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Passo a passo: elaborando um planejamento estratégico em TI

Escrito por SONDA

Em poucos anos, a Tecnologia da Informação passou de um setor de apoio dentro das empresas para tomar o centro das discussões para o sucesso de qualquer negócio. Por isso é que, hoje, diretores-executivos também precisam estar preparados para elaborar um planejamento estratégico em TI eficiente.

Você ainda não sabe bem como aproveitar ao máximo as oportunidades de otimização, economia e competitividade na sua empresa? Não se preocupe! Para ajudar, preparamos aqui o passo a passo definitivo para você se planejar sem erros. Confira!

Defina o objetivo final do plano

Essa primeira etapa pode até parecer um pouco óbvia, mas acredite: é de assustar a quantidade de empresários e executivos que começam um planejamento sem ter noção exata de onde estarão quando essas mudanças forem executadas. Então saiba desde já: a TI só é eficiente quando trabalha para um objetivo específico. Você pode traçar como meta:

  • a otimização de processos;
  • a redução de custos;
  • aumento da produtividade;
  • o aumento da mobilidade;
  • o aumento da segurança;
  • o incremento da qualidade das entregas;
  • o ajuste para uma nova oportunidade de mercado.

É possível ter mais de uma meta, com conquistas de curto, médio e longo prazos. O importante aqui não é definir exatamente o ganho da empresa no futuro, mas ter um norte para o qual todas as próximas ações vão apontar.

Levante a situação atual da empresa

A verdade é que, além de olhar para o futuro, um bom gestor precisa ter uma boa noção da situação presente. Para elaborar seu planejamento estratégico em TI, portanto, você precisará fazer um levantamento tanto do sistema quanto das demandas atuais de cada departamento.

A intenção é entender onde estão os gargalos de produção, quais ferramentas já não são mais eficientes para as tarefas que executam e como está a sinergia no trabalho colaborativo entre setores.

Durante todo esse processo, tenha em mente que uma nova estratégia de TI é uma excelente oportunidade para reformular a cultura e a forma como todos os colaboradores trabalham. Então não perca essa chance!

Analise o mercado e seus concorrentes

Outra dica para acertar no seu planejamento estratégico é olhar um pouco para fora da empresa, principalmente em como os concorrentes diretos estão usando a tecnologia para ganhar vantagem em cima do seu negócio. A TI precisa ser tratada como um departamento primário em uma empresa que busca se destacar.

O exemplo de modelos bem-sucedidos hoje podem dar pistas do que a tecnologia vai proporcionar no futuro. Por isso, além dos concorrentes, vale olhar para seu próprio público e até para os hábitos de pessoas que não consomem sua marca.

No fim das contas, a velocidade com que a tecnologia está transformando a vida das pessoas não deve se transformar em um motivo para sua empresa ficar defasada, mas sim em uma oportunidade para atrair novos nichos com entregas inovadoras — o que só é possível por meio de uma TI eficiente.

Mapeie as soluções tecnológicas disponíveis

A essa altura, sabendo onde sua empresa está e para onde precisa ir, é hora de entrar na efetiva elaboração do planejamento estratégico. Mas como exatamente investir para que a TI traga os resultados esperados?

O começo desse processo é mais que conhecido por qualquer executivo: é hora de pesquisar e ir às compras! Você precisa levantar todas as soluções tecnológicas que podem trazer os resultados desejados, selecionando os melhores preços, fornecedores e condições de contrato.

Nessa fase, pode ser interessante contar com a ajuda de uma consultoria especializada para otimizar os resultados da sua pesquisa. Afinal, por mais que ferramentas mais completas e eficientes sejam importantes, são as que melhor se adaptam à rotina operacional que realmente ajudam a alcançar objetivos com rapidez, economia e qualidade.

Identifique oportunidades de terceirização

Que tal aproveitar a etapa de mapeamento das possíveis soluções para reformular completamente a forma como sua empresa lida com a tecnologia, tanto na produção quanto na entrega?

Hoje, uma TI eficiente não tem tanto a ver com sua capacidade como setor de apoio, mas com o espaço disponível para desempenhar um papel estratégico nas decisões de mercado. Para conseguir esse valor no seu planejamento, o gerente de TI precisa estar na mesa de reuniões e não em uma sala separada, lidando com problemas rotineiros.

Com isso em mente, identifique na sua cadeia produtiva e administrativa todas as tarefas e os processos que podem ser terceirizados para aliviar o peso dos profissionais de tecnologia. Além de ser uma decisão estratégica para a produtividade, essa é uma forma de dar mais flexibilidade e previsibilidade para seu investimento em TI.

Trace metas desafiadoras e alcançáveis

O segredo de um bom planejamento estratégico de qualquer natureza é encontrar o balanço entre metas muito conservadoras e metas fora da realidade. Na prática, quando a tecnologia entra na equação, definir essa linha se torna ainda mais difícil.

Anote aí: um projeto de TI precisa caminhar com um pé na inovação e o outro na eficiência. O sucesso dessa estratégia está, portanto, na sua capacidade de fazer os 2 caminharem em um ritmo rápido e constante.

Faça um planejamento completo de metas, desde suas próprias responsabilidades até a forma como os funcionários usarão as soluções contratadas. Se possível, crie programas de incentivo com recompensas para quem aproveitar as novas soluções de TI em seu máximo potencial.

Estabeleça indicadores para mensurar resultados

Agora pense bem: como você pode cobrar metas se não tem como medir resultados? Aí entram os KPIs (indicadores-chave de performance), números que indicam o sucesso de um planejamento estratégico cuidadosamente elaborado.

Não apostar em indicadores é como ter um termômetro sem escala. Você pode até saber quando está quente ou frio, mas não tem como precisar a variação de temperatura. Para não caminhar no escuro, defina logo os valores mais importantes para medir a performance de produtividade — tanto dos funcionários quanto do sistema.

E não se esqueça, claro, de estabelecer quais ferramentas vão realizar esse monitoramento e como esses dados serão calculados, além de como e quando esses relatórios serão apresentados à diretoria.

Envolva toda a empresa no planejamento

Por último, apesar dessa reformulação partir do gestor e da equipe de TI em si, ela impacta todos os departamentos da empresa. Então que tal, depois de montar esse planejamento, deixá-lo aberto para que todos os funcionários possam opinar e entender como será o processo?

Peça opiniões e leve cada uma em conta, mesmo que venha de uma pessoa sem conhecimentos específicos na área. Afinal, muitos insights inovadores costumam partir justamente de visões alheias ao processo.

Além disso, aposte no treinamento antes mesmo de o plano ser colocado em prática. O engajamento dos funcionários é uma ótima forma de ter todos devidamente preparados para aproveitar ao máximo a nova estratégia desde o primeiro dia.

Como você viu, elaborar um planejamento estratégico de TI é um processo longo, mas que não precisa ser complicado. Basta não pular etapas, saber bem por onde sua empresa está caminhando e, se possível, buscar ajuda especializada. Preparado para a missão?

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Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.