Fiscal

7 motivos para automatizar rotinas fiscais e contábeis

Escrito por SONDA

Obrigações fiscais e tributárias são, hoje, uma das principais preocupações das empresas. Some a isso as obrigações trabalhistas e as relacionadas à área de contabilidade e você verá que a quantidade de trabalho pode ser exorbitante.

De acordo com o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário), desde a promulgação da Constituição Federal de 1988 já foram criadas mais de 4 milhões de normas fiscais e tributárias no Brasil. Impossível gerenciar tanta informação manualmente sem altos riscos a erros.

Por longos anos, os profissionais fizeram isso. Departamentos inteiros se dedicavam a atividades burocráticas e repetitivas, como lançamentos de notas fiscais e conferências de códigos. Mas a tecnologia veio para ajudar as empresas a serem mais eficientes. Veja como a automação pode ajudar a sua!

1. Otimização de processos

Atualmente, é possível colocar boa parte dos processos fiscais no piloto automático — como o lançamento de notas fiscais, que acabamos de mencionar. A empresa recebe a nota fiscal eletrônica em formato XML, faz a importação do arquivo para o sistema contábil e pronto. Nada de ter uma pessoa para ficar digitando dados!

O mesmo acontece para uma série de outros processos, como importação do controle de ponto dos funcionários para cálculo da folha de pagamento, transmissão dos dados dos trabalhadores para gerar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e emissão do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) para munir a direção de informações sobre o desempenho do negócio.

2. Integridade da informação

Empresa alguma quer ser autuada pela Receita Federal ou pelo Ministério do Trabalho por estar conduzindo os processos de forma equivocada. No entanto, as experiências são muitas no mercado: lançamentos de códigos errados de mercadorias adquiridas e vendidas, gerando pagamento de impostos errado, recolhimento de tributos sociais equivocados, como INSS e FGTS, solicitação de crédito tributário sobre mercadorias que não dão direito ao benefício e assim por diante.

Esse tipo de situação geralmente não é culpa das pessoas que executaram a ação, mas da complexidade do sistema tributário brasileiro e da falta de um sistema automatizado que ajude a melhorar a precisão das informações.

Se a empresa possui um sistema de gestão automatizado, pode parametrizar os dados de forma que, quando houver importação de informações, elas sejam validadas antes do registro final. Essa funcionalidade permite detectar falhas e corrigi-las de imediato, preservando a veracidade dos registros.

Tecnologias baseadas em machine learning (aprendizado de máquina) ajudam a desenvolver modelos analíticos a partir dos dados inseridos no sistema, o que significa que seus softwares de automação de rotinas fiscais e contábeis aprendem a cada dia e a cada operação realizada, auxiliando a empresa a encontrar insights de negócios que de outra forma não seriam descobertos. Com isso, suas decisões se tornam mais objetivas e ágeis, pois a ferramenta traduz uma série de dados em resultados precisos.

3. Produtividade

Quem nunca viu setores de retaguarda ao negócio abarrotados de gente, todos com as mesas lotadas de papéis e lembretes de prazos? Esse tipo de cenário não precisa ser comum na sua empresa! Automatizando processos, você elimina a papelada, acaba com os lembretes e coloca todo mundo para trabalhar com mais eficiência.

Os documentos podem ser tramitados digitalmente, facilitando o controle de acesso e modificações. Os prazos são comunicados via sistema, por meio de lembretes na área de trabalho do computador ou por e-mail. Quando o trabalhador vê o mesmo lembrete várias vezes ao dia, bem à sua frente, acostuma-se e acaba por ignorar a mensagem. Já se uma notificação inesperada aparece, ele imediatamente confere do que se trata.

Mesas limpas e organizadas e rotina trilhada significam maior produtividade para seu time, que tem mais tempo para se dedicar a tarefas de análise e estratégia do setor.

4. Redução de custos

Uma das metas que nunca sai do planejamento estratégico das empresas é a redução de custos. Mesmo em tempos de bonança, precisamos fazer mais com menos para garantir a competitividade. E no setor contábil/fiscal não é diferente! A busca pela eficiência deve ser frequente, o que exige adotar as tecnologias disponíveis no mercado para acelerar os fluxos de trabalho e tornar a empresa mais produtiva.

Com um sistema automatizado, você pode ter equipes enxutas e produtivas, reduzindo custos de folha de pagamento sem impactar na qualidade do trabalho. Também economiza na quantidade de papel utilizado, já que os processos passam a ser digitais.

Outro benefício financeiro de um sistema automatizado é com relação ao espaço físico dedicado: com menos pessoas e menos arquivos físicos, é possível otimizar a infraestrutura da empresa e reduzir despesas de aluguel e manutenção predial.

Também conseguimos, por meio do armazenamento em nuvem, otimizar o uso de hardware na empresa, o que se traduz em menos custos de TI. Um único servidor físico pode ser dividido em vários servidores virtuais, ampliando a segurança dos dados corporativos ao mesmo tempo em que aumenta a capacidade de armazenamento de informações.

O uso de serviços de armazenamento em nuvem terceirizados garante, ainda, tecnologia atualizada e elasticidade de armazenagem, o que contribui para um maior controle financeiro.

5. Integração entre setores

A analogia entre empresa e organismo humano sugere que os vários departamentos de uma organização devem funcionar em sinergia. Afinal, o trabalho de um se reflete nos demais. Portanto, devemos pensar em uma gestão empresarial integrada.

Conectar setores de forma que o fluxo de informações corra ágil e preciso também depende do uso das tecnologias certas. O setor contábil/fiscal influencia e é influenciado por toda a empresa, recebe e envia informações estratégicas diariamente. Por isso, a automação é fundamental para garantir integridade, agilidade e qualidade da informação trocada.

Ele deve estar integrado ao ERP da organização para que possa contribuir com os demais setores e também para a tomada de decisão da alta direção. Lembre-se de que as informações sobre a saúde financeira da empresa vêm justamente da contabilidade — rentabilidade, patrimônio líquido, lucro, entre outros indicadores.

6. Visão sistêmica

Como você pode perceber, a automação é fundamental nas organizações. Da boa gestão desse setor depende o futuro da empresa. Portanto, ter uma visão global da performance do negócio é essencial.

Essa visão pode ser obtida com o uso de dashboards de indicadores, uma funcionalidade que está presente nos melhores sistemas contábeis do mercado. Esses painéis de controle trazem informações complexas de forma bastante visual e intuitiva, facilitando a compreensão da real situação da empresa. Assim, em vez de analisar planilhas e números isolados, você consegue ter informações conclusivas sobre os mais diversos cenários econômicos e financeiros.

Tendências e padrões que se desenham ao longo da atividade empresarial podem passar despercebidos se você não possui uma ferramenta de análise. Com as tecnologias certas, porém, você pode estar sempre um passo à frente no mercado, identificando oportunidades onde os concorrentes ainda não enxergaram nada.

7. Monitoramento constante

Manter a gestão contábil e fiscal sob controle fica muito mais fácil se você puder contar com visões de modo a selecionar as informações de que realmente precisa e dashboards para explorar cenários e tendências. Melhor ainda se você puder fazer isso a qualquer hora e analisar dados atualizados em tempo real!

Quer mais vantagens? Que tal ter acesso a esses dados em dispositivos móveis, quando estiver fora da empresa? Muitas tecnologias trazem essa facilidade para você, com sistemas contábeis na nuvem. Assim a gestão da sua empresa nunca fica desamparada.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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