Gestão de Negócios

Otimizando o controle tributário com um sistema de gestão

Escrito por SONDA

Além de todos os aspectos comerciais e gerenciais relacionados à administração do negócio, a empresa que deseja se manter competitiva no mercado deve dominar técnicas de planejamento e controle tributário, encontrando uma maneira eficiente de cumprir suas obrigações com o fisco. Tanto é assim, que essa tem sido uma preocupação constante de gestores e investidores pelo mundo afora.

Aqui no Brasil, essa preocupação se mostra ainda mais pertinente, na medida em que arcamos com uma das maiores cargas de impostos do mundo e ainda lutamos contra o excesso de burocracia que atravanca nossas instituições e causa grande prejuízo ao setor produtivo. Como se não bastasse, temos uma legislação bastante complexa e extensa em matéria de tributos, já que o país possui 27 estados e mais de 5 mil municípios, cada um com seus próprios impostos. Isso sem falar que mudanças nas regras não são nada raras, o que exige que o gestor fique sempre atento às novidades.

Uma dessas novidades é o ERP. Já ouviu falar? Quer saber como esse sistema pode otimizar o controle tributário do seu negócio? Então acompanhe já o nosso post!

Legislação

Muito mais que simplesmente pagar os impostos em dia, a lei impõe às empresas uma série de obrigações. São as chamadas obrigações tributárias acessórias, como a obrigação de emitir nota fiscal ou de guardar livros contábeis por um determinado período, por exemplo. O descumprimento dessas ordens pode gerar consequências graves para o negócio, como a imposição de multas, a impossibilidade de contratar com o poder público e até mesmo a responsabilização penal de seus administradores.

Sabendo de tudo isso, parece impossível que apenas uma máquina consiga dar conta de todas essas tarefas, certo? Pois a realidade pode surpreender. Cada vez mais, as empresas têm recorrido à Tecnologia da Informação como aliada para manter as operações dentro da legalidade, simultaneamente otimizando custos. Um recurso indispensável para essa finalidade é justamente o ERP. Acompanhe os próximos tópicos e aprenda tudo sobre ele!

Centralização

Em termos de otimização do controle tributário, um bom sistema de gestão pode fazer verdadeiros milagres para sua empresa. A sigla ERP vem do termo inglês Enterprise Resource Planning, traduzido livremente por aqui como planejamento de recurso corporativo. Trata-se de um software que centraliza as informações de todas as áreas do negócio em um único lugar, facilitando a gestão da folha de salários, das contas a pagar, de receitas a receber, de pedidos, de vendas e até do estoque, por exemplo.

A verdade é que muitos desses processos também estão relacionados ao cumprimento das obrigações fiscais da empresa, seja de forma direta (quando paga seus impostos) ou de forma indireta (quando emite uma nota fiscal, por exemplo).

Retrabalho

Um sistema de gestão integrado demanda que menos funcionários realizem entradas manuais, o que ajuda bastante a evitar erros, sobretudo em tarefas repetitivas envolvendo o lançamento de dados trocados, incompletos ou incorretos. Nesses casos, além de ser preciso providenciar a posterior correção das informações erradas, o mal-entendido pode acabar saindo caro para a empresa.

Multa

Reduzir a despesa com multas deve ser uma prioridade para qualquer empresa, não concorda? Afinal, assim como os juros e os encargos financeiros, estamos falando de um passivo que não se reverte em benefício algum. Deve, por isso, ser eliminado sempre que possível. A boa notícia é que a diminuição dessas multas surge praticamente como uma consequência da redução de erros. Pense bem: quando você trabalha com informações corretas, as chances de ser autuado pela fiscalização é muito mais baixa.

Autoconhecimento

Um sistema de gestão unificado permite que o gestor enxergue de forma mais ampla quanto exatamente a empresa está gastando com tributos. Com a precisão desse diagnóstico, ele certamente conseguirá pensar em estratégias para reduzir gastos com tributos, além de ter base para tomar melhores decisões para o futuro do negócio.

Adaptabilidade

Como já tivemos a oportunidade de comentar, as leis tributárias são frequentemente alteradas. No plano Federal, temos os chamados impostos extrafiscais, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), o Imposto sobre Exportação (IE), o Imposto sobre Importação (II) e o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF). O objetivo desses impostos é fazer com que o governo possa intervir no mercado, criando estímulos para as empresas agirem de acordo com o interesse nacional. Assim, se o governo quer aumentar suas exportações, reduz a tributação para os produtos de exportação, por exemplo.

Os estados e municípios também costumam alterar as alíquotas dos impostos de sua competência e conferir isenções fiscais para atrair empresas, gerando empregos e receita dentro de seus territórios. Mas sabia que nem todas as regras começam a valer no momento em que a lei é publicada? Algumas podem demorar 90 dias para entrar em vigor, enquanto outras só entram em vigor no ano seguinte. A grande verdade é que, em meio a tudo isso, fica muito difícil não se perder sem o auxílio da tecnologia.

Bloco K

Um bom exemplo da adaptabilidade que um ERP confere à empresa em termos tributários pode ser demonstrado com o bloco K. A partir de 2017 (ou, para algumas empresas, 2018), a lei passará a exigir uma nova obrigação acessória das empresas brasileiras: um controle de estoque eletrônico para que a Secretaria da Receita Federal consiga monitorar com precisão a produção das empresas. A realidade atual não deixa dúvidas: já não dá para cumprir as exigências fiscais sem um bom sistema de gestão. O volume diário de dados a serem transmitidos para a receita inviabiliza qualquer tipo de processo manual.

Emissão

Com um ERP, a emissão da nota fiscal eletrônica se torna um processo bem mais prático. Passa a ser possível integrar a emissão do documento a outros processos, como a própria venda e o controle de estoque. Assim, o sistema da empresa se comunica diretamente com os sistemas da Receita, repassando todas as informações necessárias, gerando o documento virtual e possibilitando a impressão do documento auxiliar.

Por fim, é importante lembrar que não são apenas as empresas que estão se modernizando. O poder público também tem feito ótimo uso da tecnologia! E se, por um lado, isso tem o efeito positivo de reduzir a sonegação, por outro, faz aumentar a pressão em cima dos negócios. Hoje, o fisco tem uma facilidade muito grande de cruzar dados de forma automatizada e encontrar inconsistências nas declarações prestadas pelos contribuintes. Por isso, o cuidado para não cair na malha fina deve ser redobrado!

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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