Gestão de Negócios

Entenda como desenvolver uma visão sistêmica da empresa

Escrito por SONDA

Um termo usado com certa frequência no mundo dos negócios de hoje é visão sistêmica. Aliás, essa se tornou até uma das qualidades exigidas para quem quer ocupar um cargo de alta gestão atualmente. O problema é que esse termo raramente vem associado a uma explicação clara de como o conceito pode ser aplicado dentro de uma empresa. Aí fica fácil se sentir perdido.

Mas nada de desespero! Neste post, você vai entender o que realmente é essa tal visão sistêmica e descobrir algumas maneiras de aplicá-la no seu negócio. Confira!

No que consiste a visão sistêmica?

Trata-se da habilidade de entender o funcionamento da empresa como um sistema. Em outras palavras, consiste em vê-la como um todo constituído por partes que não operam individualmente, mas interagem de maneira dinâmica. Dessa forma, a visão sistêmica está relacionada a outros conceitos do mundo dos negócios, principalmente a visão macro e a análise global.

Você se lembra daquele famoso filme de Charles Chaplin chamado Tempos modernos? Em uma cena emblemática, ele passa tanto tempo executando uma única atividade da linha de montagem que vai embora para casa repetindo mecanicamente o gesto dessa operação. Pois esse modelo da linha de montagem representa justamente o oposto da visão sistêmica! No caso, cada um só conhece sua parte do processo, não entendendo como se dá a continuidade com as etapas anteriores e posteriores.

A visão sistêmica é importante porque permite entender o papel que cada um desempenha dentro da organização, proporcionando uma melhoria essencial no relacionamento entre fornecedores e clientes internos. O resultado é visto principalmente no aumento da qualidade das entregas aos clientes externos. Aliás, a visão sistêmica é considerada o primeiro fundamento da excelência. Logo, pode ser um importante diferencial competitivo!

Como desenvolver uma visão sistêmica?

Pense em processos e não em setores

Para desenvolver uma visão sistêmica, pensar em processos é mais eficiente. O problema de pensar nos setores é que isso reforça a percepção de que existem divisões claras e fixas dentro da empresa. Um processo, por outro lado, é fluido, integrando diferentes setores. É mais fácil, portanto, entender a dinâmica global da companhia por essa perspectiva. Podemos dizer, por exemplo, que o principal processo de uma empresa (a venda ao cliente externo) integra no mínimo 4 setores: comercial, produção, logística e financeiro.

Além disso, pensar no processo facilita o entendimento da dinâmica do que chamamos de fornecedor e cliente interno. Pense em um processo simples, como a realização de uma manutenção predial: o solicitante do reparo é o cliente interno e o setor de manutenção é o fornecedor. Enquanto isso, em um processo mais complexo, podem haver vários fornecedores e clientes, conforme os estágios do processo avançam.

Estude o fluxo de processos

Se você quer entender a dinâmica de relações entre as diversas partes da empresa, é essencial conhecer a fundo seu fluxo de processos. O detalhe é que, dependendo da complexidade das operações desenvolvidas, esse estudo pode exigir um método mais pragmático.

Existem técnicas de mapeamento que podem ajudar nessa tarefa. Uma sugestão é partir de 4 informações essenciais: os inputs, os outputs, os fornecedores e os clientes de cada processo. Com isso, você cria uma espécie de moldura, identificando onde e como o processo começa e termina. Depois, basta ligar os pontos!

Por último, é interessante lembrar que os processos reais não são lineares. Na verdade, eles geralmente possuem bifurcações ou mesmo loops. De toda forma, documentar essas situações também será útil para, posteriormente, identificar possíveis melhorias.

Busque melhorias de fim a fim

Uma visão sistêmica exige que qualquer ação de melhoria seja pensada de fim a fim. Esse termo, que é mais usado no mundo da Tecnologia da Informação, significa que algo é visto sem enxergar os nós do meio do caminho. Transpondo para o universo corporativo, queremos dizer que a melhoria precisa acontecer no processo todo e não apenas em uma etapa. De nada adianta otimizar a produção se há problemas na logística, por exemplo.

Busque a fundo a origem dos problemas

Um erro muito comum associado à falta de visão sistêmica consiste em atribuir os problemas a motivos superficiais, sem investigar a fundo. Assim, se acontece um atraso ou um erro, dizemos que o funcionário diretamente responsável é ineficiente ou pouco produtivo, mas não revemos o fluxo do processo envolvido nem avaliamos o trabalho dos responsáveis pelas etapas anteriores. O resultado é que a raiz do problema permanece, fazendo com que situações similares voltem a acontecer.

Analise cada funcionário da empresa

A visão sistêmica procura entender a relação entre as partes que formam a empresa, certo? Mas o que são essas partes? Simples: você pode entendê-las como os vários elementos da organização. Assim, cada produto, pessoa ou recurso é uma parte. Pensar nos funcionários como peças individuais dessa engrenagem pode levar a resultados interessantes.

Sob essa perspectiva, a visão sistêmica não desempenha papel importante apenas na melhoria da produtividade, da qualidade e da lucratividade. Assim, na verdade, ela também colabora para uma gestão de recursos humanos mais humanizada.

Avalie também a si mesmo

Um dos objetivos da visão sistêmica é entender o papel de cada funcionário enquanto peça individual para o bom funcionamento da empresa. E isso, é claro, inclui você! O gestor que deseja desenvolver uma visão sistêmica precisa, simultaneamente, desenvolver uma visão mais crítica sobre si mesmo.

O que você faz pela organização? Em quais processos seu trabalho é necessário e relevante? Quais resultados você ajuda a gerar? Responder a essas questões vai fazê-lo repensar seu posicionamento dentro do negócio, tornando-se um gestor mais estratégico.

Nesse percurso, você pode descobrir que deveria intervir mais e agir mais diretamente, por exemplo. Indo totalmente na outra direção, você também pode muito bem descobrir que, para a melhoria da qualidade dos processos, deve delegar mais responsabilidades e tarefas à equipe em vez de guardar tudo para si.

Use a equipe como fonte de informação

Um dos principais obstáculos ao desenvolvimento de uma visão sistêmica é que você precisa coletar e analisar dados em grande quantidade. É fácil entender por que a maioria dos profissionais não tem essa habilidade: se entender a fundo o funcionamento de um único setor já exige bastante dedicação, imagine então entender o funcionamento de todos os setores da empresa, bem como as relações entre eles!

Por isso, até excelentes CEOs podem cometer o erro de focar toda sua atenção em um setor que acreditam ser mais importante para o funcionamento da empresa, criando assim um tipo de miopia gerencial.

Mas como vencer esse desafio da informação? A melhor maneira é aceitar informações que vêm da sua equipe em vez de tentar entender tudo por conta própria. Esses profissionais têm contato mais direto com partes específicas da empresa, podendo filtrar aqueles dados que são realmente relevantes para a gestão.

Quais são as vantagens da visão sistêmica?

Emprego eficaz de soluções gerenciais

A visão sistêmica da empresa permite potencializar as soluções gerenciais — ainda mais se elas fornecerem análises acuradas de todos os processos e fluxos organizacionais. Isso ajuda o gestor a melhorar também sua visão do negócio, de modo a conseguir não só analisar os processos, mas entender como os sistemas internos se complementam e interagem entre si.

Para isso, existem soluções de gestão que podem ser integradas ou que possuem módulos que englobam diferentes processos, atividades e dados de múltiplos setores. Um exemplo é o Enterprise Resource Planning (ERP) — planejamento dos recursos da empresa. Trata-se de um sistema que pode ser empregado em todos os departamentos da empresa, desde o financeiro ao setor de produção.

Esse tipo de ferramenta permite a obtenção de relatórios e históricos que também ajudam o gestor a entender os níveis de eficiência dos processos da empresa. Tais recursos também trazem exemplos de fluxos que facilitam a organização e a estruturação de processos mais eficientes pelo gestor.

Há também soluções de integração de sistemas que juntam softwares de gestão distintos, voltados para cada setor, permitindo que os departamentos troquem informações entre si. Dessa forma, todos passam a fazer parte de sistemas maiores, que perpassam diferentes áreas e até mesmo negócios, no caso da integração entre sistemas de fornecedores e clientes.

Melhora do processo de tomada de decisões

Com a visão sistêmica, o processo de tomada de decisão do gestor é fortalecido, convertendo-se em resultados positivos e mais concretos para a organização. Tal ponto se deve ao fato de as escolhas serem feitas com base em observações estruturadas dos mecanismos que compõem o negócio.

Tudo isso pode ser potencializado aliando a visão sistêmica ao gerenciamento por indicadores-chave de desempenho — os famosos Key Performance Indicators (KPIs). Consequentemente, as escolhas passam a ser feitas com base em métricas, índices e porcentagens, todos direta ou indiretamente ligados aos níveis de eficácia da empresa.

Quando feito em conjunto com a análise 360 graus, esse tipo de gestão potencializa as estratégias e táticas empregadas, já que o gestor passa a não só conhecer como os recursos transitam na organização, mas também a ter relatórios reais sobre os resultados entregues, podendo direcionar melhor as atividades. A gestão também consegue identificar mais facilmente deficiências operacionais e, assim, corrigi-las o quanto antes.

Análises mais críticas dos fatos

A capacidade de análise crítica deve ser constantemente incentivada e fomentada para melhorar a forma de pensar os diferentes aspectos organizacionais. Nesse sentido, é preciso não só conhecer os inputs, os outputs e os fluxos dentro da empresa, como também compreender por que eles funcionam da forma como funcionam.

Uma boa visão sistêmica engloba essa prática, possibilitando desenvolver medidas que evitem que atitudes e hábitos ineficazes retornem após correções paliativas, prolongando as melhorias. Vale ressaltar que isso é especialmente importante em organizações que estão passando por mudanças, como adequações de cargos ou funções e alterações estruturais.

Ao entender exatamente por que uma atividade é feita de determinada maneira, fica mais fácil pensar em medidas corretivas para a causa por trás do resultado. Se no setor de atendimento muitas informações equivocadas sobre certo assunto são repassadas aos clientes (internos ou externos), por exemplo, talvez o problema não esteja nas fontes usadas para consulta. Na verdade, a causa pode estar em um treinamento ineficaz, que permite que os atendentes saiam sem entender conteúdos importantes.

Pense bem: de nada adianta mudar o design de relatórios, detalhar o banco de dados ou melhorar a consulta em um sistema de gestão se o problema está na falta de entendimento do assunto, não concorda? A solução aqui seria, portanto, investir mais em capacitação para, com conhecimento, observar mais criticamente os fatos a fim de encontrar e resolver as causas.

Rapidez na identificação de falhas

Além de melhorar a análise crítica e otimizar a tomada de decisão, a prática da visão sistêmica fornece meios para se identificar ineficiências com rapidez. É fato: perder que seja um dia tentando encontrar um gargalo ou problema em algum sistema pode ser muito prejudicial para a organização — especialmente em tempos de tantas mudanças e atualizações em prazos reduzidos.

Imagine que determinado processo demora um mês inteiro para descobrir uma falha em um novo produto eletrônico. Só essa demora já pode custar a perda da novidade, com a concorrência largando na frente. Afinal, as inovações do mercado tecnológico costumam ser muito rápidas.

Com tudo isso em mente, novamente precisamos reforçar a importância do uso de softwares gerenciais, bem como a implementação de recursos de automatização de tarefas que transformem atividades repetitivas e burocráticas em processos mais ágeis e eficazes. Assim fica mais fácil não só buscar os pontos fracos na empresa, mas dar andamento a suas correções.

Capacidade de antever a necessidade de ajuda externa

Nem sempre é fácil mudar e se aperfeiçoar autonomamente. Aliás, dependendo do ramo de atuação, o tempo para a otimização do desempenho pode ser escasso, o que torna essencial a busca por ajuda externa a fim de acelerar as melhorias pessoais que podem beneficiar a empresa.

Mas a verdade é que nem sempre é simples saber quando as ações internas não estão sendo suficientes. Aí chega a hora de procurar uma visão externa, alguém que possa contribuir e trazer novas soluções. Nesse sentido, a busca por um coaching, mentor ou consultor experiente na área de atuação da empresa surge como solução.

Esse profissional pode se mostrar um importante aliado para quem pretende se aperfeiçoar ou maximizar sua visão sistêmica para atingir propósitos cada vez maiores, já que consegue orientar e indicar como otimizar o desempenho, com vistas a alcançar suas metas de modo mais satisfatório e rápido, evitando percalços na carreira. Economiza-se, desse modo, uma boa dose de tempo para internalizar alguns aprendizados.

Ainda sobre essa ajuda, vale ressaltar que gestores que treinam sua capacidade de visão sistêmica costumam estabelecer importantes trocas de experiências com esses profissionais, podendo, dessa forma, aproveitar mais os conhecimentos obtidos.

Com base nessas dicas, você certamente conseguirá potencializar sua visão sistêmica da empresa. Só um detalhe: é preciso prática e constância na aplicação das orientações para que elas se tornem frequentes e cada vez mais bem conduzidas. Também não se deve descuidar da inovação, buscando constantemente novas dicas, ferramentas e indicações que ajudem a otimizar ainda mais a visão sistêmica do negócio.

Existem ainda várias outras práticas que podem ajudar o gestor a desenvolver uma visão sistêmica e promover mais qualidade nos processos da empresa, sabia? Para aprender mais sobre elas e assuntos afins, siga-nos em nossas redes sociais (FacebookYouTubeLinkedInTwitterGoogle+) para receber nossos melhores conteúdos!

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

1 comentário

  • Muito bom o conteúdo:
    Quem sabe interpretar a norma ISO 9001 sabe como implementar uma visão sistêmica global e por processo, a nova ISO 9001 ;2015 terá mais enfase neste quesito mesmo porque uma análise de risco e foco no cliente sem um mapa que possa visualizar os processos de forma global, por processo com entradas e saídas e finalizando a eficiência e eficácia, não é uma análise segura e não esta focando os seus clientes!

    Um abraço.

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