Gestão de Negócios

Compliance e tecnologia: qual a relação entre eles?

Escrito por SONDA

A relação entre compliance e tecnologia nas empresas é estreitíssima. Pense bem: para se manter regularizada, a organização precisa contar com alguma forma controle para seus processos e suas obrigações. E a melhor maneira de fazer esse controle é com ferramentas tecnológicas, que permitem agir em todos os níveis da organização com muito mais eficiência. Com isso, o compliance se torna verdadeiramente alcançável!

Que tal entender melhor como o investimento em tecnologia é favorável para o compliance? Basta acompanhar agora mesmo nosso post!

Entendendo a relação entre compliance e tecnologia

Compliance é um termo em inglês que pode ser traduzido como conformidade. Na prática, uma empresa em compliance está cumprindo todas as leis e os regulamentos que regem a execução de suas atividades. Em uma mineradora, por exemplo, isso incluiria licenças ambientais e normas relacionadas ao extrativismo, além de leis trabalhistas, normas de segurança do trabalho e até regras tributárias.

O detalhe é que seguir todas as regras nem sempre é fácil. Afinal, especialmente na questão tributária, a legislação brasileira pode ser bastante complexa. Para conseguir alcançar o compliance, portanto, é necessário não só conhecer as leis como se certificar de que não há qualquer desvio nos processos da organização. Logo, nem sempre uma empresa que não está em compliance está agindo de má-fé! Muitas vezes, simplesmente faltou recurso, organização ou até atenção com as normas vigentes.

Justamente por isso, é fundamental contar com o suporte de ferramentas tecnológicas para promover o controle e o monitoramento dos processos. Com um sistema que reforce e automatize parte das responsabilidades, é bem menos provável que algo seja esquecido ou deixado de lado, não concorda? E se essas ferramentas tecnológicas permitem que gestores e outros responsáveis por zelar pelo compliance vejam se ele está mesmo sendo feito, certamente fica mais fácil alcançá-lo.

Essa facilidade na auditoria é importante porque nem sempre os executores das atividades têm uma visão holística do que é feito na organização. Em muitas ocasiões, a busca pelo melhor desempenho em uma única parte do trabalho pode prejudicar as demais — especialmente se algum limite da legalidade for cruzado. É importante, assim, existirem ferramentas tecnológicas que permitam que gestores consigam enxergar não só os resultados, mas também a forma como o trabalho é feito.

Monitorando de perto o fluxo de informações

Quando uma organização adota um software ERP para estruturar e organizar suas atividades, por exemplo, todos os processos passam a ser registrados nesse sistema, convergindo o fluxo de informações da empresa para um único local. Essa centralização de dados permite que os gestores consigam ter uma visão mais clara do que está acontecendo em todos os níveis da operação.

Nesse cenário, é possível checar, por exemplo, se todos os procedimentos de segurança estão sendo realizados na linha de produção, se os níveis de emissão de poluentes da indústria atendem às normas ambientais do local em que ela está instalada e se a contabilidade está se lembrando de todos os tributos exigidos nas esferas municipal, estadual e federal.

E esse trabalho de monitoramento não precisa ser feito apenas por gestores e responsáveis pelas operações! Já existem automatizações que verificam o cumprimento das regras vigentes tanto na hora em que os processos de trabalho são registrados no sistema como em conferências de rotina.

Reconhecendo riscos com o suporte da tecnologia

Muitas das ameaças ao compliance se revelam como riscos, incertezas que podem ou não levar ao descumprimento de regras. Algumas vezes, esses riscos são oriundos de fatores externos, como uma mudança nas leis que regem a atividade da empresa, mas também podem ser internos, relacionados ao desempenho de processos ou a incertezas envolvendo os colaboradores, por exemplo.

A verdade é que não existe uma bola de cristal que permita afirmar se uma incerteza se concretizará ou não. De toda forma, uma empresa não só pode como deve fazer um mapeamento de riscos para se preparar da melhor forma possível para um evento incerto. E para que a análise de riscos seja mais precisa, é essencial contar com ferramentas tecnológicas que mapeiem e avaliem os riscos de forma quantitativa. Com esse tipo de suporte, fica mais fácil reconhecer as reais ameaças ao compliance e se preparar para elas.

Usando dados concretos para alcançar o compliance

Além das ferramentas de controle, ainda existem softwares que viabilizam um processo amplo de coleta, processamento e análise de dados confiáveis. Estamos falando do Business Intelligence (inteligência de negócios), que pode se mostrar um grande aliado na busca pelo compliance. Com dados mais concretos tanto sobre processos internos como sobre fatores externos de mercado, os gestores conseguem tomar decisões mais precisas e eficientes para o negócio, levando o compliance sempre em conta.

E não restam dúvidas de que um processo de tomada de decisões baseado em dados é infinitamente melhor que simplesmente usar a intuição ou quaisquer outros elementos subjetivos. Quando feito com o suporte de softwares de Business Intelligence, que analisam e revelam informações relevantes ao negócio, as chances de o compliance ser alcançado se tornam bem maiores!

Reduzindo custos com ferramentas tecnológicas para compliance

Resolver manualmente todos os requerimentos para o compliance pode sair caro para qualquer empresa. Para conseguir monitorar e reforçar as regras que precisam ser cumpridas, pode ser necessário montar uma equipe grande, que realizaria trabalhos de checagem essencialmente burocráticos. Principalmente do ponto de vista financeiro, é bem mais inteligente adotar softwares que façam automaticamente a maior parte do trabalho!

Com essa ajuda, o custo será imensamente menor que o montante necessário para a contratação de pessoal suficiente para dar conta do recado. Isso sem mencionar que o processo será feito com muito mais velocidade e precisão, o que, direta e indiretamente, gera resultados muito melhores para a empresa.

Eliminando possíveis erros humanos com a tecnologia

Como já adiantamos brevemente no tópico anterior, além da redução de custos, uma outra vantagem da automatização é vista em forma de confiabilidade. Enquanto processos executados por colaboradores estão sujeitos a todas as incertezas que cercam a vida de cada um, como distração, alteração de humor e imprecisão, um software ou uma máquina não comete desvios significativos nas tarefas que cumpre.

Com isso em mente, fica fácil entender como, ao automatizar os processos da empresa com ferramentas tecnológicas, a chance de acontecer um furo no compliance por alguma falha humana é significativamente reduzida. A tecnologia aqui serve, portanto, para aumentar a confiabilidade das atividades, podendo também maximizar os resultados dessas tarefas.

E agora que você já entende melhor como se dá a relação entre compliance e tecnologia, que tal curtir nossa página no Facebook, seguir nosso Twitter e acompanhar nosso LinkedIn para ficar por dentro dos principais conteúdos de TI e gestão?

 

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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