Tecnologia da Informação

BPO: o que é e quais são as principais vantagens?

Escrito por SONDA

Sigla para Business Process Outsourcing, o BPO nada mais é que a terceirização de processos, delegando para empresas parceiras as tarefas secundárias e burocráticas do seu negócio, fazendo com que os gestores foquem em atividades estratégicas de interesse da organização.

No fim das contas, o BPO é um método usado por diversos segmentos de empresas com o objetivo de aprimorar sua performance, controlar melhor os custos, reduzir os riscos, aumentar a transparência e incentivar a colaboração. De bônus, ainda é possível elevar a produtividade, a capacidade de inovação e a vantagem competitiva organizacional.

Para entender melhor esse contexto, o post de hoje apresentará essa técnica, trazendo seu uso para a atuação estratégica, as principais atividades que podem ser terceirizadas, sua aplicação na área Fiscal, os benefícios para a rotina de trabalho e muito mais. Pronto para se tornar um expert no assunto? Então, vamos lá!

O uso para atuação mais estratégica da empresa

A principal justificativa para adotar o Business Process Outsourcing é deixar de lado as atividades operacionais a fim de adotar um foco mais estratégico. Além de isso, ao liberar a atenção do gestor para as funções realmente importantes, a organização consegue reduzir seus custos e aumentar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Essa situação deriva da adoção de melhores práticas e da possibilidade de operação em larga escala. O outsourcing é efetivamente direcionado às necessidades do negócio, envolvendo assim atividades tributárias, financeiras, administrativas, jurídicas e de TI, por exemplo.

Por exigir mão de obra especializada, o BPO também se desdobra, oferecendo conhecimentos para outras atividades. É o caso do Knowledge Process Outsourcing (KPO), que é a terceirização de processos de conhecimento. Nesse caso, o prestador de serviço assegura que as atividades considerem regras, critérios e análises de risco.

Outro exemplo é a análise de dados, prática cada vez mais relevante no contexto organizacional por facilitar a identificação de tendências, o direcionamento de serviços e a elaboração de estratégias de mercado. Em qualquer dos casos, é possível alcançar uma maior competitividade, mais precisão e agilidade nas atividades executadas.

Esses benefícios são praticamente impossíveis de alcançar com os processos internos, que apresentam custo fixo e crescimento limitado, pois sua gestão é feita de maneira pouco especializada e as atividades são altamente dependentes das pessoas. Além disso, a chance de haver obsolescência é bastante elevada.

Já o modelo de terceirização especializada tem um custo não só reduzido como variável, além de ser uma solução escalável. Os relatórios e Service Level Agreements (SLAs) são previamente determinados em contrato. A companhia que presta o serviço também investe continuamente em tecnologia e melhores práticas, sendo sua qualidade e eficiência regularmente medidas.

Em resumo, o BPO tem como foco a valorização da qualidade e das atividades que fazem parte do core business. O objetivo é implementar uma cultura de elevada performance operacional, que distribui as pessoas certas nas funções adequadas, automatiza os processos e gerencia as situações da melhor forma possível. O resultado é a obtenção de resultados mais significativos.

As principais tarefas que podem ser terceirizadas

Como o outsourcing tem grande impacto em diferentes atividades empresariais, resolvemos listar aqui as principais possibilidades de terceirização. Acompanhe!

Gestão da infraestrutura de TI

O foco aqui está nas atividades desenvolvidas pelo setor de Tecnologia da Informação, como infraestrutura de servidores, serviços de suporte, manutenção do data center e muito mais. O objetivo é fornecer precisão e disponibilidade para a execução dos sistemas e dispositivos de rede. Como grande benefício da terceirização de TI surge a redução da ocorrência de erros, o que eleva o desempenho dos setores.

Análise de dados

Esse caso já foi citado rapidamente ao longo do post, mas vale reforçar pela importância que desempenha no contexto atual: a análise de dados permite antecipar tendências, delinear estratégias mais adequadas ao mercado e direcionar serviços. A consequência vem em forma da elaboração de relatórios com dados mais precisos, que impactam positivamente no negócio, trazendo um retorno financeiro elevado.

Processos jurídicos

O BPO pode ser adotado em todas as esferas jurídicas, seja para auxiliar no alinhamento de serviços à legislação vigente ou para ajudar em processos judiciais propriamente ditos. O direcionamento para as rotinas jurídicas ainda simplifica os procedimentos realizados, como na elaboração de contratos de serviços e na obtenção de patentes. Com isso, a empresa alcança a redução de custos e assegura a conformidade legal.

Recursos humanos

Nesse caso, o objetivo do outsourcing é otimizar a rotina administrativa do RH, que envolve seleção e retenção de talentos, atendimento às demandas dos colaboradores, pagamento de salários e assim por diante. Com as atividades operacionais terceirizadas, há menos desperdício de recursos e o gestor pode se voltar para a melhoria da qualidade de vida no trabalho.

Contabilidade, Fiscal e Gestão Financeira

A ideia nesse caso é repassar atividades operacionais, como o pagamento de impostos e contas, para uma companhia especializada, o que garante mais agilidade e precisão nas transações.

Política de compliance

A finalidade aqui é assegurar a conformidade e as boas práticas, bem como a execução de uma rotina operacional com poucos erros. Com a ajuda do BPO, é possível contratar uma empresa que disponibilize profissionais especialistas em auditoria para analisar os processos desenvolvidos e identificar aqueles que estão em desacordo com o mercado. A partir dessa avaliação, é possível alterar a equipe para aumentar a qualidade do serviço e alcançar resultados melhores.

Aplicação do BPO na área Fiscal

Este processo propõe apurar os mais variados tipos de impostos e obrigações acessórias incidentes ou atribuídos à empresa e negócios de diversos segmentos. Confira algumas vantagens da contratação de um BPO Fiscal:

  • Eficiência na execução de obrigações acessórias;
  • Redução de investimento em infraestrutura, servidores, banco de dados e recursos humanos;
  • Acompanhamento diário da Legislação;
  • Mitigação de riscos em autuações;
  • Aumento na qualidade, por contar com equipe especializada e multifuncional;
  • Fechamento mensal da área Fiscal e obrigações entregues em prazo reduzido;
  • Gestor fiscal com foco nas estratégias da empresa;
  • Controlar entregas através de SLA’s.

A implementação de um BPO Fiscal é fortemente apoiada pela equipe de TI e ocorre uma grande sinergia com a área fiscal do contratante, possibilitando uma maior transparência e desempenho nas atividades.

O BPO Fiscal promoverá redução de seus custos, uma vez que os especialistas podem sugerir alternativas operacionais que buscam economia na apuração dos impostos e se apresentar como mão de obra esporádica para levantamentos de créditos de impostos não aproveitados, atendimentos a intimações fiscais e estudos de planejamento tributário.

Sendo assim, ter essa solução à disposição da empresa contribui para vários benefícios, no qual a empresa só tende a agregar mais valor ao seu negócio.

A escolha de uma empresa parceira para o BPO

Selecionar uma empresa adequada para implantar o Business Process Outsourcing é o segredo para o sucesso. Nesse sentido, é essencial que a companhia que prestará o serviço reúna três competências fundamentais:

  1. Conhecimento e experiência no segmento de atuação, além de ter um portfólio de processos geridos para reúso, escala e adoção de melhores práticas;
  2. Consultoria especializada em redesenho e transformação de processos para inovação e otimização;
  3. Realização de processos de TI para automatizar atividades e garantir a digitalização dos documentos.

Além disso, um aspecto altamente relevante é o alinhamento da empresa prestadora dos serviços ao foco da contratante. Essa sinergia assegura que as duas partes caminharão rumo ao alcance do mesmo objetivo. E é esse critério que garantirá o êxito da implantação. Confira a seguir algumas etapas primordiais para escolher uma empresa especializada!

Mapeamento da organização

O conhecimento do perfil do seu negócio e dos objetivos a serem atingidos traz uma visão ampla, que possibilita identificar a prestadora de serviço mais adequada ao contexto em que sua companhia está inserida. Analise as rotinas internas e identifique as metas de médio e longo prazos para trabalhar verdadeiramente em parceria.

Reconhecimento dos processos terceirizáveis

É preciso entender que nem todos os processos da sua empresa devem passar para o outsourcing. Fazer essa análise é fundamental para evitar um enfraquecimento das atividades e das políticas implementadas.

Busca pelos líderes do mercado

Essa etapa envolve a avaliação das características das empresas que atuam com o Business Process Outsourcing. É vital considerar mais que o preço. Tenha em mente que o principal é que a companhia esteja adaptada aos objetivos e às normas internas da sua organização. Se possível, entre em contato com clientes da prestadora de serviços e solicite feedbacks. Por fim, analise se o porte é compatível com o do seu negócio para viabilizar a implantação dos padrões.

Definição dos SLAs esperados

Os acordos de níveis de serviço regem as relações entre contratante e contratada. Por isso, o ideal é que esse documento abranja diferentes parâmetros, como objetivos, indicadores de performance e diretrizes de trabalho. Isso evita problemas e assegura uma visão mais abrangente.

Monitoramento constante dos resultados

A avaliação do impacto do outsourcing é essencial para ter certeza de que a companhia contratada age conforme o combinado. Em caso de problemas, tente solucioná-los com a ajuda de outras pessoas. Para isso, faça ajustes nas políticas operacionais, crie novas medidas e reavalie rotinas.

Engajamento dos colaboradores

O auxílio e a motivação da equipe interna são passos determinantes para o sucesso da terceirização. Explique as etapas realizadas por meio de canais de comunicação diretos, divulgue as mudanças e indique como o dia a dia será impactado. Aproveite para ajudar na adaptação de processos, reduzindo assim as chances de surgirem conflitos e erros. O resultado? Aumento do retorno sobre o investimento, indicador importante que precisa ser levado em conta pelas organizações.

E você, já adota o BPO na sua empresa? Conheça outras sugestões que podem ser implementadas no seu negócio assinando a nossa newsletter!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.