Tecnologia da Informação

Entenda como funcionam as soluções automatizadas na integração dos departamentos

Escrito por SONDA

Gestão baseada puramente na intuição é coisa do passado. Hoje, a análise de dados permite predizer cenários e tendências, compreender o histórico da organização e oferecer insights precisos para a tomada de decisões. Isso acontece porque soluções automatizadas trazem relatórios analíticos completos, confrontam dados entre setores e conscientizam os gestores sobre quadros que antes sequer eram percebidos.

De fato, vivemos agora em um universo corporativo muito diverso do que estávamos acostumados. E a grande vantagem disso tudo é que temos acesso à tecnologia de ponta para desenvolver soluções automatizadas sob medida para as empresas, ganhando competitividade e eficiência.

As soluções automatizadas são grandes responsáveis por proporcionar tal agilidade. Permitindo a integração de departamentos, transformam a empresa em um único organismo, com uma inteligência de negócios consistente e extremamente poderosa. Curioso para saber como isso é possível? Então siga adiante!

Fluxos inteligentes

A automação dos fluxos de trabalho é o pano de fundo das soluções que integram departamentos em uma empresa. Ao transportar as atividades manuais e burocráticas para sistemas de informação automatizados, sua organização ganha velocidade no processamento de dados e alimenta simultaneamente todos os departamentos com informações estratégicas.

Assim, em vez de um departamento depender da emissão de relatórios do outro para dar continuidade ao trabalho, cada informação inserida no sistema já fica disponível para todos. Isso não apenas acelera os processos como dá a eles maior confiabilidade, uma vez que a intervenção humana é reduzida, diminuindo também as falhas.

Ainda é preciso ressaltar que, nesse cenário, o poder de análise de dados é potencializado. Afinal de contas, cada informação inserida fica imediatamente disponível para todos os departamentos, agilizando a tomada de decisões da empresa.

Comunicação fluida

Um dos principais propósitos de se adotar soluções automatizadas em uma empresa é dar maior fluidez à comunicação interdepartamental. Pense bem: um fluxo manual depende da elaboração da informação, do envio por meio físico ou digital, da visualização do dado por parte do destinatário, da decodificação da mensagem e do tratamento da informação até que qualquer providência seja tomada.

Viu como é um fluxo longo e segmentado? Tudo isso consome tempo e, muitas vezes, prejudica a tomada de decisões estratégicas do empreendimento. Já o uso de soluções automatizadas dá agilidade à comunicação corporativa bem como ao processamento das informações, distribuindo-as com assertividade e ajudando a construir uma base de conhecimento empresarial de onde é possível extrair diversas ideias para fomentar internamente o empreendedorismo e a inovação.

Acessibilidade imediata

As oportunidades não esperam que todos estejam dentro da empresa e com fácil acesso às informações do negócio para que uma decisão seja tomada. Na verdade, estamos cada dia mais expostos a situações que exigem decisões imediatas, independentemente da hora ou do local em que nos encontremos.

Pois as soluções automatizadas colaboram para integrar setores também nesse contexto, possibilitando o acesso de dados completos a partir de sistemas hospedados na nuvem, por meio de aplicativos para smartphones e tablets. Assim, a empresa acompanha cada funcionário e tomador de decisão onde estiver, assim como cada profissional pode consultar absolutamente qualquer informação em tempo real, decidindo com base em dados concretos.

Incorporação tecnológica

Soluções automatizadas de qualidade trazem consigo a possibilidade de se integrar a outras soluções usadas pela empresa, consolidando a gestão do conhecimento corporativo e um sistema coeso de Business Intelligence.

Quando as soluções automatizadas são desenvolvidas sob medida para seu negócio, esse potencial aumenta, pois você sabe do que a empresa precisa, quais sistemas usa e como fazer tal integração para manter os departamentos conectados e em permanente intercâmbio de informações. Além disso, nesse caso, a solução evolui juntamente com a empresa, integrando novos módulos, funcionalidades e processos que se tornam vitais para o sucesso da organização.

Serviço interno

Tomando como base a ideia de que um setor é cliente de outros dentro de uma empresa, é natural pensarmos em um acordo de nível de serviço (SLA) interno. Seria como um contrato entre setores, garantindo a qualidade das entregas de um para o outro, o que certamente impacta na satisfação do cliente final.

Ao adquirir soluções automatizadas, você automaticamente padroniza seus processos, garantindo que o relatório de hoje terá a mesma qualidade do relatório do próximo mês, assegurando que todas as informações serão contempladas e que todos os departamentos receberão as informações de que precisam.

Com os dados inseridos com a mesma qualidade e os relatórios emitidos dentro do mesmo padrão, você eleva o SLA da empresa, o que se refletirá em uma maior satisfação interna, bem como em colaboração entre setores e em clientes mais felizes com os serviços prestados.

Riscos reduzidos

Integrar departamentos com soluções automatizadas é uma ótima maneira de reduzir os riscos inerentes ao negócio, tornando suas informações mais confiáveis e, consequentemente, fazendo com que a tomada de decisão seja mais segura.

A lógica é simples: quanto menos pessoas manipulam dados estratégicos, menor é a chance de falhas, perdas ou equívocos no momento do manuseio da informação. Com isso, sua empresa ganha credibilidade frente a sócios e acionistas, atrai investidores com maior potencial de capitalização do empreendimento e ainda transparece esse nível de qualidade e cuidado para os clientes, que nada mais são que a razão de ser da organização.

Indicadores globais

Se os indicadores do departamento financeiro como gestão de custos,  de pessoas, da contabilidade e do setor de compras, por exemplo, estão todos dispersos, a empresa pode passar uma visão equivocada sobre seu desempenho. Nesse caos, o financeiro pode ter gasto mais em determinado mês, mas, sem verificar que houve mais contratações, mais compras de equipamentos e investimento em treinamento, a direção pode pensar que há um descontrole no orçamento.

Esse tipo de situação pode ser facilmente evitada com a integração dos departamentos por meio de soluções automatizadas! Com isso, passa a ser possível filtrar despesas de cada setor, confrontando-as de modo a compreender se realmente há um aumento de gastos ou se a elevação das despesas está vinculada ao crescimento da operação, por exemplo. Assim, a organização fica ciente de indicadores globais, que refletem a operação e os impactos em cada setor.

A partir das constatações da empresa, é possível determinar com maior precisão novas metas e planos de ação para recuperar os investimentos realizados mais rapidamente, bem como identificar pontos de melhoria nos processos e obter melhores resultados — tanto operacionais quanto financeiros.

Benefícios não faltam quando o assunto é integração de departamentos com a ajuda de soluções automatizadas. Mas como integrar sua empresa e obter melhores resultados? Descubra aqui tudo o que você precisa saber sobre integração de sistemas de gestão!

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.