Gestão de Negócios

Saiba como tornar o setor de operações mais produtivo em 7 passos

Escrito por SONDA

Em qualquer empresa, todos os processos são interdependentes. É por isso que, se um deles não funciona da maneira adequada, toda a prestação de serviços acaba comprometida. Assim, caso alguma etapa do setor de operações esteja defasada, as consequências negativas vão reverberar em toda a cadeia de produção, desde as atividades-meio às atividades-fim do negócio, incluindo a relação da marca com os clientes. Para reverter esse cenário, vale apostar em medidas que tornem as operações mais produtivas. Continue acompanhando para entender melhor!

Importância

Em qualquer que seja a etapa operacional, a defasagem é capaz de atingir em cheio os setores da organização — negativamente, claro. Logo, os consumidores podem sofrer com o descumprimento dos prazos de entrega e a queda na qualidade do serviço ou produto contratado. Se as falhas operacionais chegam a esse ponto, o público perde a confiança na marca e deixa de fazer negócio com a empresa. Em um cenário competitivo como o do empreendedorismo no Brasil de hoje, esse tropeço pode ser fatal.

Então entenda desde já: o setor de operações é um motor para o sucesso, com o desempenho da equipe que atua no operacional de uma empresa sendo geralmente medido tanto pelo volume de produção como por sua qualidade. E a boa produtividade de um negócio é um dos fatores determinantes para sua competitividade.

O detalhe é que, ainda que os empreendedores modernos tenham uma preocupação maior com o funcionamento das operações dentro da organização, ainda há obstáculos que precisam ser contornados. Por isso, é preciso que a gestão se conscientize sobre a importância do bom funcionamento dos processos e adote medidas sábias para superar os desafios do setor de operações.

Produtividade

Desde a abertura do mercado, na década de 1990, a gestão das empresas passou por mudanças significativas. Hoje, o profissional da área já entende a relevância de controlar o setor de operação e fazê-lo funcionar alinhado aos demais departamentos. Para não perder em produtividade e manter todos os setores da empresa atuando de maneira sinérgica, separamos aqui 7 dicas para aplicar na sua organização. Confira!

1. Promova reuniões

Para que a equipe seja capaz de atuar em conjunto e todos os setores funcionem de acordo com o planejado, é função do gestor promover reuniões com alguma frequência. O ideal é que o time se reúna uma vez por semana, preferencialmente na segunda-feira, a fim de tratar da agenda que será adotada nos próximos dias.

Vale lembrar que o objetivo desses encontros é colocar a equipe em sinergia, mantendo todos os setores informados a respeito dos processos vigentes na companhia, além de avaliar o cumprimento de prazos e a qualidade do serviço prestado pelos colaboradores. Para que tais reuniões não fujam do seu propósito, sendo agradáveis para gestores e colaboradores, é recomendável estipular um tempo máximo de duração. Que tal limitar cada encontro a meia hora?

2. Incentive a colaboração

Qualquer trabalho é melhor desempenhado em um ambiente em que colaboradores e gestores interagem de forma saudável. Quando o trabalho colaborativo é incentivado, a capacidade produtiva dos funcionários se eleva, fazendo com que os setores gerem melhores resultados. Como você já sabe, os processos empresariais estão todos interligados. Portanto, se você investe na execução e na qualidade de um setor, as melhorias vão se refletir nos demais departamentos.

Promover um ambiente de trabalho saudável é, assim, a melhor forma de potencializar a produtividade. Nesse cenário, os colaboradores precisam saber que há um canal aberto de comunicação com seus superiores, sendo função do gestor ouvir o que seu time tem a dizer e levar as sugestões apresentadas em consideração.

3. Defina prioridades

Acredite: nada é mais prejudicial à produtividade de uma empresa do que a falta de prazos realistas. Por isso, quando um trabalho tem início, é essencial determinar limites e alinhar a equipe para que os cumpra. E a lógica por trás disso é simples: se você não determina quais processos são urgentes, outras atividades podem passar à frente e atrasar o que é essencial.

De toda forma, mesmo que o líder não defina uma data-limite para o cumprimento de determinado trabalho, o próprio colaborador deve traçar uma lista com prazos a seguir. A moral da história é que a organização é fundamental para que as atividades sejam entregues com rapidez.

4. Faça pausas

Na prática, o setor de operações costuma lidar com trabalhos um tanto quanto repetitivos, certo? Com isso em mente, o ideal é que o gestor determine pausas estratégicas com a finalidade de conseguir uma descompressão dos funcionários. Afinal, depois de algum tempo ocupado em suas atividades, o colaborador precisa tomar um lanche, socializar e até mesmo dar uma caminhada para voltar às suas obrigações com disposição e conseguir focar nas tarefas que precisa desempenhar.

5. Engaje a equipe

Quando o gestor é capaz de controlar as atividades desempenhadas por sua equipe, o desempenho operacional é otimizado. Assim, se a empresa promove a chamada gestão à vista, dividindo os resultados com os colaboradores em tempo real, automaticamente consegue promover uma maior integração e um alto nível de engajamento por parte do time.

Quando existe uma política de comprometimento na organização, todos ficam mais empenhados com suas tarefas. Nesse contexto, feedbacks são essenciais para que os colaboradores tenham ciência de seu desempenho, consigam potencializar seus talentos e corrigir suas falhas.

6. Aposte na tecnologia

Para tirar o maior proveito possível dos talentos da equipe e evitar gargalos, é preciso contar com a tecnologia, implantando soluções que ajudem os usuários a reduzir suas horas de trabalho manual e melhorem a identificação de problemas. Dê preferência às estruturas de TI que otimizem a integração da equipe, uma vez que compartilhar informações é essencial para que todos os colaboradores estejam cientes do andamento dos processos. Também é importante que as tecnologias ajudem na diminuição do retrabalho e dos lançamentos duplicados de dados.

A tecnologia ainda traz outro grande benefício: segurança da informação. Com os recursos certos, é possível fazer backups em sistemas na nuvem e salvar arquivos em diversas mídias, minimizando as chances de perder dados essenciais. Ao optar por armazenar documentos digitalmente, ainda é possível economizar com materiais de escritório, como papéis e tinta, bem como com espaço físico, eliminando a necessidade de pastas e prateleiras para armazenar a papelada.

7. Levante dados

Para tomar decisões mais acertadas na empresa, é preciso conhecer detalhadamente o andamento dos processos. Sabendo disso, o gestor deve sempre ter em mãos levantamentos que mostrem os índices de sucesso da companhia e também apontem eventuais gargalos.

Lembre-se: só é possível tomar as melhores decisões conhecendo o desempenho dos colaboradores, os pontos fortes e as defasagens da organização. Também nesse caso, para reunir tais informações, lance mão da tecnologia! Hoje em dia, o mercado disponibiliza softwares capazes de elaborar gráficos e tabelas contendo praticamente todos os dados necessários a uma boa gestão.

Pronto para tornar seu setor de operações mais produtivo e melhorar o desempenho da empresa como um todo? Pois para não perder mais dicas úteis para seu negócio, siga nossos perfis nas redes sociais! Estamos no Facebook, no LinkedIn, no Twitter e no Google+!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.