Tecnologia da Informação

Automatização de processos produtivos: aumentando a competitividade

Escrito por SONDA

Quer escalar clientes e aumentar o faturamento? Para isso, você depende da automatização de processos, conjunto de soluções que agiliza a rotina da empresa ao executar atividades automaticamente, conferindo maior eficiência ao processo produtivo.

Pense bem: se os processos correm por conta própria, os profissionais passam a ter mais tempo para se dedicar a responsabilidades mais estratégicas — como pesquisa e desenvolvimento. E é somando automatização com pessoas mais inspiradas para inovar que surge a competitividade! Mas como isso acontece de fato? Acompanhe e descubra!

Impulso à produtividade

A automatização de processos gera uma produção maior de unidades (seja de serviços ou de produtos) sem incrementar a infraestrutura.

É a concretização do famoso fazer mais com menos! Atender mais clientes sem contratar novos vendedores ou produzir mais automóveis sem aumentar o custo de fabricação: isso é possível porque a tecnologia transforma processos manuais e repetitivos em programas, softwares e sistemas que realizam tais atividades sem a interferência humana.

Lembre-se: máquinas não cansam, não erram e não estão sujeitas a interrupções por telefonemas, visitas ou compromissos externos. Isso sem contar que, com as parametrizações certas, a tecnologia não precisa de instruções constantes para desempenhar o mesmo serviço.

Por conseguir repetir sempre a mesma fórmula, esse processo dá velocidade à produção. E como quem produz mais acaba também aumentando as vendas, fica mais fácil alcançar novos mercados.

Eficiência pela padronização

Quando temos várias pessoas executando os mesmos processos, os resultados não têm um padrão em relação a tempo, tampouco no que se refere à qualidade final. Nesse cenário, a conclusão acaba dependendo de quem está à frente do processo. Isso significa, mais uma vez, que sua empresa pode ser afetada por inconsistências e falhas humanas.

Com a automatização de processos, por outro lado, as atividades são feitas sempre nos mesmos moldes e gastando o mesmo tempo, o que significa padronização e qualidade. A padronização leva a uma maior agilidade na execução das tarefas, uma vez que o processo é sempre o mesmo, também melhorando o desempenho global da organização.

Redução de perdas

Dificilmente olhamos para as perdas em nosso processo produtivo se não estivermos realmente focados nisso, não é verdade? Suponha que você tem uma sala com 15 vendedores e uma única impressora no fundo do cômodo. Cada vez que um profissional se levanta para buscar um documento, perde um tempo precioso, que poderia ser dedicado a atender um novo cliente.

O problema é que pequenas perdas como essa podem acabar passando despercebidas. Nesse caso, porém, adquirindo uma impressora a mais, a produtividade do time de vendas seria claramente aumentada.

Por mais que esse seja um exemplo bem simples, serve para ilustrar como a tecnologia pode ajudar a reduzir perdas. Agora imagine como o uso de um software de gestão de documentos não seria muito mais efetivo para sua equipe, permitindo o trâmite de contratos e comunicações digitalmente, sem a necessidade de imprimir um canhotinho sequer! Com isso, a economia vem em dobro e o desperdício é praticamente eliminado.

Contratações mais estratégicas

Quando os processos começam a tomar a maior parte do tempo da sua equipe, o que você faz? Contrata mais pessoas? Essa solução, que parece ser a mais óbvia, nem sempre é a melhor escolha para a empresa que quer alavancar sua competitividade.

Na verdade, seja pelo horário de trabalho ou pelas próprias possibilidades físicas, a capacidade de trabalho de um ser humano é limitada. Em contrapartida, a tecnologia pode ser escalada a fim de aumentar a carga de atividades sem precisar investir mais. E isso pode ser exemplificado com os softwares de gestão hospedados na nuvem.

Nesse caso, você contrata os serviços de acordo com suas demandas, não precisando ir além para garantir uma sobra, tampouco ficando aquém e comprometendo o todo. Assim, ao atingir seu limite, você pode contratar um pacote maior e seguir com suas atividades normalmente, sem precisar recorrer a novas contratações.

Quando for preciso acrescentar alguém ao time, será para agregar competências que sua empresa ainda não tem ou para reforçar uma área estratégica para o negócio. Nada de despesas, apenas investimentos!

Previsão de demandas

Planejar a produção é uma das atividades mais importantes para quem quer crescer. Afinal, você precisa de um estoque que seja, ao mesmo tempo, suficiente para cobrir as vendas sem gerar excedentes, ao mesmo tempo em que deve mantê-lo tão enxuto quanto possível, sem parar a produção e as vendas. Alcançar esse equilíbrio manualmente parece difícil? Com a solução tecnológica certa, que seja capaz de automatizar os processos de compras, vendas e produção, tudo fica bem mais fácil.

Ao confrontar seus dados de vendas, você saberá quanto deve produzir mês a mês para satisfazer seu mercado atual, por exemplo. Já se seu objetivo é expandir, vai saber também quanto deve gerar de produtos excedentes e como determinar as metas de vendas. É um ciclo virtuoso que tem a tecnologia como ponto essencial, permitindo que você não só planeje, mas efetivamente concretize o futuro da sua organização.

Capacidade de análise

Estar à frente do mercado sempre será um desafio: isso é fato. Mas não custa reforçar: quanto melhor for a capacidade de análise do contexto no qual a empresa está inserida, maior é sua competitividade. Nesse sentido, a automatização de processos produtivos ajuda a entender:

  • como o negócio pode se posicionar;
  • quais são seus diferenciais em relação à produção;
  • como se inserir na competição com o máximo de precisão possível.

Imagine que você tem um equipamento que permite produzir 100 peças de determinado produto, enquanto seus concorrentes produzem apenas 80. Suponha ainda que esse equipamento faz uma leitura de conformidade das peças produzidas, acelerando o controle da qualidade. Nesse contexto, sua capacidade de análise se torna um grande diferencial, reduzindo custos em relação ao processo de controle de qualidade e, ao mesmo tempo, sendo usada como insumo para que o marketing atraia mais clientes.

Integração entre setores

Já que entramos no tema de como um setor impacta o outro, é fundamental falarmos sobre como a automatização de processos produtivos pode favorecer a integração entre departamentos. Ao usar ferramentas automatizadas, você abre espaço para que mais e mais tarefas entrem no processo de automatização, alimentando uma única central de informações. É o chamado Business Intelligence — ou inteligência de negócios.

Dessa forma, você faz com que toda a informação e o conhecimento da empresa seja armazenado em um único lugar, podendo usar esses dados para tomar melhores decisões de negócios. Por meio deles, você terá como base informações concretas e seguras. Eliminando as incertezas das suas decisões, é possível conduzir os negócios com mais firmeza, tendo certeza de que cada passo dado é um passo a menos para chegar ao sucesso!

Implementação da automatização

Ciente da importância e dos principais benefícios gerados pela automatização de processos produtivos, a pergunta que fica é: como implementar essa inovação? Para isso, basta seguir os passos a seguir!

Elencar e separar os processos

A identificação dos processos é a base para a avaliação inicial do todo. É preciso lembrar que cada um deles tem seu peso e seu impacto sobre a produtividade, alguns sendo mais estratégicos que outros. A partir dessa maior relevância é possível estabelecer uma ordem de prioridade. É essencial, então, elencar todos os processos de cada setor em análise, separando-os por ordem de prioridade dentro do negócio.

Uma forma de enxergar com clareza tudo isso é pensando no impacto que a parada de determinado processo poderia causar na empresa — financeiramente falando. Você pode, por exemplo, calcular as horas gastas em um processo e compará-las ao retorno financeiro trazido. Além disso, se elencar os colaboradores envolvidos e calcular o custo da equipe, dividindo-o pelas horas gastas em cada processo, pode chegar ao valor da redução de gastos que sua automatização trará.

Começar por ordem de relevância

Ter uma base inicial, enumerando todos os processos e os classificando ajuda a direcionar os esforços e manter o foco da equipe. Empresas de desenvolvimento na área de TI adotam metodologias de entrega de demandas em pequenos espaços de tempo. Assim, em uma semana, por exemplo, o projeto é entregue e tem cerca de 25% do todo operando. Chamado de metodologia ágil, isso é perfeitamente aplicável à automatização de processos, porque:

  • adianta os benefícios quando a parcela de processos já tratada entra em operação, mesmo que ainda haja mais tarefas sendo executadas;
  • permite a correção on-line dos processos, quando, na prática, observa-se que faltou alguma melhoria ou que algo precisa ser retificado;
  • traz experiência, confirmando o que deu certo e excluindo o que não foi tão útil na prática. Assim, as próximas fases são entregues ainda mais otimizadas.

Ao definir quais processos têm mais peso sobre a qualidade, a lucratividade e a produtividade dos setores, a companhia começa a ganhar vantagens competitivas assim que sua automação se inicia. Mas atenção: a otimização de tudo não precisa ser simultânea, abrangendo todos os âmbitos do negócio. Muito pelo contrário, aliás, definir a ordem de prioridade e de automatização conduz a equipe a um trabalho focado, com excelentes resultados.

Desenhar o fluxo de atividades

Definidos os processos que merecem prioridade de automatização, o próximo passo é desenhar seu fluxo de atividades, especificando como tudo acontece e os impactos de cada passo. Como uma receita de bolo, o fluxograma do processo faz com que nenhuma etapa seja esquecida ou tenha sua importância subdimensionada.

Essa tarefa prepara para a próxima, mas também conduz a uma avaliação sobre os hábitos arraigados em cada setor. Por incrível que pareça, muitos processos manuais só têm lugar porque já eram feitos dessa forma há muito tempo, sem análise crítica.

Pensando bem, só isso mesmo justifica a prática contínua de uma etapa sem sentido! É crucial, portanto, deter-se no desenho de fluxo de uma atividade para renovar os olhares sobre ela, observando suas etapas de forma questionadora, por meio de perguntas como:

  • por que isso é importante?
  • essa etapa depende de que fase anterior?
  • ela impacta que passo posterior?
  • qual o tempo gasto fazendo isso?
  • quantas pessoas são envolvidas?
  • o que aconteceria se essa fase fosse retirada do fluxo de atividades?

Como se diz muito no meio corporativo: contra fatos e dados, não há argumentos. Assim, por mais que alguns defendam com unhas e dentes a permanência de uma etapa aparentemente inútil no processo, precisam provar, em números e situações hipotéticas, que ela realmente precisa permanecer ali. Caso contrário, rumo à inovação!

Identificar gargalos e pontos burocráticos

Ao desenhar seu fluxo de atividades, é possível ir além da identificação de etapas supérfluas nos processos. Incontestavelmente essenciais para os resultados, algumas outras fases podem ter atividades que realmente demandam tempo por serem muito manuais ou envolverem muita burocracia. Sabia que a automatização traz mais benefícios justamente a esses pontos? Com o uso da tecnologia, a proposta é transformar o manual em algo mais moderno, que traga segurança e eficiência em nível igual ou superior.

Dê destaque, portanto, aos gargalos identificados e a esses pontos repletos de exigências burocráticas. São eles que normalmente aumentam os custos e reduzem a produtividade das empresas. A lógica é simples: quanto maior for a redução de tempo promovida pela automatização, maiores serão os benefícios.

Avaliar as demandas das equipes

Durante o processo de automatização, há muito contato direto com as equipes operacionais. E esse é mesmo um excelente momento para ouvi-las! Afinal, ninguém é mais bem qualificado para identificar gargalos que esses profissionais, que lidam diariamente com as atividades e já conhecem as fases mais morosas.

Aliás, perceba que são justamente essas etapas que mais desmotivam os times. Ninguém gosta de perder tempo, especialmente quando precisa fechar negócios. E a experiência do usuário é a chave para a melhor utilização possível das ferramentas disponíveis. Portanto, não subestime reclamações e se debruce sobre as mais recorrentes.

Uma solução automatizada pode ser excelente aos olhos dos desenvolvedores e da alta gestão, mas, na hora de colocar a mão na massa, talvez deixe muito a desejar por não conseguir remediar exatamente os pontos que atrapalham as equipes. É preciso cruzar, portanto, esses 2 aspectos fundamentais: atender às demandas dos times e ter inteligência estratégica.

Implementar soluções de qualidade

Por fim, uma questão básica, mas nem por isso menos importante: não adianta despender tempo com algo tão grandioso como a automatização de processos e não investir em soluções de alta qualidade! Se, por um lado, a avaliação minuciosa traz uma visão clara e global de suas operações, por outro, as respostas devem estar à altura dos benefícios esperados.

Não tenha, portanto, medo de inovar! Quanto mais inteligência for utilizada em suas atividades, mais seguros, mais rápidos e maiores serão os ganhos. Por isso, a automatização de processos produtivos é uma forma de deixar sua empresa mais inteligente e mais ágil nas decisões e nos investimentos.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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