Gestão de Negócios

5 dicas para focar no core business e ser menos burocrático

Escrito por SONDA

Todo profissional sabe da importância do foco para realizar suas atividades com o menor número possível de distrações e, assim, alcançar resultados cada vez melhores em menos tempo. Mas você sabia que empresas também precisam ter foco? Por acaso, já ouviu falar na importância de focar no core business?

Estamos falando do coração do negócio, aquela atividade para a qual o empreendimento foi criado. Um frigorífico, por exemplo, deve focar a venda de carne, enquanto uma empresa de TI deve se voltar para o desenvolvimento de soluções tecnológicas, e assim por diante.

O detalhe é que toda empresa apresenta certo grau de complexidade, sendo preciso lidar com outras diversas atividades — como declarações fiscais, balanços financeiros e marketing. Embora esses complementos sejam muito importantes, entenda desde já: eles são uma espécie de apoio para a atividade principal.

Neste post, vamos mostrar como realmente colocar sua atenção e seus esforços a favor do aprimoramento do core business sem, no entanto, descuidar das atividades auxiliares. Ficou interessado? Pronto para focar no core business? Então, continue lendo!

Como focar no core business?

1. Reconheça o core business

Pode parecer contraditório, mas nem sempre é fácil precisar qual é o core business de uma empresa — em especial, se ela atua em diferentes frentes, ainda que seja em uma única área. Empresas de TI, por exemplo, podem trabalhar na instalação de redes tradicionais, na gestão de serviços na nuvem ou, simplesmente, na manutenção de infraestruturas corporativas.

Em meio a tudo isso, a empresa precisa saber o que realmente traz a maior parte de suas receitas, atrai novos clientes e está diretamente ligado ao nome da marca. Os gestores poderão se perguntar:

  • quais clientes ou parcerias trazem mais lucros?
  • em que áreas temos o potencial de trazer mais inovação ao mercado?
  • que produtos ou serviços apresentam uma atuação crítica no mercado ou não estão sendo bem aproveitados?
  • quais os meus canais de venda?

As respostas para essas perguntas vão ajudar a empresa a definir o coração do negócio para passar a concentrar esforços em seu crescimento ou, no mínimo, em sua manutenção.

Mas atenção: isso não significa que a empresa deixará de diversificar suas ações! Lembre-se, porém, de que não é recomendável colocar todos os ovos em uma única cesta.

Além disso, existem setores que são claramente de apoio. O foco da sua empresa não é captar crédito em bancos ou declarar e pagar impostos, certo? Por isso, os esforços nesse sentido nunca devem se sobrepor ao grau de investimento de recursos e tempo dedicado ao core business. Por isso, não tenha medo e estabeleça limites para não perder o foco.

Manter o foco não é limitar o crescimento

Muitas empresas podem concluir que o crescimento significa ampliar horizontes, por abraçar diversos segmentos, mercados e clientes. Mas isso nem sempre dá certo. Por outro lado, focar aquilo que é a atividade principal do negócio não quer dizer que a empresa vai fechar os olhos para as oportunidades que possam surgir.

Por exemplo, muitos empreendedores veem oportunidades para expandir a empresa no ambiente virtual por meio de plataformas e-commerce. Outros buscam complementar suas ofertas com produtos e serviços que estão relacionados ao core business. Dessa forma, mesmo mantendo o foco, é possível potencializar a expansão do empreendimento.

A seguir, vamos mostrar que é possível dedicar atenção ao cerne do negócio sem perder o apoio necessário de outras áreas. Fique de olho!

2. Terceirize o que não é central

Agora que você definiu mais claramente qual é o seu core business, também vai ficar mais fácil perceber quais são as áreas de apoio. A delimitação do que é o foco e o que não é permite visualizar com mais clareza o que não deve se tornar o alvo da atenção dos gestores da empresa.

Tais atividades podem, portanto, ser terceirizadas sem causar prejuízos para a estrutura corporativa. Bons exemplos de setores que podem ser conduzidos via contratos de outsourcing são:

  • contabilidade;
  • TI;
  • limpeza e conservação;
  • segurança;
  • jurídico;
  • comunicação e marketing.

Vantagens da terceirização de serviços

As vantagens da terceirização são diversas e contribuem fortemente para que os gestores se concentrem no que é mais importante no negócio. Os principais benefícios estratégicos são:

  • a responsabilidade relativa à prestação de serviços, já que gerenciar, recrutar, admitir, treinar e acompanhar a mão de obra são tarefas que ficam por conta da fornecedora e, por isso, reduzem-se os custos com a folha de pagamentos e treinamentos;
  • a empresa tem a oportunidade de contar com profissionais especialistas nas áreas em que atuam;
  • os custos em relação aos serviços de apoio ficam mais previsíveis;
  • dispensa a empresa de lidar com trâmites jurídicos relacionados aos serviços.

A relação entre empresa contratante e terceirizada deve ser fluida, com canais de comunicação abertos e a definição clara do nível de qualidade esperado nas entregas. Assim, o negócio consegue manter a integridade da sua estrutura organizacional sem tirar os olhos do core business.

3. Invista em tecnologia

Pode acreditar: grande parte do tempo dos funcionários e gestores é perdida com atividades meramente burocráticas, como o preenchimento de relatórios repetitivos, a captação de grande volume de dados e até mesmo a aferição de métricas e a elaboração de gráficos. É muita burocracia e pouco foco no coração do negócio, não concorda?

A boa notícia é que a tecnologia está disponível para resolver essas tarefas repetitivas e morosas enquanto sua equipe cuida do que realmente interessa. Sistemas de gestão empresarial (conhecidos pela sigla inglesa ERP) ajudam a empresa a aumentar a integração entre diversos setores, além de transformar dados em informações de qualidade, tudo de maneira automática!

Assim, os gestores já recebem relatórios precisos tanto sobre áreas de apoio como sobre o próprio core business, com rapidez e segurança. Assim, a tomada de decisões com foco em resultados expressivos é facilitada ao máximo.

Há outras ferramentas digitais que também diminuem a burocracia do dia a dia, como a digitalização de documentos, os softwares para o gerenciamento de projetos e até plataformas automatizadas para a análise de marketing. Mais adiante, nos aprofundaremos mais nessas tecnologias e em como elas podem ajudá-lo a focar no core business.

O importante é que sua empresa use soluções que consigam resolver várias atividades de maneira autônoma, deixando os funcionários focados no core business.

4. Reveja processos

Parte dos esforços dedicados ao core business pode estar se perdendo em processos lentos e burocráticos. Afinal, quando um colaborador ou um setor inteiro precisa cumprir passos longos ou complicados demais para entregar sua demanda, pode desconfiar, pois, certamente, há algo que precisa ser corrigido.

Para chegar ao diagnóstico do que precisa ser acertado, procure avaliar cada processo em relação ao seu tempo de execução, à quantidade de profissionais envolvidos e à influência dessa ação em outros processos, levando em conta ainda se as diretrizes atuais estão gerando a produtividade esperada.

É importante que essa etapa de reavaliação de processos seja realizada de forma horizontal, envolvendo lideranças e funcionários diretamente envolvidos no cumprimento de determinada tarefa. Assim, fica mais fácil entender quais determinações atravancam uma resolução e, portanto, precisam ser remodeladas ou simplesmente eliminadas.

5. Esclareça funções

Não é apenas a falta de planejamento de processos que tira o foco do core business. Profissionais com funções em excesso ou em dúvida sobre suas reais responsabilidades também acabam perdendo a atenção no trabalho produtivo e se dedicando a realizar tarefas que, no fim das contas, não são tão importantes assim.

Por isso, é essencial que a empresa tenha um organograma claro, que disponha a hierarquia organizacional e as funções reais de cada posto. Dessa forma, cada um entende o que é de sua responsabilidade, que procedimentos e autorizações devem cumprir e, ainda, como o resultado dos seus esforços ajuda não só no trabalho do colega, como também nos resultados de toda a empresa ao fim do processo.

Também é importante que o negócio entenda que funcionários mais qualificados conseguem entregar resultados de forma mais rápida e precisa. Por esse motivo, o investimento em treinamentos de pessoal é uma aplicação na saúde do coração do negócio.

Que ferramentas podem ser usadas?

Para que sua empresa seja menos burocrática, é indispensável contar com ferramentas que agilizem e facilitem a rotina dos colaboradores. Por isso, separamos 5 sistemas ou softwares que cumprem muito bem essa tarefa.

1. Sistema de gestão

O sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que integra todos os registros e dados do negócio em uma única plataforma gerencial. Dessa maneira, todas informações ficam facilmente acessíveis ao gestor e aos colaboradores.

Usar um ERP significa simplificar boa parte da burocracia com que a empresa precisa lidar. Entre as principais vantagens de se usar esse sistema, podemos destacar:

Redução de erros

O ERP acolhe todos os processos da empresa. Assim, é possível fazer uma análise completa, desde as tarefas realizadas no estoque, passando pela área fiscal, até o setor de vendas. Tudo isso evita desperdício de dinheiro e identifica processos redundantes e gargalos que poderiam tornar a produção mais onerosa.

Padronização de processos

Para integrar os registros de todos os setores do negócio, os processos precisam ser padronizados. Essa padronização resulta em um sistema mais seguro, permite uma análise mais detalhada e um fluxo de atividades muito mais fluido.

Maior controle e planejamento mais eficiente

Ao digitalizar todos os registros em um sistema ERP, os gestores passam a contar com diversas ferramentas que contribuem para um planejamento mais eficiente. Assim, eles conseguem gerenciar de modo mais minucioso cada etapa do ciclo de produção.

Por exemplo, o software emite relatórios gerenciais por meio de dashboards que dão uma visão mais ampla de todo o negócio. É possível então mensurar os resultados por meio de indicadores de desempenho (KPIs). Essas informações serão muito valiosas para planejar a produção e sugerir aperfeiçoamentos.

Maior agilidade

Por meio do sistema ERP, processos demorados, manuais e burocráticos são automatizados e modernizados. Sendo assim, um software de gestão se torna uma das principais implementações para você desburocratizar processos e focar no core business.

2. Analytics

O Google Analytics é uma ferramenta muito eficiente para monitorar campanhas de marketing realizadas em mídias sociais, como sites, blogs e plataformas de e-commerce. Por meio dele, é possível acompanhar todo o tráfego das suas páginas, o perfil dos visitantes e outros dados relevantes sobre a navegação que ajudam a identificar tendências e comportamentos. São informações indispensáveis para nortear suas estratégias de relacionamento com seu público.

3. Big Data

A gestão baseada em dados (ou data-driven) é uma grande tendência no setor corporativo. Afinal, o montante de informações produzidas e coletadas pelas empresas é um ativo importante para compreender o mercado, conhecer melhor os usuários e implementar estratégias que alcancem o público de modo mais efetivo.

Além disso, fazer uso do Big Data automatiza diversas tarefas internas e etapas ligadas ao relacionamento com o cliente. Por exemplo, você poderia permitir que o usuário realize o cadastro no seu site por meio da importação de informações das redes sociais, como o Facebook. Apenas alguns cliques já agilizariam um processo que poderia desanimar ou afastar o usuário do seu negócio.

4. Trello

Cada vez mais, colaboradores e gestores precisam trabalhar de modo colaborativo, delegando funções e monitorando o fluxo de tarefas. É aí que entra o Trello. Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseado no sistema Kanban. Ele organiza as informações em quadros, listas e cartões. O visual fica muito semelhante a um painel com post-its.

Nesse sentido, os cartões podem ser “arrastados” entre as listas para controlar as etapas do ciclo produtivo. Além disso, estão disponíveis recursos para atribuição de tarefas a membros das equipes, controle de acesso, etiquetas e outras funções de automação.

Ao trabalhar de forma tão colaborativa e dinâmica, a empresa consegue economizar recursos, focar no core business, dar autonomia aos seus colaboradores e reduzir significativamente a quantidade de processos burocráticos na rotina do negócio.

5. Digitalização de documentos

Todas as ferramentas eletrônicas que podem otimizar os processos de uma companhia lidam com arquivos digitais. Aquele cenário de um ambiente corporativo repleto de pilhas de papéis, pastas e armários cheios de documentos tem se tornado antiquado. Afinal, documentos impressos são mais difíceis e caros para serem gerenciados, demandam mais tempo, ocupam mais espaço e estão mais vulneráveis a perdas e ao desgaste.

Por outro lado, ao digitalizar os registros, a empresa garante que seus arquivos estejam sempre disponíveis, facilita o gerenciamento e a busca, e reduz drasticamente a burocracia, especialmente se estiverem armazenados na nuvem. Por exemplo, a entrega de um documento impresso e que precisaria contar com os serviços de uma transportadora pode ser feita digitalmente em alguns segundos por e-mail.

Não tem jeito, toda empresa precisa lidar com a burocracia e com inúmeros processos que não estão diretamente ligados ao seu core business. Mas isso não pode fazer com que os gestores tirem o foco do que é mais importante para o negócio.

Ao utilizar as ferramentas certas e implementar as melhores práticas, temos certeza que você conseguirá concentrar seus esforços em estratégias que farão sua empresa crescer ainda mais! Viu como é importante focar no core business para garantir resultados efetivos?

Outra dica para você aprimorar sua gestão é basear suas estratégias em dados. Confira 7 motivos para fazer isso!

Sobre o autor

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A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.