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EFD-Reinf: entenda como é feita a emissão

Escrito por SONDA

Lidar com questões tributárias é sempre um desafio, uma vez que a carga é alta e a legislação, além de complexa, sofre constantes alterações. Por falar em mudanças, uma das mais recentes é a instituição da Escrituração Fiscal de Retenções e Outras Informações Fiscais, a EFD-Reinf. E, como já passa a valer em 2018, a novidade implementada pela Receita Federal vem trazendo bastante preocupação às empresas.

Para esclarecer dúvidas e ajudá-lo a se preparar até lá, vamos mostrar aqui o que exatamente é a EFD-Reinf e o que sua empresa deve saber para emiti-la. Confira!

O que é a EFD-Reinf?

Instituída em março de 2017, a EFD-Reinf é um novo módulo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e também uma parte integrante do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Trata-se, basicamente, de retenções que, de alguma forma, estão ligadas às obrigações acessórias da área trabalhista. Essa entrega passa a ser centralizada em uma única escrituração que, no entanto, deve ser realizada mensalmente.

Entre as informações que estarão contidas no EFD-Reinf, podemos citar:

  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SELFIP);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Além dessas informações, a EFD-Reinf ainda vai englobar declarações sobre notas fiscais de serviço tomados e prestados, seja pela cessão de mão de obra ou empreitada. Também será preciso especificar retenções na fonte que incidem sobre o pagamento efetuadas a pessoas físicas ou jurídicas — como COFINS, PIS/PASEP, CSLL e Imposto de Renda.

Ainda será preciso declarar os recursos repassados para associação esportiva que mantenha um clube profissional de futebol. Da mesma forma, empresas que trabalham com eventos também precisam de uma declaração na EFD-Reinf ao realizarem serviços para associações que mantenham times profissionais de futebol.

Agroindústrias e outros produtores rurais que sejam pessoas jurídicas também devem declarar a apuração previdenciária que tenha sido substituída.

O objetivo da Receita com a alteração é melhorar a maneira como apura impostos cobrados em relações de serviços entre as empresas, bem como aumentar o controle sobre organizações específicas, como equipes de futebol. Mas atenção: mesmo se sua empresa não trabalha com associações desportivas, pode ser obrigada a emitir a EFD-Reinf. E é sobre isso que falaremos a seguir.

Que empresas devem emitir?

A obrigatoriedade da EFD-Reinf é bastante abrangente, incluindo todas as pessoas jurídicas que prestam ou realizam serviços com cessão de mão de obra. Estamos falando, assim, de quem lida com terceirizações em que um colaborador do fornecedor trabalha nas dependências do cliente ou em um local apontado por ele.

Também precisa emitir a EFD-Reinf qualquer pessoa jurídica que precisa realizar retenção da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do PIS/PASEP, além daquelas que fazem o recolhimento Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Como citamos, os produtores rurais e as agroindústrias que usam a receita bruta sobre comercializações como parâmetro para contribuição previdenciária também são obrigadas a emitir a EFD-Reinf. Isso sem mencionar as empresas que se relacionam com equipes de futebol profissional — tanto as associações que as mantêm quanto quem presta serviços para elas ou destinam seus recursos para as equipes (como em patrocínios). Todas elas também são obrigadas a emitir a EFD-Reinf.

Por fim, entram as pessoas jurídicas ou físicas receberam ou pagaram rendimentos sobre os quais existe a retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Isso também vale para quem realiza essa operação como representante de terceiros.

A partir de quando é válida?

A regra é recente: foi estabelecida apenas em março de 2017. No entanto, as empresas terão pouco tempo para se adaptar. Isso porque a obrigatoriedade começa já em janeiro de 2018 para empresas que faturaram acima de 78 milhões de reais em 2016. As demais empresas serão obrigadas a emitir a EFD-Reinf a partir de 1º de julho de 2018.

E atenção: perder o prazo da declaração será um grande problema! A multa vai de 500 a 1.500 reais por mês. Além disso, caso uma operação financeira seja omitida ou equivocadamente descrita, a multa pode chegar a 3% do valor dessa mesma operação.

O grande problema é justamente o prazo para a entrega da EFD-Reinf, que deve ser realizada até o 20º dia do mês subsequente à operação financeira. Para entidades promotoras de eventos esportivos, esse prazo cai para 2 dias úteis!

Como se preparar para a emissão?

Além do prazo curto, as empresas ainda precisam lidar com outro desafio para se enquadrarem na obrigação de emissão da EFD-Reinf: a integração de informações de vários setores da organização. Entre as áreas envolvidas devem estar: financeiro, jurídico, setor de compras, de Recursos Humanos e o próprio setor fiscal.

Empresas que trabalham com sistemas de gestão empresarial (ERP) já contam com uma solução tecnológica que realiza essa união de dados em um único lugar. Alguns negócios, no entanto, precisam fazer investimentos em infraestrutura tecnológica para conseguir lidar com a extensão de dados e a periodicidade que eles devem ser analisados e enviados para a Receita.

Para reduzir custos, também vale pensar em soluções baseadas na nuvem. Aqui, os dados são enviados e armazenados em um servidor remoto, podendo ser analisados em um software que também é hospedado na nuvem. Assim, o trabalho é realizado de forma remota, com menos custos para a empresa.

Todavia, vale lembrar que a EFD-Reinf não traz apenas custos e desafios. Ela também pode ser usada como assistente para o controle fiscal da empresa, ajudando a identificar processos fiscais e localizar desvios ou fraudes. Sua obrigatoriedade pode ser vista, portanto, como uma oportunidade para integrar os processos contábeis e fiscais internos, encontrar maturidade tecnológica para lidar com impostos e tributos e, ainda, melhorar suas condições de controle de erros e fraudes.

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Sobre o autor

SONDA

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