Gestão de Negócios

Otimizando o controle tributário com um sistema de gestão

Escrito por SONDA

Além de todos os aspectos comerciais e gerenciais relacionados à administração do negócio, a empresa que deseja se manter competitiva no mercado deve dominar técnicas de planejamento e controle tributário, encontrando uma maneira eficiente de cumprir suas obrigações com o fisco.

Tanto é assim, que essa tem sido uma preocupação constante de gestores e investidores pelo mundo afora.

Aqui no Brasil, essa preocupação se mostra ainda mais pertinente, na medida em que arcamos com uma das maiores cargas de impostos do mundo, e ainda lutamos contra o excesso de burocracia que atravanca nossas instituições e causa grande prejuízo ao setor produtivo.

Como se não bastasse, temos uma legislação bastante complexa e extensa em matéria de tributos, já que o país possui 27 estados e mais de 5 mil municípios, cada um com seus próprios impostos.

Isso sem falar que mudanças nas regras não são nada raras, o que exige que o gestor fique sempre atento às novidades.

Uma dessas novidades é o ERP. Já ouviu falar? Quer saber como esse sistema pode otimizar o controle tributário do seu negócio? Então acompanhe já o nosso post!

Legislação

Muito mais que simplesmente pagar os impostos em dia, a lei impõe às empresas uma série de obrigações. São as chamadas obrigações tributárias acessórias, como a obrigação de emitir nota fiscal ou de guardar livros contábeis por um determinado período, por exemplo.

O descumprimento dessas ordens pode gerar consequências graves para o negócio, como a imposição de multas, a impossibilidade de contratar com o poder público e, até mesmo, a responsabilização penal de seus administradores.

Sabendo de tudo isso, parece impossível que apenas uma máquina consiga dar conta de todas essas tarefas, certo? Pois, a realidade pode surpreender.

Cada vez mais, as empresas têm recorrido à Tecnologia da Informação como aliada para manter as operações dentro da legalidade, simultaneamente otimizando custos. Um recurso indispensável para essa finalidade é justamente o ERP. Acompanhe os próximos tópicos e aprenda tudo sobre ele!

Centralização

Em termos de otimização do controle tributário, um bom sistema de gestão pode fazer verdadeiros milagres para sua empresa. A sigla ERP vem do termo inglês Enterprise Resource Planning, traduzido livremente por aqui como planejamento de recurso corporativo.

Trata-se de um software que centraliza as informações de todas as áreas do negócio em um único lugar, facilitando a gestão da folha de salários, das contas a pagar, de receitas a receber, de pedidos, de vendas e até do estoque, por exemplo.

A verdade é que muitos desses processos também estão relacionados ao cumprimento das obrigações fiscais da empresa, seja de forma direta (quando paga seus impostos) ou de forma indireta (quando emite uma nota fiscal, por exemplo).

É normal que cada empresa tenha uma área responsável pelos processos fiscais, mas ela precisa se comunicar com os demais setores e, claro, com as lideranças da empresa.

O ERP, portanto, permite que o trabalho específico — como a gestão tributária, funcione com constante diálogo com os objetivos globais da empresa.

Para usarmos um exemplo simples: é possível saber se as práticas adotadas no setor tributário estão tendo um impacto positivo no lucro líquido de determinado período.

Retrabalho

Um sistema de gestão integrado demanda que menos funcionários realizem entradas manuais, o que ajuda bastante a evitar erros, sobretudo em tarefas repetitivas envolvendo o lançamento de dados trocados, incompletos ou incorretos.

Nesses casos, além de ser preciso providenciar a posterior correção das informações erradas, o mal-entendido pode sair caro para a empresa. Como o sistema de gestão corporativo faz a coleta de dados de forma automática, as chances de retrabalho diminuem drasticamente, reduzindo custos e garantindo a agilidades dos processos fiscais e contábeis.

Multa

Reduzir a despesa com multas deve ser uma prioridade para qualquer empresa, não concorda? Afinal, assim como os juros e os encargos financeiros, estamos falando de um passivo que não se reverte em benefício algum. Deve, por isso, ser eliminado sempre que possível.

A boa notícia é que a diminuição dessas multas surge praticamente como uma consequência da redução de erros. Pense bem: quando você trabalha com informações corretas, as chances de ser autuado pela fiscalização é muito mais baixa.

O histórico de informações contábeis e fiscais da empresa também passam a ser bastante acessíveis por meio do ERP.

Pois, o sistema consegue armazenar de forma constante e organizada todas as informações importantes para o negócio. Isso significa que, caso você enfrente algum problema com órgãos fiscais, é possível consultar seu próprio banco de dados, localizar os possíveis erros ou mesmo contestar uma multa baseado em dados reais.

Autoconhecimento

Um sistema de gestão unificado permite que o gestor enxergue de forma mais ampla quanto exatamente a empresa está gastando com tributos. Com a precisão desse diagnóstico, ele certamente conseguirá pensar em estratégias para reduzir gastos com impostos, além de ter base para tomar melhores decisões para o futuro do negócio.

Como falamos no último tópico, o ERP é capaz de guardar um histórico das movimentações contábeis e fiscais, tanto em servidores físicos quanto na nuvem. Isso permite que os gestores investiguem a evolução do impacto dos impostos nos negócios, comparando custos dos anos anteriores com os atuais, por exemplo.

Essa comparação ainda é feita de forma simplificada, por meio de gráficos e tabelas acessíveis por um dashboard.

Conhecer de forma qualificada o histórico fiscal da empresa, portanto, permite acompanhar a evolução da gestão, ainda que a legislação tributária mude, é possível conferir se os esforços de otimização dos controles internos vêm dando os resultados esperados.

Tudo isso baseado em métricas pré-definidas, que são atualizadas em tempo real.

Adaptabilidade

Como já tivemos a oportunidade de comentar, as leis tributárias são frequentemente alteradas. No plano Federal, temos os chamados impostos extrafiscais, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), o Imposto sobre Exportação (IE), o Imposto sobre Importação (II) e o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF).

O objetivo desses impostos é fazer com que o governo possa intervir no mercado, criando estímulos para as empresas agirem, de acordo com o interesse nacional. Assim, se o governo quer aumentar suas exportações, reduz a tributação para os produtos de exportação, por exemplo.

Os estados e municípios também costumam alterar as alíquotas dos impostos de sua competência e conferir isenções fiscais para atrair empresas, gerando empregos e receita dentro de seus territórios.

Mas, sabia que nem todas as regras começam a valer no momento em que a lei é publicada? Algumas podem demorar 90 dias para entrar em vigor, enquanto outras só entram em vigor no ano seguinte. A grande verdade é que, em meio a tudo isso, fica muito difícil não se perder sem o auxílio da tecnologia.

O ERP consegue trabalhar sempre dentro dos parâmetros legais e permite a adaptação de cálculos de impostos de forma dinâmica. Ou seja, ele entende em qual município e estado sua empresa atua e consegue aferir a quantidade de impostos a serem pagos em cada esfera.

Também vale lembrar que o ERP se adapta a cada modelo tributário. Ou seja, como o pagamento de impostos é diferente para empresa SIMPLES, de Lucro Presumido ou Real é preciso ter parâmetros diferentes de cálculo de tributos. Com o ERP, tudo isso é feito de maneira automática e fluída.

Bloco K

Um bom exemplo da adaptabilidade que um ERP confere à empresa, em termos tributários, pode ser demonstrado com o bloco K. Desde de 2017 (ou, para algumas empresas, a partir de 2018), a lei passou a exigir uma nova obrigação acessória das empresas brasileiras: um controle de estoque eletrônico para que a Secretaria da Receita Federal consiga monitorar com precisão a produção das empresas.

A realidade atual não deixa dúvidas: já não dá para cumprir as exigências fiscais sem um bom sistema de gestão. O volume diário de dados a serem transmitidos para a receita é massivo, é impossível depender de qualquer tipo de processo manual.

Emissão

Até aqui falamos de vantagens gerais do uso de um ERP, mas é preciso ficar claro que a ferramenta é um diferencial nas tarefas do dia a dia. Por exemplo, com um sistema de gestão de corporativa, a emissão da nota fiscal eletrônica se torna um processo bem mais prático. Passa a ser possível integrar a emissão do documento a outros processos, como a própria venda e o controle de estoque. Assim, o sistema da empresa se comunica diretamente com os sistemas da Receita, repassando todas as informações necessárias, gerando o documento virtual e possibilitando a impressão do documento auxiliar.

Automatização

Você já percebeu que o foco do ERP é automatizar e integrar tarefas, evitando a intervenção humana direta e possíveis problemas causadas por ela — como o retrabalho após a detecção de um número mal inserido em uma tabela.

Mas, evitar o erro humano não é única vantagem de trabalhar com processos automatizados: é possível qualificar a produtividade da sua equipe.

Os funcionários da sua empresa não precisam mais cuidar de processos morosos, repetitivos e burocráticos. Todo o tempo e esforço, portanto, é dedicado ao core business do negócio e ações realmente estratégicas com potencial de gerar diferenciais competitivos para a empresa.

Segurança da informação

Os setores contábil e fiscal trabalham com dados sensíveis, que envolvem desde informações importantes de fornecedores e clientes (como CNPJ e CPF), até números de transações e movimentações de caixas.

Garantir que esses dados não se percam ou sejam acessados indevidamente são, assim, um desafio real para as organizações.

Empresas que não utilizam sistemas de gestão tendem a utilizar planilhas eletrônicas. O problema é que esse tipo de arquivo possui pouca ou nenhuma ferramenta de proteção e podem ser acessados por usuários mal intencionados com certa facilidade.

Os sistemas ERP, por sua vez, são dotados de barreiras para garantir o acesso exclusivo de pessoas autorizadas. Entre as ferramentas de proteção estão a criptografia e protocolos de acesso seguros. É possível definir usuários e senhas que permitam acesso controlado aos dados.

Assim, a liderança do setor pode ter acesso abrangente a todos os dados, enquanto analistas ficam restritos a abrir arquivos estritamente ligados ao trabalho diário.

Além da segurança contra o acesso indevido, os ERPs também ajudam a prevenir a perda de dados. Afinal, é possível definir maneiras de backup de acordo com a política da empresa, seja utilizando um armazenamento local e físico, seja utilizando servidores baseados na nuvem que, por sua vez, possuem ferramentas de proteção próprias.

Tudo dentro da frequência estabelecida pela empresa, seja diária, semanal ou mensal.

Escalabilidade

Nós falamos que o sistema de gestão é capaz de trabalhar de acordo com o regime tributário da empresa. Isso é importante para organizações que estão em momentos de crescimento e, necessitam, por exemplo, transitar de SIMPLES Nacional para Lucro Presumido. A ferramenta, claro, adapta seus processos internos para a nova realidade, tornando a mudança menos traumática possível.

Mas os benefícios do ERP não se resumem à área fiscal. No nosso exemplo hipotético, no qual uma empresa está em crescimento, ela certamente vai precisar lidar com processos mais complexos.

Como o ERP é baseado em módulos, ele pode receber mais recursos para lidar com os novos desafios. Ou seja, caso a empresa passe a operar com uma frota interna e não terceirizada, ela é capaz de gerir os novos custos e controlar os impostos devidos ao adicionar mais um pacote ao seu sistema de gestão.

Isso não significa, no entanto, que o crescimento dos custos é proporcional ao crescimento da empresa: em geral, a curva das despesas é bem menos acentuada que a dos ganhos, tornando o próprio processo de melhoria da infraestrutura tecnológica vantajosa.

Por fim, é importante lembrar que não são apenas as empresas que estão se modernizando. O poder público também tem feito ótimo uso da tecnologia! E se, por um lado, isso tem o efeito positivo de reduzir a sonegação, por outro, faz aumentar a pressão em cima dos negócios.

Hoje, o fisco tem uma facilidade muito grande de cruzar dados de forma automatizada e encontrar inconsistências nas declarações prestadas pelos contribuintes. O cuidado para não cair na malha fina deve ser redobrado, por isso, é de suma importância que você invista em um sistema de ERP para otimizar o seu controle tributário.

Entendeu como é possível melhorar o controle tributário com um sistema de gestão? Descubra por você mesmo solicitando, por meio do nosso site, um teste gratuito do nosso ERP!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.