Vamos lá?

A automação de tarefas como vantagem competitiva

Quando falamos em vantagem competitiva, estamos nos referindo à capacidade que a empresa tem de se manter à frente dos competidores. E isso se deve, claro, a seus esforços em melhorar a qualidade dos serviços e produtos que comercializa a fim de satisfazer seus usuários. A automação de tarefas contribui para que a companhia alcance esses objetivos e fortaleça sua marca diante do público. Tudo isso é possível graças às vantagens que sistemas informatizados de automação trazem aos negócios. Veja só!

Aumento da produtividade

Por meio da automação, é possível efetivamente fazer mais com menos. Na área industrial, por exemplo, a automação pode ser aplicada ao maquinário. Conectados a um sistema gerencial, os equipamentos atingem ciclos de produção com maior agilidade, repetibilidade e eficiência. Dessa forma, em vez de uma pessoa ter que realizar determinado trabalho repetitivo, uma máquina pode efetuar a tarefa de modo autônomo, sendo tudo monitorado pelo sistema.

Redução de custos

Vamos tomar aqui o mesmo exemplo da automação industrial, ok? Nesse cenário, quando o maquinário está conectado ao sistema, é possível gerenciar o desempenho em todas as etapas de produção. Dessa forma, os gestores conseguem identificar falhas e avaliar onde é possível gerar economia, que pode tanto ser no uso da matéria-prima quanto no consumo de energia, por exemplo. E esse mesmo princípio se aplica a outros setores da companhia, com tarefas antes realizadas por colaboradores podendo ser processadas e gerenciadas pelo próprio sistema.

Garantia de segurança

Com as tarefas mais críticas sendo processadas de forma automatizada, por meio de sistemas eletrônicos, a probabilidade de erros automaticamente se torna muito menor. Nesse contexto, o risco de falhas humanas é drasticamente reduzido ou até mesmo completamente anulado.

Monitoramento constante

As etapas do processo produtivo passam a ser gerenciadas pelo software, que integra todos os setores da companhia, desde o estoque até a área de vendas. Isso permite ao sistema coletar e armazenar dados completos e atualizados sobre as tarefas executadas tanto pelos colaboradores como pelas máquinas. Esses registros formarão uma base sólida de informações, necessária para que a gestão tome decisões estratégicas precisas.

Indicadores de desempenho

Com todas as informações corporativas integradas, os gestores conseguem definir melhor os indicadores de desempenho que serão acompanhados por meio dos sistemas informatizados.

Todos esses benefícios da automação de tarefas permitem que a administração tenha uma visão sistêmica do negócio, conhecendo todas as etapas de produção. Dessa forma, é possível identificar falhas mais facilmente e, a partir daí, promover otimizações em pontos específicos. O importante é focar na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes. Além disso, um conhecimento global dos processos é de grande valia à gestão de inovação, que busca o aprimoramento dos produtos e o alcance das necessidades do público.

Essas ações são essenciais para a organização conquistar vantagens perante seus competidores e aumentar seu market share — participação de mercado. No entanto, não será a aplicação de qualquer tecnologia que trará tantos benefícios ao negócio! A implantação de sistemas de automação precisa ser bem avaliada e planejada para escolher as melhores ferramentas disponíveis. Mas não se preocupe, porque falaremos mais sobre isso a seguir!

A importância de usar tecnologias de ponta

O termo tecnologia é muito abrangente, não acha? Mesmo quando nos restringimos a tecnologias de automação, ainda existe uma infinidade de aplicações que se relacionam a diversos segmentos de mercado e setores da empresa.

A boa notícia é que, na prática, existem sim aspectos que se aplicam a qualquer caso de escolha dessas ferramentas. O principal deles é: a melhor tecnologia é aquela que dá conta não só das necessidades atuais, mas também das necessidades futuras da empresa. Afinal de contas, não adianta investir em uma tecnologia que ficará defasada em pouco tempo! Confira outros fatores que devem ser levados em conta nesse momento de decisão!

Necessidades da empresa

Nesse momento, são diversos os aspectos do funcionamento interno do negócio que devem ser observados. É essencial, assim, estudar a fundo a empresa e seu funcionamento. Descubra quais são os processos mais críticos e onde o maior número de falhas acontece. Mesmo que não as etapas de produção não apresentem grandes problemas, é importante enxergar quais processos poderiam ser otimizados para garantir mais qualidade e eficiência.

Integração de processos

Um dos maiores trunfos da automação é a capacidade de integrar processos de diversos setores da companhia, eliminando eventuais ruídos na comunicação e reduzindo o tempo de realização das tarefas. Se há problemas na contagem do estoque, por exemplo, e, consequentemente, na disponibilidade apresentada a vendedores e clientes, o ideal é que esse processo seja automatizado. A integração entre os setores de estoque, vendas e compras garante que as informações sejam exatas. E escolher o sistema com a tecnologia mais adequada viabiliza tal integração.

Sistemas em nuvem

Saiba desde já: a computação em nuvem é uma das principais ferramentas para a otimização dos negócios. Por essas e outras, o software de automação precisa contar com soluções que garantam a disponibilidade do sistema on-line. Pensando nisso, o mais recomendado é adotar soluções que permitam a instalação de ferramentas de gerenciamento de nuvem, além suporte a soluções NFV/SDN de diversas operadoras.

Possibilidade de expansão

A tecnologia e o sistema oferecidos precisam ser escaláveis, capazes de acompanhar a expansão do negócio. Com isso em mente, responda: à medida que a empresa cresce, os modelos de software serão capazes de acolher a demanda? Escolher um sistema de automação escalável elimina a necessidade de fazer substituições e novos investimentos a cada passo dado pela empresa.

Certificar-se das necessidades do negócio e procurar tecnologias de ponta: isso garantirá que os investimentos tragam benefícios em curto e longo prazos, com o sistema atendendo aos principais processos da empresa. Lembrando que esses processos estão presentes nos mais diversos departamentos e em muitas das atividades da organização. E é exatamente sobre isso que falaremos agora!

As principais tarefas que podem ser automatizadas

A verdade é que bons sistemas de automação acolhem todos os setores da companhia. De toda forma, para você ter uma ideia, apresentaremos agora os processos mais usuais, que representam as atividades essenciais de toda empresa. Acompanhe!

Gerenciamento de documentos e tarefas burocráticas

O ambiente corporativo sempre nos remete a pilhas e mais pilhas de papéis, com o gerenciamento de uma infinidade de documentos, não é mesmo? E ao mesmo tempo em que esses registros precisam ser processados e armazenados em um local seguro, devem permanecer acessíveis a todos os profissionais para eventuais consultas.

Mas isso se torna um grande desafio na medida em que as atividades laborais não são necessariamente realizadas dentro do ambiente físico da empresa. Para vencer esse empecilho, os sistemas de gestão reúnem documentos empresariais digitalizados em uma única plataforma, local onde são armazenados, monitorados e acessados.

Softwares mais direcionados para esse fim abarcam uma série de ferramentas que facilitam os processos de gravação, digitalização, armazenamento, gerenciamento, disponibilidade e validação dos documentos. A segurança dos dados é assegurada por meio de backups automáticos que fazem cópias de segurança para garantir que nenhuma informação sensível seja acidentalmente perdida.

Por tudo isso e muito mais, o uso da automação nas tarefas burocráticas e no gerenciamento de documentos reduz o tempo destinado ao arquivamento e à procura registros, ainda tornando o trabalho mais colaborativo!

Ações estratégicas de marketing

Você já deve ter ouvido por aí que o marketing é a alma do negócio, certo? Pois, de fato, essa área tem um impacto significativo na expansão de qualquer empresa. E é por esse motivo que os gestores devem procurar formas de aprimorar a eficiência dessa atividade.

Na prática, o marketing exige um alto nível de planejamento e implementação de ações bem direcionadas, que atinjam o público correto, da forma correta e no tempo mais adequado. Nesse campo, a automação de tarefas precisa compreender os usuários e interagir com eles de modo personalizado, de acordo com suas expectativas, suas necessidades e seus desejos. Por isso, as ações não podem ser mecânicas, mas sim estratégicas.

No planejamento das ações de marketing, o usuário que entrou em contato com a empresa (lead) passa por estágios até se tornar um cliente. Nesse percurso, ele:

  • demonstra interesse por um tema;
  • busca informações sobre um produto ou serviço;
  • decide comprar;
  • pesquisa mais para escolher o produto ou serviço;
  • realiza a compra.

Em cada etapa, a interação com o cliente acontece de forma diferenciada. Pois os sistemas de automação de marketing são capazes de identificar em que estágio o usuário se encontra, enviando o conteúdo mais adequado. Por meio de e-mails, o lead é nutrido com materiais relevantes, que o conduzirão até a compra. Todo esse processo pode ser automatizado, garantindo que as ações de marketing sejam mais certeiras.

Gestão fiscal e contábil

Como você já deve saber, as empresas brasileiras têm que lidar com muitas obrigações fiscais. E gerenciar todos esses compromissos definitivamente não é tarefa fácil. Mas os sistemas de automação estão aí justamente para dar uma força aos empresários, viu? Veja agora do que eles são capazes!

Integração com o sistema do governo

A Receita Federal padronizou as escriturações contábeis e fiscais usando um formato de arquivo digital específico para, dessa forma, os registros poderem ser enviados aos órgãos competentes e validados eletronicamente. O melhor é que os sistemas ERP conseguem se integrar ao sistema fiscal da Receita (SPED), automatizando o processo.

Organização das notas fiscais

As notas fiscais eletrônicas são documentos que representam virtualmente as transações comerciais das empresas. Esses registros são validados pelo fisco por meio do respectivo arquivo XML, que deve ser guardado pela organização por pelo menos 5 anos. Ao implantar um sistema de automação de tarefas na gestão fiscal, a empresa pode automatizar todo o processo de download e armazenamento do XML.

Automatização dos processos de compra e venda

O processo de venda em uma plataforma e-commerce passa por diversas etapas, desde o pedido realizado pelo cliente no site até a separação e o efetivo envio do produto. Essas tarefas são realizadas em diversos setores da companhia, como o departamento de vendas e o de estoque. Aí vem o software de automação de tarefas, que integra tais processos, agilizando a compra e reduzindo as chances de falhas. Nesse caso, assim que o cliente finaliza seu pedido, o produto é automaticamente reservado no estoque e a nota fiscal eletrônica pode ser enviada por e-mail ao cliente.

Controle de estoque

A falta de um controle adequado no estoque pode gerar grandes prejuízos para o negócio, indo desde a falta ao excesso ou à perda de mercadorias. E não para por aí! O mau gerenciamento desse setor também afeta a área comercial, já que, sem um controle eficiente e um histórico confiável, fica difícil prever a demanda. Por outro lado, a automação de tarefas no estoque traz benefícios que se refletem em toda a empresa, como:

  • maior precisão e velocidade na contagem e na busca de produtos;
  • maior controle sobre o histórico de entradas e saídas de mercadorias;
  • melhor aproveitamento do espaço;
  • redução de custos com mão de obra e desperdícios;
  • maior segurança no armazenamento;
  • emissão de relatórios analíticos para embasar a tomada de decisões;
  • integração com outras áreas da empresa — como os setores comercial, de logística e financeiro.

Vale ressaltar que esse sistema lança mão de diversas ferramentas para que a otimização fique completa. Encontramos entre esses recursos:

  • software de automação, responsável por controlar a contagem e gerenciar o inventário;
  • scanners de mão, usados na leitura dos códigos de barra das mercadorias;
  • equipamentos para transportar materiais — como elevadores, esteiras e sistemas robóticos.

Dessa forma, o sistema de automação no estoque é capaz de ajudar os gestores desde o cadastramento dos produtos e de suas respectivas marcas até o controle das movimentações de saída e entrada. Integrado aos sistemas comercial, financeiro e logístico, todo o processo de compra do cliente é automatizado, o que agiliza as etapas, gerando satisfação e, claro, lucro.

Coleta de dados para previsão de tendências

Também conhecida como data mining, a mineração de dados é essencial para que a empresa tome decisões mais acertadas e preveja tendências nos negócios. Trata-se da extração de informações relevantes de um conjunto de dados, traduzindo-os para que sejam compreensíveis. Por meio desse processo, é possível identificar padrões nos perfis dos clientes, prevendo demandas e tendências. Com isso, os gestores conseguem definir estratégias para:

  • aprimorar o relacionamento com o público;
  • identificar padrões de vendas de produtos e serviços para, assim, propor estratégias de marketing;
  • detectar eventuais fraudes;
  • filtrar informações para elaborar relatórios significativos;
  • realizar análises de riscos.

Na prática, uma empresa conseguiria, por exemplo, prever a compra de matérias-primas de acordo com a sazonalidade, tomando como base seu histórico. Poderia também oferecer vendas complementares, de acordo com o perfil e as tendências de consumo dos usuários. Tudo isso porque sistemas de data mining são capazes de coletar dados e, a partir deles, perceber padrões. Isso é especialmente relevante em grandes empresas, que lidam com um alto volume registros, extensos demais para serem analisados manualmente.

Atendimento e suporte ao cliente

Tradicionalmente, o atendimento ao consumidor sempre foi realizado pelo telefone. O detalhe é que, por mais que esse sistema ainda seja muito usado e continue necessário, novos canais de atendimento surgiram ao longo dos últimos anos. Estamos falando de e-mails, mensagens SMS, chats no site e até redes sociais! Para aprimorar a experiência do consumidor, portanto, as empresas devem investir na ampliação desses canais de comunicação, deixando o usuário livre para escolher como deseja receber atendimento e suporte.

Embora o contato humano seja especificamente necessário em algumas ocasiões, a automação pode contribuir bastante para proporcionar atendimentos mais ágeis. Com um recurso desse tipo, fica muito mais rápido, por exemplo:

  • pesquisar endereços e telefones de filiais;
  • contratar, desbloquear e bloquear serviços;
  • consultar saldos e débitos;
  • emitir boletos;
  • dar informações sobre planos de serviços, promoções e produtos.

Com isso em mente, aproveite para entender agora mesmo como algumas das ferramentas de automação mais usadas funcionam!

Unidade de Resposta Audível (URA)

A URA é basicamente uma máquina que interage com os usuários por meio de um menu de opções previamente definido. Assim, o cliente digita no telefone o número correspondente ao serviço que deseja, obedecendo aos comandos da ferramenta — digite 1 para verificar seu saldo ou digite 2 para fazer uma recarga. Algumas URAs também contam com um sistema de reconhecimento de voz, bastando que o consumidor fale o que deseja.

Esse recurso é usado não só como meio de encaminhar chamadas para o setor de call center mais adequado, mas também como forma de autoatendimento para o usuário. Com esse tipo de automação, a empresa consegue oferecer um serviço de suporte e atendimento 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana, aumentando consequentemente sua retenção de clientes.

Chatbots

Os chatbots se assemelham à URA, mas funcionam por meio de textos em chats no site ou em outros aplicativos de mensagens e redes sociais. Usando inteligência artificial, um robô interage com os usuários, respondendo a suas solicitações. Acredite ou não, ele consegue aprender com as interações que realiza, apresentando sempre as melhores respostas de acordo com as informações armazenadas no seu banco de dados.

Em todo caso, se o usuário continua com dúvidas, é encaminhado para um atendente. Mas a verdade é que a maior parte dos atendimentos pode sim ser realizada por meio do chatbot, o que não apenas desafoga o setor de call center, mas também reduz custos e aumenta a qualidade do atendimento.

Transações envolvendo Comércio Exterior

Especialmente pelo alto volume de documentos, comprovantes, relatórios e extratos relacionados ao mercado, a burocracia nos processos de importação, exportação e drawback é densa. Com a interação com diversos países, empresas e órgãos governamentais, é preciso consultar o andamento de processos nos sistemas do governo. O problema é que lidar manualmente com todas as normas e etapas que devem ser seguidas é uma tarefa exaustiva. Mais uma vez, portanto, a tecnologia vem em auxílio dos gestores.

A automação nos processos voltados ao Comércio Exterior envolve um software com diversos módulos que permitem que a empresa gerencie todos os processos de importação de bens de consumo. Traz, assim:

  • maior rapidez de desembarque;
  • controle de tarifas de armazenamento preferenciais;
  • habilitação simultânea de fornecedores;
  • substituição de beneficiários;
  • redução de tempo e custos desses processos;
  • aumento da produtividade do setor.

O momento certo de automatizar tarefas

Logo que a empresa sente que sua demanda por serviços e produtos está crescendo e o negócio começa a se expandir, é hora de pensar na automação de tarefas. Esses softwares asseguram um maior controle dos processos por parte dos gestores, cuidando assim da sua eficiência e qualidade. Além disso, sistemas de automação empresarial podem se tornar necessários quando a companhia identifica:

  • falhas constantes na realização de tarefas;
  • desatualização das informações;
  • dificuldades em analisar dados;
  • erros em processamentos de pedidos e entregas;
  • problemas no gerenciamento de documentos;
  • obstáculos e atrasos no compartilhamento de dados.

Anote aí: o ideal é antever os riscos e preveni-los. Nesse sentido, os sistemas integrados de gestão definitivamente valem o investimento por evitar os problemas mencionados, otimizando os processos por meio da automação. Lembre-se de que, em tempos de crise e de grande concorrência, sairão na frente as empresas que apresentarem a seus usuários a melhor experiência de consumo. Pois com a automação de tarefas, a companhia garante que os produtos e serviços fornecidos tenham maior qualidade e sejam entregues em menos tempo.

Além disso, os sistemas integrados dão aos gestores uma visão plena dos negócios, concedendo maior controle dos processos e fornecendo informações gerenciais importantes para a tomada de decisões. Cabe aos empreendedores analisar quais tarefas e setores precisam ser integrados e automatizados para, então, escolher uma tecnologia de ponta para sua empresa. Pode apostar: nessa escolha, todos saem ganhando!

Pronto para testar uma solução de automação de tarefas? Então não perca tempo! Entre em contato conosco agora mesmo!

 

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