Tecnologia da Informação

Mobilidade tecnológica: agilizando a comunicação dentro do negócio

Escrito por SONDA

A Tecnologia da Informação vem sofrendo rápidos avanços nas últimas décadas, especialmente no que se refere à mobilidade tecnológica e à comunicação. Com isso, até a globalização foi acelerada! Há 30 anos, quem diria que hoje teríamos smartphones com capacidade para gerar chamadas de vídeo e trocar mensagens instantâneas com a ajuda da internet? E quem imaginaria que poderíamos trabalhar em equipe sem estar todos juntos, dentro de uma mesma sala?

De fato, muita coisa mudou no universo corporativo com a adoção dessas tecnologias, sendo a otimização da comunicação um dos principais benefícios conquistados nesse contexto. Não tem como negar: tudo ficou mais ágil, eficaz e seguro. Mas você ainda tem certa dificuldade para entender como a mobilidade tecnológica efetivamente contribui para otimizar a comunicação na sua empresa? Então dedique mais alguns minutos à leitura do post de hoje!

Evolução da comunicação

Logo depois da invenção do telefone, que encurtou distâncias como nenhuma outra tecnologia da época, parecia que nada mais poderia ser feito para aproximar as pessoas e melhorar a capacidade de comunicação entre elas, certo? E isso tanto é verdade que ainda temos vários modelos de negócio baseados no contato telefônico — como o telemarketing. A partir da década de 1980, porém, quando os avanços tecnológicos passaram a ser mais frequentes, tornando-se parte do cotidiano das pessoas e empresas, presenciamos uma revolução atrás da outra.

Primeiramente, os computadores deixaram de ser desktops pesados, transformando-se em notebooks que podiam ser levados para outros lugares com facilidade. Em seguida, vieram os telefones celulares, permitindo a realização de chamadas de onde quer que se estivesse. Na sequência, veio o SMS, recurso usado até hoje por milhares de pessoas e empresas para promover uma comunicação direta. Mais recentemente, passamos a experimentar os aplicativos de troca de mensagens, como ICQ, Messenger, WhatsApp e Telegram, entre outros.

Em meio a tudo isso, a presença dos notebooks nas corporações deixou de ser luxo para se tornar uma necessidade. Da mesma forma, passou-se a adotar ferramentas ainda mais leves e flexíveis, como os tablets e smartphones, que podem ser levados a absolutamente qualquer lugar. A partir do uso em massa desses dispositivos móveis é que presenciamos uma verdadeira revolução na comunicação corporativa. Isso acontece não só pelos avanços tecnológicos que permitem que carreguemos as soluções no bolso, mas também pela capacidade de integração de sistemas, dispositivos e soluções, formando um verdadeiro centro de inteligência corporativa geograficamente disperso, mas conectado em rede.

Integração da mobilidade tecnológica

A partir de um único aparelho, qualquer pessoa pode acessar uma série de recursos que otimizam a comunicação na empresa. Aliás, já existem ERPs (Enterprise Resource Plannings) que disponibilizam todos os dados da gestão corporativa, seja por meio de aplicativos próprios ou por sites responsivos — que se adaptam a qualquer tamanho de tela. Isso quer dizer que nenhum funcionário, gestor ou diretor precisa estar presente na sede para resolver determinados processos. Hoje em dia, tudo pode ser feito on-line.

O mesmo princípio pode ser aplicado a sistemas de vendas, controles de estoque, gestão de clientes e até mesmo gestão de pessoas. Os recursos estão disponíveis na nuvem e podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo conectado à web. A maior vantagem desse tipo de integração ainda vai além: um simples smartphone pode se tornar sua central de inteligência corporativa, carregando todas as informações de que você precisa sem pesar no seu bolso. E não estamos falando apenas dos custos da inovação, mas também da quantidade de informações que podem ser acessadas — que, no caso, é ilimitada.

Um bom exemplo desse cenário é o acesso ao e-mail diretamente pelo celular. Até algum tempo atrás, era preciso sentar frente ao computador para responder às mensagens enviadas por clientes, fornecedores, parceiros de negócios e investidores. Isso sem contar quando era preciso esperar um e-mail importante: a ansiedade aumentava ainda mais por ter que ficar parado, aguardando passivamente. Agora, nada mais impede que você acesse seus e-mails onde quer que esteja. Até mesmo as companhias aéreas estão modernizando seus sistemas de comunicação para permitir acesso wi-fi dentro dos aviões!

Centralização (e descentralização) de informações

As fontes de informação estratégica para as empresas simplesmente não param de crescer. Se antes dependíamos de órgãos governamentais e institutos de pesquisa, hoje podemos monitorar dados a partir de soluções hospedadas na nuvem, que também podem ser operadas a partir de dispositivos móveis. Mas de nada adianta ter acesso a uma montanha de informações fragmentadas. É preciso fazer com que elas conversem entre si para que você tenha uma capacidade de análise maior. É isso que faz do Big Data a melhor solução de centralização de informações para uso posterior.

Para 79% das empresas, o poder de análise de dados e informações é crucial para uma tomada de decisão mais assertiva. 36% do universo corporativo admitem que o Big Data é essencial para ganhar vantagem competitiva. Desse total de empresas, 73% usam o conhecimento adquirido justamente para impulsionar suas estratégias de marketing e comunicação. Os dados são do Informe de Vigilância Tecnológica organizado pelo governo da Espanha, que traz tendências para as tecnologias móveis nos próximos anos.

O que queremos demonstrar com esses dados é que a mobilidade tecnológica pode ajudar (e muito) na nutrição de sistemas como o Big Data, para que façam seu trabalho de análise em tempo real. Ao mesmo tempo, é possível usar as informações do Big Data de maneira segmentada, a fim de atingir outros objetivos de negócio, partindo de uma consulta a um relatório específico diretamente no celular. O grande diferencial está na possibilidade de enviar e acessar esses dados por meio de dispositivos que levamos conosco diariamente — como smartphones, tablets e notebooks. Isso contribui para aumentar a produtividade de quem depende de informações consistentes para levar adiante suas atribuições.

A temporalidade da internet

Quando lidamos com dados disponíveis na internet, experimentamos uma sensação de atemporalidade. Caso não tenha muita relevância, o que é criado hoje pode se tornar efêmero. Por outro lado, dependendo do contexto em que a informação está aplicada, pode se tornar eterna. Também deixamos de pensar de forma sequencial para pensar colaborativamente, construindo soluções em tempo real. Um time geograficamente disperso pode programar softwares em conjunto, simultaneamente, assim como documentos são distribuídos para vários países ao mesmo tempo, sem a necessidade de uso dos Correios ou de qualquer outra forma física de envio que demande espera.

Essas facilidades se devem, em grande medida, pelas soluções trazidas pelas tecnologia da informação e da comunicação, que passam também por uma verdadeira mudança de paradigma: o paradigma da mobilidade. Quanto mais flexível é uma solução tecnológica (no sentido de poder ser usada em multiplataformas), mais atrativa se torna para o mercado e mais facilmente é incorporada ao dia a dia das pessoas. E as plataformas do momento são móveis justamente para acompanhar o ritmo das pessoas, ampliando os caminhos rumo a mais produtividade e eficiência.

Colaboração na nuvem

Já que entramos no assunto, vale ressaltar que as empresas vêm se beneficiando amplamente da colaboração na nuvem. O uso de softwares no modelo SaaS (Software as a Service) não só reduz custos na comunicação da empresa como contribui para integrar sistemas, informações e pessoas.

Um software de gestão de projetos pode ser acessado por todos os envolvidos, por exemplo, desde clientes até equipes de desenvolvimento, para que cada stakeholder conheça exatamente o andamento das atividades e tenha acesso a informações atualizadas sobre a iniciativa. O acompanhamento do desempenho da equipe é feito completamente on-line, por meio de dashboards de controle que apresentam todos os dados de forma concisa e visual, conferindo maior transparência aos processos e às conquistas.

Mas a colaboração na nuvem vai além do SaaS! Já existem redes sociais que servem ao propósito de intercambiar ideias e promover a inovação dentro das empresas, tudo a partir da contribuição dos funcionários. E essas plataformas são massivamente acessadas por meio dos dispositivos móveis. Os blogs corporativos e fóruns de discussão de clientes e usuários ajudam a consolidar o conhecimento organizacional e tornar a comunicação da empresa mais fluida e humana, com a participação de atores relevantes para o processo de construção de marca: os influenciadores.

Experimente acessar as redes sociais ou o fórum de discussões de empresas como a Dell. Existe uma comunidade de clientes ativos que colaboram ensinando outros clientes a resolverem seus problemas com a tecnologia. Esse tipo de ação reforça o valor da marca e atrai cada vez mais compradores. Consegue adivinhar de onde vem a maioria dos acessos? De dispositivos móveis, é claro!

A colaboração na nuvem é, mais do que nunca, o caminho para construir bons relacionamentos e potencializar os efeitos da globalização em favor da sua empresa, rompendo fronteiras e aproximando pessoas. Por mais que estejamos dispersos e isolados em um canto do mundo, podemos nos comunicar, trocar informações, enviar e receber dados, além de acessar sistemas com apenas 2 recursos: conexão à internet e um dispositivo móvel.

Escalabilidade na comunicação

Desde que o e-mail se tornou uma ferramenta de trabalho, presenciamos uma série de novas tecnologias para potencializar o alcance da comunicação das empresas. Volte 20 anos no tempo e tente se lembrar da quantidade de malas diretas que seu negócio enviava mensalmente, gastando valores extraordinários com gráficas e remessas. Hoje, a capacidade de envio de e-mails em massa é praticamente ilimitada, ainda trazendo a possibilidade de segmentar sua base de contatos para se comunicar com mais eficiência e assertividade.

Para reforçar ainda mais a escalabilidade da comunicação, temos os aplicativos móveis (como o WhatsApp e o Messenger), que já integram o mix de marketing de várias empresas — das micro às gigantes multinacionais. Além de ser uma comunicação ágil e direta, o custo de envio de mensagens por esses canais é bastante atrativo.

Obviamente, essas tecnologias podem ser usadas a partir de um desktop. Mas também podem ser acionadas por meio de dispositivos móveis, desde que seu fornecedor de serviços tenha uma plataforma responsiva. Para os contatos de WhatsApp e Messenger, por exemplo, você pode enviar mensagens diretamente do celular, sem a necessidade de incluir qualquer intermediário no processo.

Por conseguir alcançar um público cada vez maior com assertividade máxima é que a mobilidade está diretamente ligada às estratégias modernas de marketing e vendas. Mas esse público pode estar dentro da sua empresa também! Do mesmo modo que você envia e-mails, torpedos SMS e mensagens de texto, voz e vídeo para seus clientes, pode ampliar os canais de comunicação com o público interno usando os mesmos recursos. Vendedores externos, parceiros e sócios podem ser avisados de informações importantes por meio de tecnologias móveis, mais efetivas que reuniões.

E por falar em reuniões, que tal as videoconferências? Elas encurtam distâncias e podem perfeitamente ser feitas a partir de smartphones e tablets. Ferramentas como o Skype e, mais recentemente, as chamadas de vídeo do WhatsApp e Snapchat podem servir a diversos propósitos, de reuniões rápidas entre equipes fisicamente dispersas a tomadas de decisão que exigem o consentimento de mais de um gestor da empresa. Sendo preciso fazer reuniões com mais pessoas, é possível se valer de ferramentas como o YouTube Ao Vivo, transmitindo palestras ou treinamentos, por exemplo, para qualquer quantidade de espectadores. Tudo contando com a mobilidade tecnológica como principal aliada!

Aprendizagem organizacional

Fica cada vez mais evidente que as empresas precisam aprender rapidamente com as inovações tecnológicas e preparar seus colaboradores para incorporar as ferramentas que vão surgindo com o dia a dia do trabalho. Entretanto, como a rotina de cada um é diferente e as necessidades de aprendizagem também, acaba ficando difícil reunir todos no mesmo lugar para oferecer treinamentos e capacitações. Pois a mobilidade tecnológica pode ajudar também nessa questão. Treinar, capacitar e compartilhar conhecimento: tudo isso nada mais é que se comunicar. E, em termos de comunicação móvel, já temos diversos recursos de aprendizagem que podem ser acessados via dispositivos mobile.

Você pode criar uma plataforma própria de treinamentos que seja acessada por dispositivos móveis, pode desenvolver um aplicativo da empresa com essa finalidade ou aproveitar recursos que já estão no mercado — como o aplicativo Curso de Bolso, disponível para plataformas Android, Apple e Windows. É claro que existem outras possibilidades, como criar cursos por e-mail, que possam ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar pelo funcionário. Você também pode enviar pílulas de conhecimento por SMS, promover quizzes por WhatsApp para integrar a equipe, criar competições via Snapchat e assim por diante.

Aproveitar as tecnologias que já estão disponíveis pode ser o pontapé inicial para fazer com que as pessoas se envolvam com a aprendizagem organizacional. Depois, você pode ir pensando em criar algo exclusivo para sua empresa, que realmente reflita a identidade e os valores do empreendimento.

Fluxo de informações

A mobilidade tecnológica também traz agilidade para a comunicação da empresa. Já imaginou ter que esperar que cada vendedor volte à matriz para só então elaborar um relatório da visita feita ao cliente, atualizar os demais setores sobre suas responsabilidades e dar seguimento às negociações? Por incrível que pareça, são muitas empresas que ainda trabalham nesse ritmo. O problema é que esse fluxo rapidamente se transforma em uma barreira ao crescimento e à prosperidade do empreendimento. Por outro lado, quem conta com recursos móveis usufrui de várias vantagens.

Atualmente, temos sistemas de ERP e CRM totalmente on-line, o que facilita no momento de consultar e atualizar informações. Nesse contexto, um vendedor que esteja conversando com o cliente já pode realizar o cadastro em tempo real, anotar o que foi dito diretamente no sistema, enviar pedidos automaticamente para o estoque e informar o financeiro sobre as vendas. Ainda pode solicitar algum material explicativo ao marketing, gerar contratos e enviá-los por meio de um sistema de gestão documental, coletando as assinaturas digitais de todos os envolvidos e formalizando o negócio em muito menos tempo que o habitual.

Os projetos que são desenvolvidos fora do local de trabalho também podem ser atualizados rapidamente por meio de dispositivos móveis, com o devido registro de todas as informações necessárias para a correta gestão do empreendimento. É o caso do universo das construtoras, por exemplo. Nas decisões mais importantes e emergenciais, não é preciso esperar a presença de todos os diretores da empresa, bastando combinar o horário para todos se conectarem a uma ferramenta de videoconferência, dispensando os deslocamentos (que têm alto custo) e agilizando o que deve ser feito.

Aumento da disponibilidade

Já demos uma leve pincelada sobre a disponibilidade em vários momentos ao longo deste post, mas precisamos destacar essa vantagem trazida pela mobilidade tecnológica. Como você deve estar cansado de saber, os negócios não param, com as mudanças acontecendo nos momentos mais inusitados. É preciso, portanto, agir com rapidez. Nesse sentido, vale lembrar que quem está conectado a um dispositivo móvel pode ser encontrado a qualquer hora e em qualquer lugar, o que facilita bastante a gestão da empresa. Assim, um funcionário que esteja viajando ainda pode orientar seu time, responder a dúvidas e comparecer (mesmo que virtualmente) a reuniões.

A verdade é que a grande revolução não está na mobilidade em si, mas sim na conexão durante as 24 horas do dia. De fato, permanecemos conectados na maior parte do tempo. No campo dos negócios, contar com essa disponibilidade é fundamental — especialmente para quem está ligado às decisões mais importantes da empresa. Imagine que você está negociando uma parceria com uma organização japonesa, que funciona em um fuso horário completamente oposto ao seu. Estar pronto para receber um contrato às 2 horas da manhã exige estar conectado o tempo todo!

Personalização da experiência

Como não poderia deixar de ser, a mobilidade tecnológica também possibilita a personalização de todas essas experiências que acabamos de citar. O conceito de BYOD (Bring Your Own Device ou traga seu próprio dispositivo) é a maior expressão da personalização da experiência do usuário. Com esse conceito, cada pessoa adquire o dispositivo móvel que mais lhe agrada — alguns optam por smartphones, outros por iPhones e outros, ainda, por tablets. Alguns desses dispositivos são pequenos e cabem no bolso, enquanto outros são maiores e mais potentes. Há tecnologia para todos os gostos.

Quando você tem um time enorme e geograficamente disperso, atender a essa necessidade de personalização, fazendo com a que empresa adquira tais tecnologias, torna-se algo praticamente impossível. É aí que entra o BYOD. Cada funcionário, parceiro, fornecedor ou sócio pode usar seu próprio dispositivo para acessar as informações de que precisa ou enviar dados importantes. Como está acostumado com a interface do seu próprio aparelho, as chances de aumentar a eficiência de cada experiência de comunicação se tornam maiores.

Para realmente entender a importância dessa personalização, faça o seguinte exercício: pegue emprestado de alguém um smartphone que não seja da mesma marca que o seu. Se você nunca usou um iPhone, por exemplo, procure um para fazer um teste. Você verá que a interface é completamente diferente e que ações normalmente simples, como encontrar a agenda de contatos ou identificar as configurações do WhatsApp, podem se tornar bem mais difíceis do que você imagina. Agora transfira essa dificuldade para cada uma das pessoas que trabalha na sua empresa. Complica a adaptação, não concorda?

É com isso em mente que as empresas de tecnologia vêm pensando em soluções que sejam multichannel, funcionando igualmente em cada plataforma de interação. Dessa forma, você se aproveita do contexto para fomentar o uso de tais tecnologias e aproveitar as facilidades da mobilidade tecnológica sem precisar investir tanto em aquisições.

Como você pode ver, a mobilidade tecnológica está invadindo nossas vidas e se transformando em algo tão intrínseco à rotina de trabalho que, às vezes, sequer percebemos as vantagens ou mudanças de comportamento que ela traz para o ambiente corporativo.

Esperamos ter esclarecido como a mobilidade tecnológica pode influenciar positivamente nos negócios e trazer maior agilidade e eficiência para seu empreendimento. Mas atenção: ela não está sozinha! A transformação digital gera impacto em várias frentes do seu negócio. Que tal saber mais a esse respeito, aproveitando para ler sobre os 6 benefícios da transformação digital para sua empresa?

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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