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Gestão fiscal: entenda a importância da automação

Escrito por SONDA

A organização de documentos fiscais no Brasil definitivamente não é uma tarefa simples. Só para você ter uma ideia, são quase 90 tributos, 170 obrigações acessórias e mais de 100 tipos de documentos fiscais diferentes! Segundo um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), ao longo de 27 anos de constituição foram editadas mais de 352 mil normas tributárias no país.

Esse excesso não apenas cansa como acaba confundindo os contribuintes, demandando tanto de pessoas físicas como de pessoas jurídicas um esforço árduo para acompanhar cada novo passo. Diante de tudo isso, até os profissionais mais capacitados na área se beneficiam de uma ajudinha para gerenciar as exigências tributárias dentro das empresas.

Pensando nisso, resolvemos preparar este post para mostrar a você como a tecnologia tem sido uma aliada indispensável na organização de documentos fiscais. Quer saber como? Então acompanhe!

Planejamento fiscal e tributário

O início de toda boa gestão fiscal pode se resumir ao planejamento tributário, que abrange o controle de pagamento de tributos de uma companhia e a análise dos meios legais para se reduzir os gastos relativos à tributação. Assim como o negócio gerencia seus departamentos de vendas, recursos humanos e estoque, é importante gerir as obrigações fiscais. E esse planejamento pode ser realizado em 2 áreas: operacional e estratégica.

Operacional

No âmbito operacional, a empresa mantém o controle básico das tributações, seguindo a escrituração das transações e pagando os impostos dentro dos prazos. Isso faz parte da rotina contábil.

Estratégica

No campo estratégico, a companhia busca se enquadrar no regime tributário mais adequado a seu perfil, aproveitando benefícios de isenções ou incentivos fiscais concedidos conforme sua localização, sua estrutura de capital, seu ramo de atuação, seu modelo de contratação de funcionários, entre outras possibilidades.

Gestão

Em todas as etapas desse planejamento, os softwares de gerenciamento são indispensáveis. Para tomar as melhores decisões estratégicas e organizar o funcionamento operacional, esses sistemas poderão prover:

  • o histórico de transações em tempo real;
  • o detalhamento das despesas operacionais;
  • o cálculo da margem de lucro;
  • as estimativas de faturamento;
  • a análise estatística dos dados.

Integração com sistemas de controle fiscal

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) da Receita Federal oficializa e padroniza as escriturações contábeis e fiscais das corporações em um formato específico de arquivo digital. Com isso, os registros de escrituração podem ser validados por meio de assinaturas eletrônicas, permitindo que seu conteúdo seja exibido e emitido eletronicamente para os órgãos responsáveis. Esse sistema engloba vários módulos, estando entre eles: eSocial, NF-e, EFD Contribuições, EFD ICMS IPI, EFD Reinf, ECD, ECF e DIME.

Por mais que não seja nada fácil para as empresas se enquadrarem às normas do SPED, vale lembrar que esse processo é obrigatório. Mais uma vez, quem lança mão de recursos tecnológicos sai na frente. Os ERPs, por exemplo, são capazes de integrar o sistema da empresa ao SPED contábil (ECD) e fiscal (EFD), sendo possível configurar o software de acordo com o perfil de negócio da empresa, adaptando-o ao regime tributário escolhido.

Organização das notas fiscais eletrônicas

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que registra todas as transações comerciais de venda de produtos e prestação de serviços. A validação da operação é feita em forma de assinatura digital pelo fisco. Os dados gerados pela NF-e são transmitidos aos órgãos responsáveis e sua autenticidade pode ser verificada pela internet, no site da SEFAZ do respectivo estado.

Assim, toda operação comercial de venda de mercadorias ou contratação de serviços vai gerar uma NF-e registrada em um arquivo no formato XML, que depende de um software específico para ser lido. Lembrando que tanto a empresa fornecedora quanto o comprador precisam guardar esse registro por no mínimo 5 anos.

Apesar de esse recurso trazer mais agilidade, segurança e economia aos processos fiscais, ele impõe um novo desafio às organizações: o controle e o armazenamento dos arquivos XMLs fiscais gerados. O que acontece é que o fornecedor precisa enviar o arquivo XML por e-mail. Caso só remeta o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), será necessário:

  • acessar o portal da NF-e;
  • digitar a chave de acesso — de 44 caracteres;
  • copiar a imagem CAPTCHA;
  • usar a certificação digital da empresa;
  • baixar o arquivo XML a ser armazenado.

Percebe como o processo é longo? Por isso é que realizar essa tarefa manualmente em grandes corporações, que possuem um alto volume de transações, é simplesmente inviável. Já sistemas integrados de gestão especializados em notas fiscais se conectam à Secretaria da Fazenda, fazendo o download automático dos arquivos XML associados ao CNPJ da empresa. Tal tecnologia traz, portanto, uma facilidade enorme para o processo.

Automação de cálculos fiscais

Em vez de calcular manualmente as alíquotas que recairão sobre as transações, os gestores podem usar softwares de gestão para automatizar o processo. Isso permitirá que a empresa visualize claramente os gastos tributários e avalie como esses tributos influenciam as despesas de cada departamento, aprimorando a gestão de custos do negócio.

Auxílio em consultorias e auditorias

As auditorias são essenciais para garantir a aplicação das normas fiscais pela empresa. Como tais obrigações podem se modificar com o tempo, a organização precisa estar sempre atualizada. Com todas as informações integradas em único sistema gerencial, fica fácil apurar a movimentação de valores e o cumprimento da legislação vigente. A partir dessa análise, será possível tomar medidas corretivas ou implementar estratégias que tragam benefícios fiscais ao negócio.

Gestão eficiente de estoque

O sistema de vendas pode verificar em tempo real a quantidade de produtos cadastrados no inventário da loja, o que será extremamente útil para avaliar a ausência ou o excesso de mercadorias, permitindo aos gestores manter uma gestão fiscal mais sustentável.

Agilidade nos processos fiscais

Tarefas que antes eram realizadas manual e individualmente podem ser automatizadas, integrando os diversos setores da empresa. Assim, uma compra realizada em uma plataforma e-commerce, por exemplo, pode ter todas as suas etapas integradas de modo automático. Veja só:

  • o produto é apresentado na prateleira virtual conforme disponibilidade do estoque;
  • o consumidor compra o produto;
  • a loja recebe o pedido e o sistema envia os dados para o setor financeiro;
  • o pagamento é validado automaticamente com os dados, que passam por análises de risco e são enviados à operadora do cartão ou ao respectivo banco para aprovação;
  • o cliente recebe uma mensagem de aprovação de compra;
  • após a validação do processo, o consumidor recebe um e-mail com o DANFE ou o arquivo XML da NF-e como comprovante de compra;
  • uma cópia do DANFE vai para o estoque junto às informações de cadastro do usuário para a entrega;
  • o produto é enviado à transportadora para ser entregue ao consumidor.

Com um software especializado, todas essas informações podem ser integradas, fazendo com que o processo de validação possa ser realizado autonomamente, em apenas algumas horas.

Não restam dúvidas de que, na era da informação em que vivemos, um sistema de gestão integrado é essencial para gerenciar os dados com maior eficiência e, com isso, cumprir as obrigações fiscais de modo otimizado e com custos menores. Mas e você, como espera que um software o ajude na organização de documentos fiscais? Compartilhe suas expectativas e impressões deixando um comentário!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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