Gestão de Negócios

Entenda como desenvolver uma visão sistêmica da empresa

Escrito por SONDA

 

Um termo usado com certa frequência no mundo dos negócios de hoje é visão sistêmica. Aliás, essa se tornou até uma das qualidades exigidas para quem quer ocupar um cargo de alta gestão atualmente. O problema é que esse termo raramente vem associado a uma explicação clara de como o conceito pode ser aplicado dentro de uma empresa. Aí fica fácil se sentir perdido. Mas nada de desespero, porque neste post você vai entender o que realmente é essa tal visão sistêmica e descobrir algumas maneiras de aplicá-la no seu negócio. Então confira!

No que consiste a visão sistêmica?

Trata-se da habilidade de entender o funcionamento da empresa como um sistema. Em outras palavras, é vê-la como um todo constituído por partes que não operam individualmente, mas interagem de maneira dinâmica. Dessa maneira, a visão sistêmica está relacionada a outros conceitos do mundo dos negócios, principalmente a visão macro e análise global.

Você se lembra daquele famoso filme de Charles Chaplin chamado Tempos modernos? Em uma cena emblemática, ele passa tanto tempo executando uma única operação da linha de montagem que vai embora para casa repetindo mecanicamente o gesto da operação. Pois esse modelo da linha de montagem representa justamente o oposto da visão sistêmica! No caso, cada um só conhece sua parte do processo, não entendendo como se dá a continuidade com as etapas anteriores e posteriores.

A visão sistêmica é importante porque permite entender o papel que cada um desempenha dentro da organização, proporcionando uma melhoria essencial no relacionamento entre fornecedores e cliente internos. O resultado é visto principalmente no aumento da qualidade das entregas aos clientes externos. Aliás, a visão sistêmica é considerada o primeiro fundamento da excelência. Logo, pode ser um importante diferencial competitivo.

Como desenvolver uma visão sistêmica?

Pense em processos e não em setores

Para desenvolver uma visão sistêmica, pensar em processos é mais eficiente. O problema de pensar nos setores é que isso reforça a percepção de que existem divisões claras e fixas dentro da empresa. Um processo, por outro lado, é fluido, integrando diferentes setores. É mais fácil, portanto, entender a dinâmica global da companhia por essa perspectiva. Podemos dizer, por exemplo, que o principal processo de uma empresa (a venda ao cliente externo) integra no mínimo 4 setores: comercial, produção, logística e financeiro.

Além disso, pensar no processo facilita o entendimento da dinâmica do que chamamos de fornecedor e cliente interno. Pense em um processo simples, como a realização de uma manutenção predial: o solicitante do reparo é o cliente interno, enquanto o setor de manutenção é o fornecedor. Enquanto isso, em um processo mais complexo, podem haver vários fornecedores e clientes, conforme os estágios do processo avançam.

Estude o fluxo de processos

Se você quer entender a dinâmica de relações entre as diversas partes da empresa, é essencial conhecer a fundo seu fluxo de processos. O detalhe é que, dependendo da complexidade das operações desenvolvidas, esse estudo pode exigir um método mais pragmático. Existem técnicas de mapeamento que podem ajudar nessa tarefa. Uma sugestão é partir de 4 informações essenciais: os inputs, os outputs, os fornecedores e os clientes de cada processo. Com isso, você cria uma espécie de moldura, identificando onde e como o processo começa e termina. Depois, basta ligar os pontos.

Por último, é interessante lembrar que os processos reais não são lineares. Na verdade, eles geralmente possuem bifurcações ou mesmo loops. De toda forma, documentar essas situações também será útil para, posteriormente, identificar possíveis melhorias.

Busque melhorias de fim a fim

Uma visão sistêmica exige que qualquer ação para a melhoria seja pensada de fim a fim. Esse termo, que é mais usado no mundo da Tecnologia da Informação, significa que algo é visto sem enxergar os nós do meio do caminho. Transpondo para o mundo dos negócios, queremos dizer que a melhoria precisa acontecer no processo como um todo e não apenas em uma etapa. De nada adianta otimizar a produção se existem problemas na logística, por exemplo.

Busque a fundo a origem dos problemas

Um erro muito comum associado à falta de visão sistêmica consiste em atribuir os problemas a motivos superficiais, sem investigar a fundo. Assim, se acontece um atraso ou um erro, dizemos que o funcionário diretamente responsável é ineficiente ou pouco produtivo, mas não revemos o fluxo do processo envolvido nem avaliamos o trabalho dos funcionários responsáveis pelas etapas anteriores. O resultado é que a raiz do problema permanece, fazendo com que situações similares aconteçam novamente.

Avalie cada funcionário da empresa

A visão sistêmica procura entender a relação entre as partes que formam a empresa, certo? Mas o que são essas partes? Você pode entendê-las como os vários elementos da organização. Assim, cada produto, pessoa ou recurso é uma parte. Pensar em cada funcionário como peça individual dessa engrenagem pode levar a resultados interessantes. Sob essa perspectiva, a visão sistêmica não desempenha papel importante apenas na melhoria da produtividade, da qualidade e da lucratividade. Ela também colabora para uma gestão de recursos humanos mais humanizada.

Avalie também a si mesmo

Um dos objetivos da visão sistêmica é entender o papel de cada funcionário enquanto peça individual para o bom funcionamento da empresa. E isso, é claro, inclui você! O gestor que deseja desenvolver uma visão sistêmica precisa, simultaneamente, desenvolver uma visão mais crítica sobre si mesmo. O que você faz pela organização? Em quais processos seu trabalho é necessário e relevante? Quais resultados você ajuda a gerar? Responder a essas questões vai fazê-lo repensar seu posicionamento dentro do negócio, tornando-se um gestor mais estratégico.

Você pode descobrir que deveria intervir mais e agir mais diretamente, por exemplo. Indo totalmente na outra direção, você também pode muito bem descobrir que, para a melhoria da qualidade dos processos, deve delegar mais responsabilidades e tarefas à equipe em vez de guardar tudo para si.

Use a equipe como fonte de informação

Um dos principais obstáculos ao desenvolvimento de uma visão sistêmica é que você precisa coletar e analisar dados em grande quantidade. É fácil entender por que a maioria dos profissionais não tem essa habilidade: se entender a fundo o funcionamento de um único setor já exige bastante dedicação, imagine então entender o funcionamento de todos os setores da empresa, bem como as relações entre eles! Por isso, até ótimos CEOs podem cometer o erro de focar toda sua atenção em um setor que acreditam ser mais importante para o funcionamento da empresa, criando um tipo de miopia gerencial.

Mas como vencer esse desafio da informação? A melhor maneira é aceitar informações que vêm da sua equipe em vez de tentar entender tudo por conta própria. Esses profissionais têm contato mais direto com partes específicas da empresa, podendo filtrar as informações que realmente são relevantes para a gestão.

Existem ainda várias outras práticas que podem ajudar o gestor a desenvolver uma visão sistêmica e promover mais qualidade nos processos da empresa, sabia? Para aprender mais sobre elas e assuntos afins, assine a nossa newsletter e receba nossos melhores conteúdos diretamente em seu e-mail!

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

1 comentário

  • Muito bom o conteúdo:
    Quem sabe interpretar a norma ISO 9001 sabe como implementar uma visão sistêmica global e por processo, a nova ISO 9001 ;2015 terá mais enfase neste quesito mesmo porque uma análise de risco e foco no cliente sem um mapa que possa visualizar os processos de forma global, por processo com entradas e saídas e finalizando a eficiência e eficácia, não é uma análise segura e não esta focando os seus clientes!

    Um abraço.

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