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EFD-Reinf: 5 dicas para melhor mapeamento de informações

Escrito por SONDA

Lidar com as obrigações fiscais da empresa é sempre um desafio: as regras são complexas e é preciso disponibilizar informação confiável para não enfrentar problemas com multas da Receita. Um desses momentos que exige total segurança é na elaboração e envio do SPED Fiscal (a escrituração digital da Receita Federal), por meio do qual o órgão recebe dados para a cobrança de impostos como ICMS e IPI.

O SPED é composto de vários módulos e um dos que merecem maior atenção é o EFD-Reinf, importante ferramenta para o recolhimento de informações previdenciárias. Esse módulo é um complemento ao eSocial e vem levantando uma série de dúvidas, já que sua aplicação é recente — começou a vigorar em setembro de 2016.

Neste artigo vamos te mostrar como o EFD-Reinf funciona e quais a melhores práticas de lidar com o módulo de forma ágil e segura para que sua empresa não enfrente nenhum problema com o fisco. Confira!

1. Entenda o EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária é um complemento ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). O EFD-Reinf, portanto, deve apresentar aquelas retenções do contribuinte que não tenham relação com o trabalho (como PIS, COFINS, Imposto de Renda) e a receita bruta para a apuração de contribuições previdenciárias substitutas.

Além disso, o EFD-Reinf também é utilizado para o cálculo de impostos sobre recursos recebidos por empresas que mantenham clubes de futebol profissional e para a apuração previdenciária substituída no setor agropecuário de empresas e produtores, além de ser uma obrigação para empresas que se enquadram na regra de Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

O EFD-Reinf também demanda atenção especial das empresas que contam com serviços ou trabalhadores terceirizados, pois é por meio dele que a Receita determinará qual valor deverá ou não ficar retido na fonte.

Nesse módulo, a apresentação das informações para a Receita precisa ser feita mensalmente e a sua emissão, assim como a do eSocial, gera a emissão de créditos tributários. Assim, só é possível quitar suas obrigações com o Fisco por meio da realização correta desse procedimento.

Com esse novo módulo, a Receita aumentou o nível de detalhamento exigido das empresas, o que implica que os processos internos de levantamento, análise, armazenamento e transmissão das informações fiscais precisam de um cuidado especial. A única exceção está nas empresas que optam pelo Simples, que não precisarão emitir o EDF-Reinf por enquanto.

A seguir, vamos te mostrar alguns passos essenciais para sua organização superar o desafio. Acompanhe!

2. Garanta a segurança dos dados

Os dados geridos pela sua empresa que interessam ao fisco são variados e oriundos de diversas fontes. Para lidar com esse grande volume de informações, é preciso garantir que nada vai se perder, ser corrompido ou adulterado.

Portanto, investir em equipamentos que preservarão a integridade da informação é essencial, desde os computadores de acesso utilizados pela sua equipe, até a infraestrutura de transmissão e a garantia de segurança de servidores físicos, virtualizados ou baseados na nuvem.

Lembre-se de que proteger equipamentos não basta, é preciso que os profissionais também adotem práticas e políticas confiáveis. Assim, invista em sistema de senhas e identificação e só dê acesso a determinadas informações ou programas para profissionais que realmente necessitam desses dados.

3. Utilize sistemas integrados

Nós já falamos sobre o grande volume de dados fiscais que a empresa precisa processar e transmitir para a Receita. Esse trabalho é praticamente impossível sem que a sua organização adote a tecnologia como aliada.

A principal dica é contar com um sistema de gestão empresarial integrada, softwares conhecidos pela sigla ERP. Essa solução coleta informações fiscais de todas as áreas e unidades da empresa, as organiza de forma automática e permite que os gestores tenham acessos a relatórios e tabelas referentes aos pagamentos fiscais.

Por serem automatizados, os ERPs diminuem o risco de erro humano e refações, conseguem trabalhar com novas informações de maneira muito mais ágil e ainda pode ser programados para trabalhar dentro da legislação vigente referente aos acessórios fiscais, como o EDF-Reinf.

4. Treine sua equipe

No primeiro tópico, salientamos que manter processos seguros é um passo importante para garantir a transmissão de todas as informações do SPED Fiscal. Portanto, o treinamento de colaboradores para a preservação correta dos dados é uma iniciativa básica.

No entanto, os funcionários podem fazer ainda mais para garantir a qualidade do EFD-Reinf. Com o treinamento adequado, eles passarão a alimentar um sistema de gestão empresarial com mais agilidade, desde que orientados por uma boa equipe de TI.

O treinamento também é um importante momento para que todos os profissionais, não só da área de contabilidade, consigam entender a importância do erro zero no momento de expedição e transmissão de dados fiscais, mantendo uma cultura empresarial de excelência.

5. Trabalhe com um calendário

Com o novo módulo EFD-Reinf, a Receita planeja aumentar sua capacidade de fiscalização sobre as empresas, em especial das cobranças relativas aos direitos previdenciários. Para isso, ela adotou uma política de aumentar a quantidade de detalhes a serem descritos e, também, a regularidade da emissão do módulo — que passou a ser mensal.

Essa mudança exige profundas alterações na cultura organizacional e nos processos fiscais, já que os resultados apresentados devem começar a fazer parte da cultura cotidiana da empresa. Mais uma vez, vem a importância dos sistemas automatizados: o processo de preenchimento do EFD-Reinf pode se tornar repetitivo e moroso, tirando profissionais qualificados de outras atividades mais produtivas. Deixar que esses processos sejam realizados por um software, portanto, é uma solução barata e segura.

Não se esqueça, entretanto, de ficar atento a cada prazo do envio do EFD-Reinf e programe, internamente, as datas exatas para serem realizados os processos de coleta de dados, análise e conferência antes do envio para a Receita. Assim, sem deixar nenhum passo para a última hora, a sua empresa mantém o processo estável e longe de riscos.

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Sobre o autor

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