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Gestão de compras: como manter um controle eficiente dos pagamentos?

Escrito por SONDA

A gestão de compras costuma ser um dos pontos mais difíceis do trabalho de um diretor financeiro. Afinal, a tarefa exige um pacote completo: é preciso ter um bom relacionamento com os fornecedores, saber negociar, ter um controle rígido sobre as notas fiscais e se organizar para integrar o fornecimento à logística. Mas será que é possível facilitar esse trabalho e ainda ganhar em otimização e redução de custos? Pois vamos provar que sim!

Para entender como promover essa verdadeira revolução nos processos da sua empresa, confira as dicas que preparamos para o post de hoje!

Use a tecnologia a seu favor

Nossa primeira dica é mesmo para abrir caminho, viabilizando a prática de todas as outras da forma mais otimizada, econômica e controlada possível. É fato: hoje, a tecnologia desempenha um papel extremamente relevante na gestão de compras.

Incluir soluções tecnológicas, como softwares de gestão e processos automatizados, traz não só mais rapidez como também mais segurança, além da possibilidade de se fazer um monitoramento mais confiável de gastos e ganhos em cada transação.

É preciso entender que o mercado está mudando graças a conceitos como transformação digital e indústria 4.0. Além de desperdiçar uma oportunidade e tanto, a empresa que não abraçar a tecnologia nos próximos anos certamente ficará defasada. Nesse cenário, a perda de bons fornecedores por incapacidade de se reorganizar é bem provável.

Tenha uma carteira fixa de fornecedores

Por falar em fornecedores, já parou para pensar sobre como o relacionamento próximo é uma arma poderosa em um ambiente tão competitivo e voraz como o mercado de hoje? É esse contato entre empresa e fornecedor que cria boas oportunidades de negócio, como um desconto significativo ou uma condição especial de pagamento.

Clientes de longa data podem conseguir prazos mais rápidos de entrega ou mesmo um volume maior do que o fornecedor normalmente oferece para garantir vantagens. Por essas e outras, investir em uma carteira fixa de fornecedores costuma ser uma ótima estratégia!

Se possível, conte com o suporte de um software para gerenciar sua rotina de contatos, lembrando daqueles fabricantes mais esquecidos, sempre de olho no futuro. No fim das contas, quanto mais próximo você se tornar de seus parceiros, maior será a economia no fim de cada ano.

Automatize etapas de compra

Na prática, nem todas as etapas de compra precisam da atenção total de um diretor financeiro. Aliás, muitas delas demandam um tempo precioso, que poderia ser gasto com questões mais estratégicas. Veja quais atividades podem ser automatizadas e deixe que o sistema resolva os passos menores por você!

O sistema da empresa pode fazer um pré-pedido em um dia específico a cada mês, por exemplo, estabelecendo um primeiro contato para que o fornecedor se prepare e a entrega seja agilizada. A verificação de pagamentos feitos também pode ser automatizada para validar o orçamento mensal. Analise: do que você pode se livrar sem perder o controle?

Faça uma gestão eficiente do estoque

Para que a automatização funcione dentro de transações de fornecimento, a empresa precisa contar com uma gestão impecável do seu estoque. Aí entra, é claro, a automatização!

Estoque mínimo viável e frequência de reposição, por exemplo, são questões que podem influenciar profundamente os processos de negociação e controle de pagamentos. A solução para resolver tanto problemas de escassez como de desperdício pode estar em um sistema que monitore e gerencie esse estoque de forma automatizada.

Controle a emissão de notas fiscais

Temos aqui outro ponto relativo ao controle dos pagamentos na gestão de compras: a emissão de notas fiscais. A verdade é que não é nada raro ver empresas financeiramente perdidas por falta de registros ou simplesmente por não se organizarem o suficiente para saber tudo o que pagam.

Uma forma de se blindar desses problemas é usando a tecnologia para gerir as notas fiscais. A digitalização, por exemplo, é uma ótima forma de ter um backup de segurança desses documentos, com a possibilidade de fazer uma indexação por datas, fornecedores e condições de pagamento. Tem-se, assim, bem mais controle sobre o orçamento do negócio.

Cuide do processo logístico

Como você já deve estar cansado de saber, comprar de um fornecedor não é um processo que termina na emissão da nota fiscal. A empresa ainda tem que se preocupar com custos de entrega, organização de estoque e manuseio dos produtos internamente.

A fim de economizar com fornecedores e otimizar processos de produção, a gestão de compras passa também por um controle rígido de logística. De nada adianta, por exemplo, fazer uma compra de grande volume para ganhar um bom desconto se essa economia será desperdiçada em tempo extra para encontrar espaço para as unidades a mais.

Da negociação até o efetivo uso da mercadoria, toda compra tem que ser um processo integrado e otimizado de pagamento, logística e produção. Qualquer gargalo nesse caminho resulta em desperdícios e oportunidades perdidas.

Mantenha monitoramento constante

Mas como exatamente encontrar esses gargalos sobre os quais acabamos de falar? E como ter certeza de que seu controle de pagamento e sua gestão de compras são tão eficientes quanto podem realmente ser? A resposta aqui é uma só: monitoramento.

O que você tem que entender é que não existe validação de desempenho sem métricas definidas. Então trate de identificar quais valores são mais relevantes para sua gestão e use ferramentas de monitoramento para ter certeza de que seu potencial de negociação e seu controle financeiro estão sendo alcançados.

Deixe as planilhas de lado

Por fim, é hora de retomarmos o primeiro tópico, revisando todas essas dicas com a transformação digital em mente. Se a empresa ainda usa planilhas de Excel para controlar manualmente suas contas, é sinal de que você precisa revolucionar sua direção financeira o quanto antes.

Existem hoje diversos softwares especializados, bem como sistemas integrados e ferramentas tecnológicas que facilitam o controle de fluxo de caixa e o monitoramento de resultados. Definitivamente vale a pena investir!

A verdade é que a tecnologia não é apenas uma facilidade a mais na gestão de compras, mas uma revolução na forma de gerenciar e controlar o orçamento da empresa. Apostar em soluções tecnológicas é o primeiro passo para acabar com as contas de cabeça e colocar o financeiro na ponta do planejamento estratégico. Aí é só se preparar para testemunhar o crescimento da empresa!

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.