Gestão de Negócios

Como e por que automatizar os processos de importação e exportação?

Escrito por SONDA

O objetivo da sua empresa é crescer de forma sustentável? Então que tal ampliar seu campo de atuação, indo além das fronteiras do Brasil? Acredite: seja para aumentar as vendas, diminuir os riscos provenientes da volatilidade da economia nacional ou encontrar fornecedores com condições de pagamento mais vantajosas, cada vez mais organizações estão de olho no mercado externo.

Aí vem o detalhe: para que a internacionalização dê resultados realmente positivos, é preciso usar as ferramentas e estratégias certas. No post de hoje, por exemplo, vamos mostrar de que forma a automatização dos processos de importação e exportação por meio de soluções de TI pode ajudar a empresa a se tornar cada vez mais eficiente e competitiva. Confira!

Redução significativa da burocracia

Todo processo de importação e exportação envolve muitas etapas burocráticas, como a necessidade de apresentar autorizações, declarações e documentos fiscais. Gerir manualmente tudo isso significa ter que lidar com um número enorme de papéis, sempre difíceis de armazenar e transportar com segurança — sem falar no impacto ambiental.

Automatizar processos de importação e exportação com a ajuda de um software significa dar preferência a arquivos digitais, que não ocupam espaço físico, preservam milhares de árvores e, principalmente, podem ser mais bem organizados. Afinal de contas, o próprio sistema consegue criar divisões baseadas na natureza do arquivo, pessoas envolvidas e datas de geração ou vencimento.

Tomada de decisões com base em dados

Na prática, a organização dos arquivos digitais é só o primeiro passo para a melhoria dos processos de importação e exportação. Afinal, o sistema consegue usar as informações desses mesmos documentos para gerar relatórios ricos a fim de embasar a tomada de decisões.

Com esse tipo de sistema, o gestor consegue identificar, por exemplo, o volume de compras realizado por fornecedor, além de analisar a variação de preços ao longo dos anos. Fica bem mais simples, assim, visualizar se determinado parceiro está perdendo a competitividade, por exemplo. Quem sabe não chegou a hora de buscar outra empresa para compor sua cadeia de suprimentos?

O interessante é que os dados examinados pelo sistema também são traduzidos em recursos visuais, como gráficos e tabelas. Não é preciso, portanto, esmiuçar uma enorme quantidade de números individuais, já que a própria ferramenta consegue realizar a tarefa de forma automática!

Melhoria na comunicação

É simplesmente impossível falarmos em tecnologia ou transformação digital sem pensar em interação. E a verdade é que, automatizando seus processos de comércio exterior, a empresa também ganha velocidade e precisão para se comunicar com parceiros em qualquer lugar do mundo. É a vez, assim, do dinamismo.

Para que isso fique claro, vamos a um exemplo? Imagine que a empresa identificou que determinado lote de insumos ainda não foi embarcado no país de origem. Ao receber o alerta de atraso, um gestor do seu negócio pode entrar imediatamente em contato com o representante do fornecedor ou da transportadora a fim de entender qual exatamente foi a causa da lentidão.

Em alguns casos, nem é preciso usar o telefone ou mesmo o e-mail, com o próprio sistema conseguindo identificar a localização do lote de embarque e o tempo que ele ficou parado nas distribuidoras ou retido nos postos alfandegários.

Otimização geral de processos

Todo gestor sabe que o segredo do sucesso está na revisão e no aperfeiçoamento constante dos processos internos. Ao contar com uma ferramenta de automatização, é possível melhorar a forma de mapeamento de cada uma das etapas do comércio exterior e, assim, identificar riscos e inconsistências com agilidade.

Saiba: um bom software considera cada etapa das importações e exportações, desde a realização de um pedido, passando pelo cálculo e respectivo pagamento dos impostos e das tarifas aduaneiras, até chegar à conferência do recebimento e dos índices de qualidade das entregas.

Diminuição da ocorrência de multas

Além de já lidar com o complexo sistema tributário nacional, o empresário brasileiro ainda precisa se inteirar da legislação fiscal de outros países quando se internacionaliza. Fazer cálculos complexos de forma manual está, portanto, fora de cogitação. Afinal, um pequeno erro humano pode gerar multas ou até mesmo o bloqueio de itens nos postos alfandegários, causando não só dor de cabeça, mas também prejuízo financeiro.

Com um sistema digital, por outro lado, cálculos de tarifas, impostos e demais obrigações fiscais são feitos de forma automática e rápida. Além disso, como os parâmetros legais do sistema estão sempre atualizados, as constantes mudanças na política fiscal e tributária sobre processos de importação e exportação são prontamente assimiladas e respeitadas por sua empresa.

E o mais interessante é que o sistema automatizado consegue dar conta de tarefas complexas. Ele entende, por exemplo, que determinados itens que estão sendo importados serão industrializados no Brasil, conseguindo identificar, por exemplo, se é possível realizar a redução de tributos como o IPI e similares.

Aumento da satisfação dos colaboradores

Contar com um sistema digital de gestão de comércio exterior significa retirar um enorme e desnecessário peso dos ombros da sua equipe. Isso acontece porque todo processo repetitivo, moroso e essencialmente burocrático passa a ser feito por uma máquina que não se cansa, não se desconcentra e, claro, não comete erros.

Mas não entenda errado: não estamos dizendo que o material humano é dispensável. Aliás, muito pelo contrário! São justamente as pessoas que fazem uma empresa ter sucesso ou não. Por isso, é importante que os funcionários se voltem para ações realmente produtivas, que fazem real diferença nos resultados do negócio.

O que você deve guardar aqui é que automatizar tarefas (inclusive nos processos de importação e exportação) melhora as condições de trabalho de todos os colaboradores, gerando impactos extremamente positivos para a produtividade e a satisfação da equipe.

Promoção de uma gestão integrada

Ter ferramentas específicas para promover a automação de processos de importação e exportação é uma necessidade em empresas internacionalizadas. No entanto, essa gestão não pode ser separada do controle global do negócio. É preciso, assim, garantir que o software de comércio exterior seja integrado às demais soluções de gestão corporativa.

Um bom exemplo vem da integração com ERPs. Antes de mais nada, vale ressaltar que os sistemas de gestão empresarial já são uma realidade, sendo largamente adotados em empresas de grande e médio portes e atendendo cada dia mais a pequenas empresas. Assim, fazer com que o ERP use as informações do seu software de comércio exterior garante uma margem de atuação muito mais ampla e facilitada dos gestores.

Viu como a tecnologia pode fazer a diferença nos processos de importação e exportação da sua empresa? Aproveite o embalo e entre em contato com um consultor para conhecer nossa solução de comércio exterior!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.