Gestão de Negócios

6 dicas para incorporar o compliance à cultura organizacional

Escrito por SONDA

Uma empresa com funcionários que agem de acordo com normativos de órgãos reguladores, leis e regimentos internos possui melhor reputação no mercado. É isso mesmo! E ainda vale ressaltar que, especialmente após a vigência da lei federal 12.486, de 2013, mais conhecida como lei anticorrupção, compliance deixou de ser luxo para se tornar obrigação.

A partir daí, muitos gestores se apressaram para empoderar seus departamentos contábeis, jurídicos e de TI com atribuições ligadas à verificação de conformidades. Novos sistemas foram implementados e até núcleos especiais foram criados. O problema é que muitos dirigentes não se atentaram para o mais básico: como compliance é o conjunto de condutas funcionais éticas, sua implementação passa muito mais por uma transformação na cultura organizacional do que por mudanças estruturais na companhia.

Hoje você vai entender que compliance vai muito além de estabelecer normas internas. Na verdade, cada colaborador precisa internalizá-las. Quer saber como? Veja agora mesmo como incorporar o compliance à cultura organizacional de sua empresa em 6 passos!

1. Conte com a ajuda de consultoria especializada

Quando o desconhecido se apresenta aos nossos olhos, é sempre difícil saber como agir, não é verdade? Pois é exatamente o que acontece com as inovações tecnológicas nas empresas! Afinal, muitas das implementações em projetos-piloto despertam dúvidas quanto à sua viabilidade e a suas consequências legais. Mas não há como prever as fragilidades de algo que é feito recentemente e por poucas empresas.

Quer um exemplo prático desse problema na cultura organizacional? Imagine uma organização de vanguarda que, em meados de 2014, queria implementar uma política de Bring Your Own Device (BYOD), a fim de que sua gerência pudesse usar seus smartphones e tablets nas tarefas diárias. Naquela época, como os gestores poderiam presumir todos os riscos envolvidos? Os empregadores seriam responsáveis pelo conteúdo acessado por seus funcionários? Como ser inovador sem colocar a empresa em risco?

É para sanar esse tipo de questão que muitos negócios contratam consultorias especializadas oferecidas por especialistas com formação até mesmo em Direito Digital. O objetivo é facilitar o caminho da inovação corporativa, sem que isso represente desrespeito às normas e legislações.

Tomando por base o BYOD, enquanto um profissional com formação jurídica tradicional veria com desconfiança a fusão entre equipamentos pessoais e sistemas corporativos à época, um especialista em compliance saberia perfeitamente as vantagens de implementar uma estratégia como essa, desde que, é claro, a política de segurança da informação da empresa fosse alterada para:

  • abordar as responsabilidades no uso dos equipamentos corporativos e privados;

  • prever a elaboração de um termo de responsabilidade, conscientizando os colaboradores sobre seus deveres no acesso aos equipamentos;

  • estabelecer regras incluindo a obrigatoriedade de bloqueio de senha automático, antivírus, dever de backup na rede e assim por diante.

2. Mapeie riscos em parceria com os funcionários

Como ter mecanismos eficientes de compliance? O primeiro passo é conhecer as possíveis vulnerabilidades da empresa. Isso envolve um profundo mapeamento de riscos, que deve ser feito em parceria com os funcionários, em todos os departamentos. Analisar a necessidade de mobilidade e seus impactos na legislação trabalhista é um exemplo desse mapeamento, que traz resultados na cultura organizacional.

Com relação a esse tema, a súmula 428 do Tribunal Superior do Trabalho estabelece que o mero acesso aos sistemas empresariais, por si só, não configura sobrejornada. Entretanto, a mesma decisão entende que, se o empregado usa, a distância, os instrumentos informatizados da empresa e está sob o controle patronal do empregador, permanecendo em regime de plantão, o pagamento das horas correspondentes é devido. Com um mapeamento de riscos eficiente, a empresa evita danos à sua reputação e multas por descumprimentos legais — como nesse caso citado.

Quer conhecer mais um exemplo desse mapeamento? Qual a chance de que os processos em sua empresa sejam desorganizados, ineficientes e redundantes? Existem diversos frameworks que trazem boas práticas em governança da informação, tais como ITIL, COBIT e PMBOK, para gestão de processos, entre muitos outros. Mapear riscos é assegurar que sua empresa será sempre eficiente, inovadora e alinhada às conformidades legais.

3. Promova treinamentos constantes

É importante que os funcionários compreendam que compliance não se resume a um mero amontoado de regras burocráticas, sem nenhuma relação com suas atribuições diárias. Para isso, é preciso desenvolver programas de treinamento estruturados e personalizados, refletindo a realidade de cada núcleo da organização. O propósito é mostrar o vínculo entre as regras de conduta desejáveis e o cotidiano dos profissionais.

Segurança de dados, proteção contra fraudes, ética nas negociações de vendas, conhecimento de regulamentações e atendimento a auditorias internas e externas: essas são algumas das questões que devem ser trabalhadas nesses treinamentos de conformidade.

4. Defina regras claras para todos os funcionários

Durante anos, o monitoramento de e-mails corporativos foi alvo de fervorosos debates no que se refere à sua legalidade. Atualmente, no entanto, há entendimento jurisprudencial pacífico de que a correspondência eletrônica corporativa pode sim ser monitorada pelo empregador, uma vez que esse recurso é equiparado a uma ferramenta de trabalho, não se tratando de correspondência pessoal. Regras como essas devem estar claras aos funcionários, virtude determinante para o sucesso das políticas de compliance.

Aliás, um erro muito comum dos gestores nesse sentido é elaborar códigos de ética prolixos, em uma linguagem desnecessariamente formal e distante da realidade dos funcionários. Imagine enviar esse tipo de conteúdo por meio de imensos arquivos em pdf. Jamais serão lidos, não concorda?

Em vez disso, para internalizar compliance na cultura organizacional da sua empresa, comece com um diálogo simples e direto com seus colaboradores! Organize bate-papos com os profissionais de cada setor, mostrando os deveres éticos e legais vinculados a suas atribuições. Você pode também usar ações de endomarketing (como disparos de SMS) para lembrá-los das condutas aceitáveis pela empresa, bem como fixar tais informações em locais de fácil visualização.

5. Ofereça as ferramentas necessárias

Não adianta exigir que seu time contábil aja em adequação às normas internacionais se balanços, fluxos de caixa e demonstrativos de resultados ainda são consolidados em planilhas do Excel ou sistemas diversos que não dialogam entre si. Não adianta esperar que a auditoria médica de um plano de saúde cumpra os prazos máximos para autorização de exames se, soterrada de solicitações, a unidade não possui sequer um sistema de gestão para avaliar e autorizar automaticamente procedimentos de baixa complexidade.

A moral da história é uma só: faça sua parte, oferecendo ferramentas inteligentes para que seu time possa levar a harmonização de leis, regimentos e regulamentos à sua cultura organizacional!

6. Mostre que não basta agir dentro da lei

Não é incomum encontrar quem pregue respeito à lei, mas minimize a importância de ter uma conduta moral perante a sociedade, no dia a dia. Lamentavelmente, esse raciocínio acaba vazando para dentro da cultura organizacional de muitas empresas.

Para não deixar isso acontecer, mostre a seus stakeholders que não basta não fraudar uma licitação. Aceitar que parentes da alta direção da empresa participem de uma concorrência para serem seus fornecedores é tão terrível quanto frustrar um procedimento licitatório com acordos escusos e propinas. Lembre-se: compliance é ideologia. Como tal, deve ser trabalhada permanentemente em qualquer reunião, curso e avaliação de desempenho, sempre com postura ética — que começa no alto escalão da empresa.

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Sobre o autor

SONDA

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