Fiscal

7 passos para a otimização de tarefas em processos fiscais

Escrito por SONDA

Não é nada difícil encontrar empresários criticando a quantidade de impostos com os quais suas empresas precisam lidar. Afinal, a carga tributária brasileira é notadamente pesada! Isso sem falar na complexidade da legislação, que acaba aumentando ainda mais os problemas com o fisco. A boa notícia é que é sim possível minimizar o problema graças à otimização fiscal!

A proposta é que a empresa tome ações administrativas e contábeis para melhorar os processos fiscais e, assim, conseguir reduzir custos, minimizar riscos e aumentar a produtividade. Pronto para otimizar seu negócio? Então siga o passo a passo que preparamos!

1. Escolha o regime tributário certo

Seja em relação à natureza do negócio ou ao porte, é fato: a diversidade das empresas exige tributações diferentes. É por isso que o governo brasileiro instituiu 4 diferentes regimes tributários que impõem leis e regras distintas para empresas diferentes. Escolher o regime certo é, assim, o primeiro passo para realizar a otimização fiscal. Confira quais são essas modalidades!

Simples Nacional

Para micro e pequenas empresas, esse regime existe justamente para simplificar o pagamento de impostos. Por isso, a tributação é feita de maneira unificada, só precisando lidar com uma guia de pagamento para honrar os compromissos fiscais.

Lucro Real

Nessa modalidade, o cálculo dos impostos é feito após a apuração de receitas, custos e despesas da empresa. Em geral, o Lucro Real é mais vantajoso para empresas em momentos pouco lucrativos ou até que venham apresentando prejuízo.

Lucro Presumido

Aqui, o cálculo dos impostos é feito por uma estimativa da lucratividade de empresas de determinado setor. O Lucro Presumido pode ser usado por empresas que vêm lucrando mais que seus companheiros de nicho.

Lucro Arbitrado

Na verdade, essa modalidade só é acionada quando a Receita identifica problemas na prestação de contas da empresa. O Lucro Arbitrado só é usado, portanto, quando o negócio tem a escrituração contábil desclassificada.

2. Elabore um calendário fiscal

O fisco trabalha com prazos definidos que, em hipótese nenhuma, podem ser ignorados. Lembre-se de que qualquer atraso é punido com multas, juros e até processos contra o negócio. E isso vale tanto para o pagamento de impostos em si quanto para o envio das obrigações acessórias. Não esqueça: é preciso remeter os dados exigidos pelo fisco dentro do prazo legal. Por isso é tão importante contar com um calendário fiscal!

Essa sistematização permite visualizar com clareza o vencimento de cada tributo e obrigação fiscal, ajudando no planejamento prévio da prestação de contas. É importante que o calendário seja compartilhado com a equipe de contabilidade e demais profissionais diretamente ligados aos processos fiscais — como no caso da emissão de notas fiscais eletrônicas.

3. Invista em compliance

O investimento em compliance tem como propósito garantir que a empresa e seus funcionários sempre atuem em conformidade jurídica e ética ao estabelecer políticas, diretrizes e regras para que o negócio não infrinja a lei — seja por erros ou fraudes. O compliance é fundamental para a melhoria dos processos fiscais, que são especialmente suscetíveis a erros oriundos da própria complexidade do sistema de impostos no Brasil.

Além do mais, a evasão fiscal e as fraudes tributárias também prejudicam o negócio tanto em relação a sua imagem e reputação quanto financeiramente. Afinal, quando um dolo é descoberto, a Receita tende a ser dura, impondo multas pesadas e iniciando processos judiciais custosos, que podem se prolongar por anos.

4. Treine os funcionários

Não restam dúvidas de que os processos fiscais devem ser de responsabilidade do setor contábil ou de contadores terceirizados. É preciso lembrar, no entanto, que eles envolvem todos os aspectos da empresa, desde o acionamento de fornecedores até a entrega do produto ou serviço ao cliente final. Por isso, os funcionários da empresa devem ter noção da importância dos procedimentos fiscais, sendo orientados a facilitar a gestão tributária da empresa.

Ao contrário do que muita gente pode pensar, isso pode ser mais simples do que você imagina! Um bom treinamento sobre como devem ser emitidos documentos fiscais ou contábeis e como eles devem ser organizados já pode fazer uma enorme diferença na hora de os contadores precisarem lidar com o fisco!

5. Faça auditorias periódicas

As auditorias são ferramentas importantes para garantir a lisura da atuação da empresa. O processo pode ser feito por profissionais da sua própria equipe ou por um perito terceirizado. A auditoria vai revisar todos os processos contábeis e fiscais da empresa, além de analisar documentos para emitir um parecer sobre a maturidade da gestão fiscal. Por um lado, ajuda a resolver problemas emergenciais e, por outro, dá aos gestores informações necessárias para a melhoria constante dos processos fiscais do negócio.

O ideal, portanto, é que as auditorias percam seu caráter exclusivamente emergencial, só sendo realizadas após o pagamento de uma multa ou o recebimento de uma advertência do fisco. Na realidade, esses processos devem ser realizados de forma periódica, com cunho preventivo, garantindo o controle perene sobre a contabilidade corporativa.

6. Melhore sua gestão de documentos

Por mais que essa dica possa parecer simples, não poderia faltar no nosso passo a passo. Isso porque, na prática, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades na relação com o fisco (especialmente no envio das obrigações acessórias), simplesmente porque não têm uma boa gestão de documentos. Assim, não conseguem analisar contratos, quantificar custos e receitas com precisão ou mesmo localizar documentos que justifiquem gastos ou o não pagamento de impostos.

Para fugir desse problema, cuide do armazenamento correto de documentos importantes — em especial as notas fiscais. Atenção: ter um espaço físico com gaveteiros para organizar pastas por datas e valores pode sim ser de grande ajuda para a empresa, mas o ideal é investir na digitalização dos arquivos, que dá agilidade e segurança à gestão de documentos. Aliás, isso pode ser indispensável para empresas maiores!

7. Use ferramentas tecnológicas

Por fim, vamos ser bem diretos: é praticamente impossível fazer uma boa gestão fiscal tendo processos exclusivamente manuais. Afinal, é preciso lidar com vários documentos oriundos de todos os setores da empresa, fazer cálculos complicados e, nesse caso, ainda realizar tarefas repetitivas e burocráticas. É por isso que inúmeras empresas vêm investindo em sistemas de gestão fiscal, softwares que automatizam tarefas e facilitam o controle de documentos fiscais.

Como essa solução costuma ser baseada na nuvem, pode ser acessada até por tablets e celulares, desde que conectados à internet. Um bom sistema de gestão empresarial pode emitir notas fiscais eletrônicas de maneira automática, ajudar no preenchimento das obrigações acessórias e ainda arquivar de forma organizada qualquer documento com relevância fiscal. Assim fica muito mais fácil detectar problemas e tomar decisões rápidas para ficar em dia com o fisco!

Quer saber mais sobre como a tecnologia ajuda a melhorar os processos fiscais? Então aproveite para conhecer 7 motivos para automatizar suas rotinas contábeis e fiscais!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.