Gestão de Negócios

Entenda quais são as principais obrigações fiscais da sua empresa e evite problemas!

obrigacoes fiscais de uma empresa
Escrito por SONDA

 

Nem só de resultados e estratégias vive um gestor. Na verdade, uma das principais responsabilidades de um líder é garantir que a organização esteja com tudo em dia para operar regularmente. Nesse contexto entram as obrigações fiscais e alguns documentos oficiais exigidos para as empresas em geral, independentemente de seu enquadramento jurídico ou da forma de tributação no Imposto de Renda.

Uma instituição que não cumpre suas obrigações fiscais pode não apenas ser multada, mas até vir a fechar. Por essas e outras razões, é simplesmente crucial que a administração esteja sempre a par dessas exigências, mesmo que esse não seja seu core business, para contar com uma boa governança fiscal.

Para ajudar, preparamos este post mostrando quais são as principais obrigações fiscais que seu negócio deve manter em dia. Além disso, separamos algumas estratégias importantes para tornar sua gestão fiscal mais eficiente. Confira!

Quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa?

Todo negócio tem uma série de rotinas e obrigações essenciais para manter suas atividades em pleno funcionamento sem correr riscos de autuações e sanções pelos órgãos públicos. Conheça agora mesmo as mais importantes!

Alvará

O alvará é a licença concedida pela prefeitura que dá permissão para estabelecimentos comerciais de qualquer natureza funcionarem dentro da cidade. Ele tem validade de 1 e 2 anos, dependendo do município, devendo ser renovado ao fim de cada período. Sem esse documento, sua empresa pode ser fechada.

Balanço patrimonial

É uma demonstração contábil que tem como objetivo determinar (qualitativa e quantitativamente) a posição patrimonial e financeira da organização. As contas devem ser classificadas e agrupadas de acordo com os elementos do patrimônio que registram, facilitando assim a análise. Ao fazer a demonstração do exercício, é necessário incluir a indicação dos valores que correspondem aos balanços do exercício anterior.

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados foi instituído pela Lei 4.923, de 1965, e é usado pelo Ministério do Trabalho para controlar as contratações e demissões feitas dentro da CLT nas empresas. Sua não entrega exige justificativa e implica pagamento de multa.

CNPJ

Emitido pela Receita Federal do Brasil, o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica é obrigatório para as empresas. Sem ele, não é possível emitir notas fiscais. O CNPJ é identificado por um número único, mas que engloba várias informações, tais como:

  • a razão social da empresa, que é seu nome de registro;
  • seu nome de fantasia, que é aquele sob o qual ela é conhecida pelo público;
  • seu endereço de funcionamento;
  • sua data de abertura;
  • a descrição de sua atividade econômica, dada pela Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE);
  • sua natureza jurídica, que informa se é um órgão público, uma associação ou uma sociedade, por exemplo;
  • sua situação cadastral junto à Receita Federal;
  • outros dados de interesse da administração pública.

Contabilidade

A contabilidade, metodologia que controla o patrimônio e gerencia os negócios, é obrigatória para todas as pessoas jurídicas. Com ela, a empresa tem condições de conhecer o valor de seus ativos e passivos, acompanhando e agindo para otimizar receitas, custos e despesas. É por ela que também se tornam conhecidas a rentabilidade e a lucratividade do negócio, bem como a produtividade da mão de obra.

Contribuições

As contribuições sindical, confederativa, assistencial e associativa são obrigações devidas ao sindicato ou ao sistema confederativo sindical da categoria.

DACON

O Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais abrange dados sobre:

  • apuração da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) não cumulativa;
  • contribuição para o PIS/PASEP não cumulativa;
  • contribuição para o PIS/PASEP com base na folha de salários;
  • regime cumulativo do PIS e da COFINS.

Estatuto ou contrato social

O contrato social é usado pela maior parte das sociedades. Como exceção, temos as entidades sem fins lucrativos e as sociedades em ações, que usam o estatuto social. Funcionando como certidões de nascimento das pessoas jurídicas, esses documentos são obrigatórios.

Folha de pagamento

Desde que a empresa possua funcionários, a folha de pagamento é obrigatória. Ela deve discriminar o nome do funcionário, seu salário e os descontos, além de outras informações relevantes.

Guias

Usadas para comprovar o cumprimento de obrigações junto à Receita Federal e à Previdência Social, as guias obrigatórias são:

  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP).

Imposto retido na fonte

Toda pessoa jurídica é obrigada a reter o Imposto de Renda devido por seus colaboradores antes mesmo do pagamento do salário quando a remuneração estiver acima da prevista para isenção. Isso de acordo, claro, com os termos estabelecidos pelo regulamento do Imposto de Renda. A empresa calcula o imposto devido, retendo-o e o repassando aos cofres públicos.

Informes de rendimentos

Quando a empresa reteve Imposto de Renda na fonte de seus colaboradores, ela precisa fornecer anualmente o informe de rendimentos da pessoa, seja ela física ou jurídica. Só assim é possível fazer a Declaração Anual do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) com os valores exatos.

Inscrições municipal e estadual

A inscrição municipal é obrigatória para prestadoras de serviço. Obtida junto à prefeitura, corresponde ao alvará de funcionamento — mas também pode ser conhecida como Cadastro Mobiliário, Cadastro do Contribuinte Mobiliário e assim por diante. Nesse caso, a inscrição está diretamente ligada à retenção do Imposto Sobre Serviços (ISS). Já as empresas da indústria ou do comércio devem se cadastrar na Secretaria de Fazenda estadual, estando a inscrição atrelada ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Livros

Toda empresa deve manter um registro de suas atividades em um conjunto de livros, sendo que alguns deles estão englobados no SPED fiscal, facilitando sua entrega. São alguns dos principais:

  • Livro Diário: registra as operações do cotidiano da empresa;
  • Livro Razão: demonstra a movimentação analítica das contas do balanço e escrituradas no diário;
  • Livro de Inspeção do Trabalho: é obrigatório para a fiscalização do Ministério do Trabalho e das leis trabalhistas;
  • Livro Registro de Empregados: deve ser mantido por todas as pessoas jurídicas que possuem funcionários, podendo ser substituído por fichas;
  • Livro Registro de Inventário: registra todas as mercadorias em estoque, de acordo com o levantamento do balanço da empresa.

Normas regulamentadoras do MT

Existem 2 normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho que devem ser cumpridas por todos os empregadores:

Norma Regulamentadora 7

Estipula que, ao admitir empregados, a instituição deve elaborar e implementar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), com o objetivo de preservar a saúde dos trabalhadores.

Norma Regulamentadora 9

A NR 9 obriga os empregadores e as instituições a elaborar e implementar o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), que tem como finalidade garantir a saúde e a integridade dos trabalhadores por meio da antecipação e do controle dos riscos.

Publicações obrigatórias nas LTDAs

Em alguns casos específicos, as sociedades limitadas são obrigadas a publicar as atas de assembleia dos sócios ou de reuniões. Alguns exemplos de casos em que existe essa exigência são:

  • redução de capital;
  • dissolução da sociedade;
  • extinção da sociedade;
  • incorporação, fusão ou cisão da sociedade.

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais está ligada à contratação de funcionários, controlando as atividades trabalhistas no país. Só é dispensada para os empreendedores individuais. Portanto, a relação deve ser entregue pelas empresas mesmo quando não há nenhuma contratação. A declaração das contratações ocorridas ao longo do exercício pode ser enviada pelo site do Ministério do Trabalho. Em caso de atraso, a multa é calculada a partir dos dias de atraso e da quantidade de empregados omitidos. 

obrigações fiscais

Clique no infográfico para realizar o download!

Como tornar o processo de gestão fiscal mais eficiente?

Tudo bem que monitorar as exigências que citamos é fundamental, mas o trabalho não para por aí! Há uma série de cuidados e de estratégias que você pode adotar para garantir uma gestão fiscal eficiente, evitando ter problemas junto ao fisco e sofrer multas ou sanções. A seguir, listamos algumas das principais. Acompanhe!

Escolha adequadamente o regime tributário

Para definir qual é o regime mais adequado para sua empresa, leve em consideração a margem de lucro, os possíveis créditos tributários e a carga burocrática. Entenda melhor!

A margem de lucro

O Lucro Presumido pode ser benéfico para um empreendimento que opera com uma margem maior que aquelas definidas por lei para tributação nesse regime. Para não ficar com dúvida, confira algumas possibilidades:

  • uma empresa que exerce atividades imobiliárias e tem lucratividade de 10% tem vantagens se escolher o Lucro Presumido, pois, nele, a presunção de lucro é menor — de apenas 8%;
  • um empreendimento de serviços de engenharia que tem lucro de 20% não obtém benefícios nesse regime, que presume lucro de 32%. Nesse caso, portanto, é mais vantajoso optar pelo Lucro Real.

Os possíveis créditos tributários

Os créditos oriundos do Programa de Integração Social (PIS) e da Contribuição ao Financiamento da Seguridade Social (COFINS) também pesam sobre a escolha do regime tributário. Quando não houver diferença considerável entre os percentuais presumidos e o lucro efetivo, o Lucro Real pode ser benéfico, visto que os valores de PIS e COFINS são reduzidos, embora IRPJ e CSLL ocorram sem diferença.

A carga burocrática

No Lucro Real, a quantidade de obrigações acessórias (notas fiscais, guias de recolhimento de tributos, escrituração, demonstrações e assim por diante) é sempre maior. Assim, pode haver demanda por um ou mais funcionários extras ou até por maiores honorários contábeis. Nesse caso, é bom fazer uma comparação entre as possibilidades levando em conta os custos indiretos da escolha. Pode ser que, no fim das contas, haja apenas aumento de burocracia por uma economia que nem vale a pena!

Mesmo considerando esses fatores, é importante rever o enquadramento ao final de cada exercício, quando a legislação admite a troca de regime. Faz parte de um planejamento tributário estratégico avaliar os resultados anteriores, fazendo simulações e comparativos para escolher o melhor enquadramento possível. Essa é uma forma de tornar qualquer negócio mais inteligente!

Faça um planejamento fiscal eficiente

Conseguir realizar um planejamento fiscal exige mais que analisar e definir o melhor regime tributário. Ele engloba analisar a situação fiscal da empresa e sanar possíveis problemas, além de se planejar para que eles não voltem a ocorrer. No fechamento mensal dos resultados, além de recolher as alíquotas e taxas devidas em todas as operações, a empresa ainda deve fazer uma reserva sobre seus lucros, gerando um saldo de segurança para:

  • pagamento de 13º salário e férias dos funcionários;
  • atendimento a possíveis demandas trabalhistas ou judiciais, de forma geral;
  • distribuição de lucros e acordos coletivos de trabalho;
  • custos burocráticos de toda a demanda fiscal, como renovação de documentos, por exemplo.

Assim, não há peso sobre nenhum período específico, pois os gastos já estão previstos e aqueles inesperados são diluídos durante todo o exercício.

Defina processos e diretrizes para o setor fiscal

Para colocar um planejamento em prática, é fundamental estabelecer diretrizes para o setor fiscal, definindo processos (preferencialmente automatizados) e organização hierárquica. Estabeleça prazos para o cálculo das obrigações e dos créditos tributários depois do encerramento mensal. Assim, não há riscos de sofrer com multas ou perda de valores dedutíveis. Com isso, reduz-se o perigo de falhas de cálculo e necessidade de retrabalhos, o que é comum quando são feitas apurações em cima da hora.

Promova treinamentos periódicos para a equipe

Atualizar o time a respeito de mudanças na legislação e corrigir erros de processos são motivos mais que suficientes para promover treinamentos periódicos. Dessa forma, você equipara o conhecimento de todos (inclusive de funcionários recém-contratados) e tem a oportunidade de dar e receber feedbacks sobre os processos do setor.

Use sistemas e aplicativos para facilitar as rotinas

Quanto mais completo for o sistema usado pela empresa, mais eficiente será sua gestão fiscal. Os softwares e aplicativos reduzem o risco de erros cometidos nos processos manuais. Ferramentas que incluam a coleta e o envio de informações evitam também a perda de prazos e garantem a organização dos documentos mais importantes. E tem mais: soluções de mobilidade ampliam a atuação do seu time para além dos escritórios, flexibilizando a atualização das informações.

Realize auditorias e contrate consultores

As auditorias fiscais certificam a regularidade e a conformidade dos processos e das diretrizes estabelecidas, assegurando o compliance fiscal. Com isso, é possível garantir que tudo está sendo feito de acordo com o previsto. Consultores externos trazem expertise e uma visão oxigenada sobre as atividades, podendo chegar sugerir melhores práticas e renovação dos processos. Esses profissionais também conseguem ver desvios e problemas que, internamente, muitas vezes passam despercebidos.

A gestão fiscal jamais pode ser ignorada. Aliás, pelo contrário: ela deve sempre ser usada de forma estratégica. Dessa forma, você fica em dia com as obrigações fiscais e ainda evita pagar mais impostos do que deveria!

Cumprir as obrigações fiscais corretamente pode garantir a sustentabilidade da empresa no longo prazo. Não esqueça que contar com a inovação é sempre um caminho para redução de custos e otimização das suas rotinas! Aproveite para entender a vantagem competitiva trazida pela tecnologia!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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