Gestão de Negócios

5 ferramentas que possibilitam a execução de trabalho remoto

Escrito por SONDA

O trabalho remoto tem sido adotado por muitas empresas como forma de eliminar gastos e tornar as rotinas operacionais mais flexíveis. O detalhe é que, para ser executado da melhor maneira possível, o negócio deve usar ferramentas que se adaptem facilmente a um fluxo de trabalho com alta mobilidade. Assim, todos podem atuar sem precisar lidar com falhas e erros no meio de processos críticos.

Que tal conhecer agora mesmo 5 ferramentas para manter uma política de trabalho remoto de alta performance? Então acompanhe nosso post de hoje!

1. Serviços de cloud storage

Durante sua rotina de trabalho remoto, os profissionais podem precisar acessar arquivos que não estão disponíveis em seu dispositivo. O que fazer? Para solucionar essa demanda, a empresa deve contar com uma solução que disponibilize documentos pela internet a todos os colaboradores que atuam longe do ambiente corporativo.

Esse é justamente o papel dos serviços de cloud storage, que usam infraestruturas de computação em nuvem para que usuários consigam sincronizar dados entre diferentes aparelhos. Seja em um aplicativo mobile ou por meio de um browser, essa ferramenta mantém disponíveis as versões mais recentes dos arquivos, independentemente do momento ou do lugar de acesso.

Contando com serviços de cloud storage, portanto, quem atua em um regime de trabalho remoto não tem dificuldade para visualizar ou editar a versão mais recente de um documento elaborado em um projeto ou processo interno.

E o uso dessas soluções também beneficia companhias que não possuem esse tipo de política operacional! Sendo capaz de editar um arquivo a partir de qualquer local, um profissional pode verificar planilhas e documentos de texto pelo celular, antes de uma reunião marcada no local de trabalho de um cliente, por exemplo.

2. Recursos de edição colaborativa de documentos

A execução de projetos ou atividades que exigem pessoas trabalhando lado a lado não precisa ser interrompida diante de um regime de trabalho remoto. Aliás, muito pelo contrário! Com o auxílio da tecnologia, essa forma de execução de processos pode ser integrada a rotinas com maior mobilidade sem que ocorram prejuízos para a empresa no dia a dia.

Uma das maneiras de conseguir manter times trabalhando remotamente sem que a integração entre equipes seja prejudicada é investindo em soluções de elaboração colaborativa de documentos. Esse tipo de ferramenta permite que diversos profissionais sejam capazes de, por meio da internet, criar documentos simultaneamente, todos em uma única janela.

Em alguns aplicativos existe até uma janela de chat que dá a todos os envolvidos a oportunidade de discutir em tempo real o que está sendo desenvolvido ali. Com isso, as chances de o resultado final sair de acordo com as expectativas se tornam muito maiores! Isso sem contar que, com as sugestões sendo feitas de uma forma mais simples e direta, o prazo para a entrega é reduzido, agregando ainda mais valor ao projeto.

3. Programas de teleconferência

Seja qual for o porte ou a área de atuação, é fato: uma empresa promove ou participa de reuniões diariamente. Seja para definir estratégias de trabalho, acertar as etapas de um projeto ou alinhar expectativas com clientes e parceiros comerciais, esses encontros possuem um papel de destaque na rotina de qualquer negócio. E, graças à tecnologia, uma política de trabalho remoto já não é mais impedimento para lidar com esse ponto.

Nada de grandes deslocamentos para que um colaborador consiga participar de uma reunião! Os programas de videoconferência são ideais para o negócio manter reuniões ativas sem que a rotina de trabalho remoto interfira nesse contato. E o melhor: esse tipo de ferramenta exige um investimento baixo por parte do negócio! Basta uma conexão à internet, uma webcam e um microfone.

Como consequência, o fato de um colaborador não estar presente no ambiente de trabalho deixa de causar qualquer tipo de impacto até quando se trata da realização de reuniões de projetos. Com essa ajuda, portanto, a companhia consegue se manter totalmente operacional sem, para isso, exigir a presença de todos no mesmo ambiente.

4. Serviços de mensagens instantâneas

A rotina de trabalho remoto não precisa aumentar os custos de comunicação entre os profissionais e a empresa. Usando as soluções certas, o negócio evita a ampliação de gastos com telefonia ao mesmo tempo em que permite que a comunicação entre profissionais seja feita de uma forma mais inovadora e ágil.

Já existe no mercado atual uma grande quantidade de aplicações para envio de mensagens instantâneas que são diferenciadas por seus recursos e por sua compatibilidade com determinadas plataformas. A propósito, muitas soluções que são voltadas para o ambiente corporativo podem ser usadas gratuitamente!

Os recursos também são bastante variados. Grande parte dos aplicativos já permite a criação de grupos, o envio de mensagens de voz, bem como o compartilhamento de vídeos e arquivos. Além disso, algumas soluções possuem funções para a realização de chamadas de áudio e vídeo em grupo nativamente, ampliando o retorno obtido com a implementação da ferramenta.

Para evitar que dados sejam capturados por terceiros, todas essas aplicações possuem algum tipo de criptografia implementada. De toda forma, para que o negócio garanta um nível maior de segurança e privacidade, o ideal é escolher soluções com criptografia de ponta a ponta.

Ainda nesse tópico, vale citar os aplicativos que são desenvolvidos com foco em ambientes corporativos ágeis e modernos. A diferença é que esse tipo de ferramenta normalmente possui mecanismos para a integração com outros serviços — como aplicações de cloud storage. Assim, o compartilhamento de informações é feito com menos cliques e em prazos menores!

5. Programas de gestão de tarefas

A distribuição de tarefas não pode ser afetada pelo regime de trabalho remoto. Com a ajuda da tecnologia, a empresa consegue distribuir e acompanhar a evolução de diversas rotinas sem que os profissionais tenham que estar presencialmente no local de trabalho. Isso é feito por meio de um aplicativo de distribuição de tarefas que pode ser usado por vários grupos e simplifica a maneira como rotinas são passadas para cada time.

Os programas de distribuição e gestão de atividades usam filosofias diferentes para facilitar o acompanhamento das rotinas do negócio. Alguns são inspirados, por exemplo, na metodologia Kanban. Assim, gestores podem incorporar a maneira como esse método de trabalho distribui tarefas a uma solução digital, integrada na nuvem, para manter um acompanhamento preciso dos processos internos.

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Sobre o autor

SONDA

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