Gestão de Negócios

4 ferramentas que ajudam a gerenciar projetos colaborativos

Escrito por SONDA

Durante a execução de projetos colaborativos, o ideal é que a empresa adote algumas estratégias para tornar o fluxo de trabalho mais eficaz. O foco deve estar na diminuição de prazos, na redução de custos e na maximização do retorno sobre o investimento feito.

Nesse sentido, a tecnologia desempenha papel de destaque, permitindo que o empreendimento mantenha uma rotina de trabalho produtiva e com baixo custo. Quer saber como isso é possível? Então conheça agora mesmo 4 ferramentas que podem ajudar (e muito) a otimizar a performance dos seus projetos colaborativos!

1. Sistemas de edição de documentos on-line

Para garantir a integração no fluxo de trabalho, é crucial que a empresa invista em soluções que permitam a edição colaborativa de documentos. Anote aí: esse tipo de recurso gera um impacto enorme em setores que lidam diariamente com um grande número de planilhas, apresentações de slides e documentos de texto.

Se até há alguns anos era necessário ter várias pessoas lado a lado para editar um documento em conjunto, hoje, com o auxílio da computação em nuvem, essa atividade passou a ser extremamente simples. Agora basta que os profissionais tenham uma conexão web para conseguir manipular arquivos conversando entre si e avaliando as mudanças em tempo real.

Vale ressaltar que a edição de arquivos on-line pode ser feita de diferentes maneiras. Há, por exemplo, aquelas ferramentas que permitem que o usuário envie e receba documentos para revisão, adicionando comentários e fazendo alterações conforme julgar necessário. Uma vez que o processo é finalizado, o dono do arquivo recebe uma notificação para visualizar as mudanças, validá-las e concluir a edição.

As principais suítes de aplicativos de escritório on-line do mercado também permitem a criação e a edição de arquivos em tempo real por mais de um usuário. Em geral, esse processo é feito por meio do navegador web. Em uma única janela, o time avalia a melhor forma de criar um documento e define uma estratégia em conjunto para a modificação do arquivo.

Integradas à rotina do negócio, as ferramentas de edição colaborativa tornam a criação de documentos mais simples e inovadora. Nesse cenário, a qualidade dos trabalhos colaborativos cresce continuamente, ao mesmo tempo em que as equipes têm sua produtividade otimizada. O número de revisões para cada arquivo cai bastante, diminuindo também as taxas de retrabalho.

2. Plataformas de compartilhamento de arquivos

Além de ferramentas que permitam a edição de arquivos colaborativamente, a empresa também deve contar com serviços que facilitem a troca de dados entre usuários. É o caso das ferramentas de cloud storage. Apesar de serem desenvolvidas com foco na sincronização de arquivos entre vários equipamentos, essas soluções também podem ser adotadas para que pessoas consigam enviar e receber informações com segurança.

Nesse contexto, o cloud storage se torna uma ferramenta de integração interna. Com ele, sempre que for necessário, um profissional pode compartilhar arquivos com outros setores em apenas alguns cliques. Deixam de existir, portanto, aquelas limitações impostas por servidores de e-mail, que restringem a quantidade de dados enviados a cada mensagem para maximizar a performance da aplicação.

Além disso, o dono do arquivo passa a ter controle total sobre seus dados, podendo definir regras para que apenas as pessoas certas consigam visualizar e/ou editar seus documentos. E o melhor: esses controles podem ser removidos com a mesma facilidade com que são criados, devolvendo a posse do documento a seu criador.

As soluções de cloud storage também são vistas como ferramentas de segurança digital. Isso se justifica pelo fato de eliminarem a necessidade de enviar arquivos por e-mail, bastando apenas criar uma pasta para que os devidos times tenham um ambiente próprio para compartilhar arquivos relevantes. Ao mesmo tempo, o controle sobre o acesso fica restrito a quem possui o link de compartilhamento.

Como toda solução de cloud computing, esse tipo de ferramenta abre espaço para o negócio ter um fluxo de trabalho com alta mobilidade. Assim, sempre que for necessário, os profissionais conseguirão modificar e acessar seus arquivos de trabalho com alta segurança e privacidade, estejam onde estiverem. Para tanto, basta que tenham acesso à internet!

Diante desses fatores, as soluções de cloud storage se tornaram um investimento estratégico. Afinal, elas aumentam a mobilidade das rotinas internas, reduzem os custos com armazenamento de arquivos e tornam o compartilhamento de dados mais eficaz e confiável. Com essa ajuda, os setores conseguem manter processos integrados, maximizando a aderência aos prazos do projeto colaborativo.

3. Aplicativos para gestão e distribuição de tarefas

A distribuição de tarefas pelo gestor impacta diretamente a produtividade interna e a capacidade do empreendimento em atender a demandas de clientes e parceiros comerciais. Isso sem contar que ainda influencia o número de erros que cada time comete! Diante disso, é fundamental que o negócio trace estratégias realmente eficazes para evitar falhas nesse processo.

Aí é que entram as soluções voltadas para a distribuição de tarefas, tornando essa atividade bem mais rápida e precisa. Por meio desses recursos, os gestores conseguem acompanhar de perto a evolução dos projetos colaborativos em andamento, avaliando a performance dos times para distribuir melhor as atividades entre todos, com descrições refinadas do que deve ser feito.

Existem soluções gratuitas e pagas voltadas para esse fim. Algumas funcionam apenas via web, enquanto outras são distribuídas nas principais plataformas desktop e mobile. Há quem opte por um serviço baseado em metodologias ágeis, pois isso facilita a integração da ferramenta com o ambiente interno. Por outro lado, o empreendimento pode escolher uma aplicação que tenha suporte a apps mobile e sublistas de tarefas. Cabe ao negócio, assim, definir quais funções são cruciais de acordo com seu perfil e seus objetivos.

4. Ferramentas de conversação on-line

Um dos passos mais básicos para proporcionar a integração de setores envolve a otimização dos meios de comunicação. Isso permite que novidades sejam divulgadas com rapidez, elimina gastos com reuniões e diminui o número de erros operacionais. E o melhor é que, com o auxílio da tecnologia, essa estratégia pode ser executada com simplicidade e um baixíssimo custo operacional.

Hoje em dia, o mercado conta com uma série de soluções voltadas para a integração entre times. A maioria delas está acessível sem qualquer cobrança tanto via web como em plataformas mobile e desktop, o que maximiza seu custo-benefício.

O uso de soluções para a troca de mensagens e videoconferência (sejam elas locais ou na nuvem) definitivamente é algo a ser considerado. E isso é especialmente importante para os projetos colaborativos que envolvem profissionais localizados em locais diferentes. Nesses casos, as ferramentas eliminam a necessidade das pessoas se deslocarem para realizar reuniões, dar algum tipo de aviso ou receber orientações, maximizando a performance das equipes e sua integração.

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.