Gestão de Negócios

Entenda a importância da automação das ferramentas fiscais para seu negócio

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É fato: o sistema fiscal e tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo. E isso não se deve apenas à alta carga tributária, mas também à quantidade enorme de leis e normas exigidas. Como se não bastasse, esses regulamentos são constantemente atualizados, o que faz da automação das ferramentas fiscais uma necessidade de primeira ordem em qualquer empresa. Pode acreditar: até o profissional contabilista levaria dias (talvez semanas) para ler e interpretar cada exigência, registrando as informações e enviando os dados para os devidos órgãos, sejam eles municipais, estaduais ou federais.

Como isso seria simplesmente impossível, já que existem prazos e exigências a cumprir, o melhor a fazer é adquirir ferramentas que otimizem a rotina contábil e fiscal das empresas, realizando automaticamente boa parte do trabalho cabível a esse time. Mas o que esses recursos são capazes de fazer? Acompanhe os próximos tópicos e descubra!

Considerar as particularidades

Cada empresa tem um determinado enquadramento tributário, que define quais impostos devem ser recolhidos e repassados para os órgãos competentes. Esse regime também define os prazos para a entrega dos documentos e os requisitos que devem ser atendidos, bem como os procedimentos a serem tomados pela empresa para estar em dia com o fisco.

Como existem negócios das mais diversas naturezas, os sistemas de controle fiscal e tributário vêm com funcionalidades para parametrizar dados, inserindo esses requisitos de forma que o sistema os interprete a cada novo lançamento. Estamos falando de otimização do trabalho da equipe contábil, de agilidade nos processos, de segurança no repasse de informações e, claro, da certeza de não ser penalizado pela falta de cumprimento de alguma exigência legal.

Validar os dados

Indústrias e comércios costumam ter dificuldade para recolher os tributos certos, uma vez que cada categoria de produto possui códigos específicos, que devem ser informados no momento da emissão da nota fiscal — de saída ou de entrada. Como o trabalho para validar essas informações manualmente é gigantesco, acaba gerando setores inchados de profissionais capacitados que perdem muito do seu tempo conferindo tabelas.

Por mais que a especialização de cada colaborador em uma determinada categoria ajude a ganhar velocidade, não é a melhor forma de gerenciar a informação que vai para o fisco. Aí entra a automação das ferramentas fiscais, que poupa tempo e recursos ao permitir a importação de tais tabelas para o sistema. Assim, a validação das informações pode ser feita em poucos minutos! Nesse cenário, as inconsistências são tratadas como exceções, melhorando a produtividade do setor contábil e reduzindo o tamanho das equipes.

Integrar o SPED

Você certamente já ouviu falar na sigla SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital, não é mesmo? Esse projeto vem sendo desenvolvido há alguns anos pelo governo em parceria com a Receita Federal com o propósito de melhorar a fiscalização sobre as empresas que sonegam impostos. A digitalização da documentação fiscal e contábil das organizações facilita bastante o trâmite tanto para as organizações quanto para os órgãos fiscalizadores, evitando impressões de relatórios e protocolos manuais. É uma verdadeira transformação digital para permitir um controle maior sobre as operações de cada negócio.

Como a adesão ao SPED é obrigatória, você também precisará entrar nesse novo processo. Para acelerar as coisas e evitar que o setor contábil enlouqueça com o envio de tantos arquivos, o melhor é partir para a automação das ferramentas fiscais com o objetivo de integrar seu sistema de gestão ao SPED. Fazendo isso, o retrabalho acaba! A partir daí, tudo o que seu time contábil vai fazer é importar as informações para o sistema nas datas previstas, usando para isso um certificado digital que comprove a veracidade das informações.

Respeitar as fiscalizações

Mesmo que tenha repassado sua documentação em dia, toda e qualquer empresa está sujeita a sofrer fiscalizações por parte da Receita Federal. E são muitas as operações que servem para verificar se não há esquemas de corrupção e lavagem de dinheiro.

No momento da fiscalização, para evitar correria em busca dos documentos solicitados, você pode contar com a facilidade de extrair relatórios do seu sistema de gestão fiscal e tributária, apresentando dados consolidados que comprovem suas operações. E fica muito mais fácil encontrar até documentos adicionais eventualmente solicitados, já que a maior parte estará em conformidade com seu sistema de gestão e disponível digitalmente.

Cumprir os prazos

Quem nunca viu um contador com uma tabelinha impressa bem à sua frente para não esquecer as datas de entregas de cada obrigação fiscal e tributária? Mesmo que os post-its sejam geniais, a verdade é que eles podem muito bem falhar, gerando problemas sérios para a empresa. Já um sistema de automação fiscal não abre brechas para erros.

É possível programar o sistema de automação para que avise quando os prazos para a entrega dos documentos fiscais estão chegando, garantindo que o time se mobilizará na hora certa, dentro dos prazos legais. Isso pode ser traduzido em menos custos para a empresa, uma vez que cada esquecimento acarreta em multas e taxas a serem pagas.

Acompanhar o compliance

A cultura de compliance vem se espalhando rapidamente nos últimos anos. Esse novo cenário reflete uma única realidade: as empresas estão mais antenadas com suas obrigações legais, tanto que vêm desenvolvendo melhores práticas para se manter alinhadas tática e estrategicamente.

Se sua empresa está em busca de mais eficiência, já deve estar implementando o compliance — especialmente nos setores que lidam diretamente com as finanças do empreendimento. Então não se esqueça: quanto maior é o controle do patrimônio, maior também é a garantia de sua rentabilidade, trazendo bons resultados para os sócios e investidores.

Elaborar um planejamento

Uma empresa preocupada em otimizar seus recursos sempre tem um planejamento tributário de primeira. Afinal, isso significa economia para o caixa do empreendimento! Pense: todo tributo que deixa de ser pago ou que pode ser reduzido gera maior lucratividade para o negócio. Com a ajuda de um sistema de automação fiscal, fazer esse planejamento fica muito mais fácil, já que as informações ficam disponíveis para o responsável por essa área, sendo atualizadas a cada novo lançamento no sistema.

Com dados concretos, é possível escolher o melhor enquadramento tributário para o negócio, bem como as datas de emissão de notas fiscais para fornecedores e quando recolher e enviar determinados impostos. Dá até para escolher com maior precisão as datas de reposição do estoque, evitando pagar impostos desnecessariamente.

Com a automação das ferramentas fiscais, um departamento estratégico da empresa é coberto. Porém, para ganhar competitividade, você precisa integrar todos os setores! Quer saber mais sobre o assunto? Então entenda como funcionam as soluções automatizadas na integração dos departamentos!

 

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