Fiscal

Mantenha documentos e informações organizadas e tire a fiscalização de letra

Escrito por SONDA

Você certamente tem acompanhado os recentes esforços da Receita Federal e do Ministério da Fazenda para implementar o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Tal sistema compreende 7 módulos que visam à organização das informações contábeis, fiscais e financeiras das empresas em uma única central de inteligência, capaz de confrontar dados para aumentar o poder de fiscalização sobre os contribuintes.

O detalhe é que a adoção do SPED implica uma fiscalização mais acirrada. Assim, qualquer deslize no momento de informar o pagamento de tributos pode gerar uma visita da Receita Federal com o propósito de comprovar suas operações. Caso isso aconteça, você terá que apresentar informações consistentes com os dados enviados por meio do SPED, o que exige uma organização minuciosa de todos os documentos da empresa.

A seguir, apresentamos dicas valiosas para manter os dados do seu negócio em ordem e evitar problemas com o Fisco. Acompanhe!

Organize os documentos da empresa

O Fisco é bastante exigente no que diz respeito às informações que a ele devem ser prestadas. E tem mais: a cada ano que passa, a lista de obrigações aumenta! Atualmente, estão em vigor o SPED Contábil, o SPED Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica. Nos próximos anos, devem ser implementados o EFD Contribuições, o e-Lalur, o EFD Social e a Central de Balanços, integrando os sistemas de tributação federal, estadual e municipal.

Todos os documentos usados para o envio de tais relatórios à Receita Federal devem ser mantidos pela empresa. Pode ser em formato digital, para os processos totalmente informatizados, ou no papel mesmo, para os processos que ainda não entraram no Sistema Público de Escrituração Digital.

No Plano Anual de Fiscalização da Receita Federal, você pode conferir quais documentos e situações estão sendo monitorados e fiscalizados com frequência, a fim de organizar os arquivos da sua empresa para evitar possíveis complicações no momento da fiscalização. Entre os documentos que devem estar em dia, podemos citar o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), o balanço patrimonial, as notas fiscais de entrada e saída de mercadorias, os livros contábeis obrigatórios, o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e as movimentações bancárias, entre outros.

Aliás, por falar em movimentações bancárias, é importante saber que o Banco Central recebe diariamente todas as atualizações de transações financeiras tanto de empresas como de pessoas físicas, sendo que, no caso das empresas, qualquer movimentação acima de 6 mil reais pode ser fiscalizada. É de suma importância, portanto, que o fluxo de caixa do negócio esteja constantemente atualizado e conte com todos os respectivos documentos comprobatórios das movimentações realizadas — como recibos, notas fiscais, resgate de aplicações, injeção de capital por parte dos sócios e assim por diante.

Esteja sempre preparado

Por mais que você mantenha todas as obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas em dia, apenas um pequeno erro de lançamento já pode suscitar dúvidas sobre a idoneidade de suas operações, resultando em uma fiscalização. Na falta de documentos que comprovem a informação correta, sua empresa pode ser multada ou responsabilizada civil e até criminalmente, dependendo da complexidade da irregularidade.

O intuito da Receita Federal é justamente aumentar a fiscalização sobre empresas que costumam sonegar impostos ou participar de esquemas de lavagem de dinheiro e corrupção. Como as operações da Receita Federal vêm demonstrando, é combatendo ações dessas naturezas que o Fisco consegue arrecadar mais impostos.

Com a implementação do SPED, todos os documentos contábeis e fiscais enviados por meio digital são comparados, tanto os da sua empresa quanto os de clientes e fornecedores. Assim, se você informa que recebeu um pagamento de 10 mil reais de um cliente e ele declara que a transação foi de 12 mil reais, por exemplo, a Receita Federal detectará uma inconsistência, podendo solicitar esclarecimentos referentes à operação.

Vale lembrar que receber pagamentos de clientes em conta corrente de pessoa física também pode ocasionar fiscalizações para a empresa, já que a Receita Federal também confronta as informações apresentadas no imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas.

Aprenda a evitar a fiscalização

O intuito de qualquer empresa é manter uma boa relação com o Fisco, evitando auditorias e fiscalizações, que não só comprometem a imagem do negócio como também podem gerar custos extras com pagamento de multas. Além de manter os documentos em ordem, já pensou em quais medidas você pode tomar para manter sua empresa despreocupada?

Faça um bom planejamento tributário

Muitas empresas sonegam impostos, mas desconhecem os benefícios de um bom planejamento tributário. O ideal é ter um especialista no assunto para avaliar os impostos pagos e gerenciá-los com vistas à redução nos valores. O profissional responsável deve analisar questões como enquadramento tributário da empresa, regime de lucro, estrutura societária, incentivos fiscais que podem ser aproveitados, entre outros aspectos.

Invista em um sistema de gestão contábil e tributária

Como você deve saber, o regime tributário brasileiro é um dos mais complexos de todo o mundo, recebendo atualizações diárias em leis, normas e regulamentos. Estar a par de todas essas mudanças e realizá-las em controles manuais é praticamente impossível se você quer evitar uma fiscalização da Receita Federal. O melhor a fazer é adotar um sistema de gestão contábil e tributária eficiente, que esteja alinhado com as exigências do SPED e gere relatórios no formato solicitado pelo Fisco para a prestação de contas.

Com uma solução como essa, é possível validar todos os documentos antes de enviá-los para a análise do Fisco, fazer o IRPJ com precisão, controlar as notas fiscais eletrônicas de entrada e saída e, assim, obter eficiência na sua gestão fiscal e tributária, ao mesmo tempo em que ganha agilidade nesses processos.

Transforme seu contador em um aliado

Seja um profissional interno ou de um escritório terceirizado, é importante que o contador responsável por tais trâmites seja uma pessoa de confiança e que esteja sempre atualizado em relação às mudanças que são implementadas. Por mais que esse profissional cometa um erro, a responsabilidade pelo envio das informações é da empresa, com corresponsabilidade do contador, ambos respondendo à Receita durante uma fiscalização.

Viu como manter a organização das informações é apenas um dos cuidados que você deve ter para evitar fiscalizações? Nesse contexto, o planejamento tributário é o mais importante, já que contribui para a organização dos documentos e também para a redução de impostos pagos.

E já que estamos falando em organização de informações, que tal aprender também sobre como otimizar o controle tributário da sua empresa?

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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