Gestão de Negócios

Sistema de gestão acadêmica: para que serve e como implementar?

Escrito por SONDA

Os processos internos em sua instituição de ensino estão excessivamente burocráticos e confusos? Você já pensou em ter um sistema de gestão acadêmica? Em uma era em que se fala muito em Big Data, Internet das Coisas e até realidade virtual voltada à educação, não faz sentido que a gestão de sua escola/universidade seja feita de forma “analógica”.

Hoje, você vai entender que sistema é esse e como ele pode alavancar seu estabelecimento de ensino em direção à transformação digital!

O que é um sistema de gestão acadêmica?

Um software de gestão para instituições de ensino é um poderoso centro de controle eletrônico que gerencia todos os processos internos da organização. Em outras palavras, trata-se de um controle automatizado de estoques, gerenciamento eletrônico de cobrança e preenchimento automático de receitas/despesas para elaboração de demonstrativos e balancetes.

É importante destacar que um sistema de gestão acadêmica não está voltado apenas aos clientes internos da instituição. Muitos dispõem, por exemplo, de plataforma para matrícula online, o que facilita largamente a rotina dos estudantes.

Os controles de avaliações e frequências, bem como a possibilidade de disparo de materiais de apoio ao e-mail dos alunos também são virtudes que impactam diretamente a vida de cada consumidor dos serviços educacionais de sua escola/faculdade.

Há ainda recursos para emissão automática de certificados, extração online de histórico escolar e declarações de matrícula (desonerando a secretaria da faculdade/escola), além de centralização de contratos, com integração para assinatura eletrônica/digital.

Levando em conta que tudo isso é alocado em nuvem (ou seja, permite que estudantes e funcionários resolvam suas questões mediante acesso via smartphone), estamos falando em uma mudança de paradigma bastante relevante aos centros educacionais.  

Quais as vantagens de ter um sistema de gestão escolar/acadêmica?

Um sistema de gestão acadêmica provê inteligência operacional às atividades diárias da secretaria de sua instituição de ensino. Fundamental para organizar processos em escolas e universidades, esse tipo de solução garante profissionalismo, rapidez, redução de erros e aumento de produtividade de sua equipe.

Na verdade, como muitos processos são automatizados com esses sistemas, é possível pensar até mesmo em uma reestruturação, deslocando o peso da folha de pagamento para investimentos na qualidade de seu corpo docente (o core business da instituição). Alguns dos benefícios de ter um sistema de gestão escolar/acadêmica são:

Gestão financeira eficiente

Imagine que você tenha 4 mil alunos em seu estabelecimento. Você não pretende fazer o controle de recebimentos em planilhas do Excel, certo? E o gerenciamento da inadimplência? Será feito de forma manual?

Por melhor e mais competente que seja sua equipe, não há como comparar os olhos humanos à velocidade de processamento e índice de acerto de um sistema eletrônico. Esses sistemas de gestão acadêmica costumam dispor de módulos para importar dados de outras fontes, proceder à contabilização eletrônica, além de gerenciar pagamentos e disparar alertas automáticos em caso de inadimplência.

Melhor conhecimento dos alunos por meio de trabalho com Big Data

Softwares de gestão educacional elevam o nível de profissionalismo de seu centro de ensino. Um recurso interessante desse tipo de sistema é a possibilidade de agregar dados diversos dos estudantes e, assim, propor soluções individualizadas.

A captura e a centralização de todos os dados socioeconômicos de seus alunos, por exemplo, permitem entender — com base em gráficos e relatórios apoiados em série histórica — quem são os matriculados que necessitam de uma bolsa de estudos para permanecer na instituição.

Outra vantagem em ter uma gestão de dados de excelência é coletar e processar informações do CRM, SAC e até de manifestações em redes sociais (sentiment analysis) para entender quais alunos estão mais propícios a trocarem de escola/faculdade. Esse trabalho com análise preditiva é essencial para reduzir churn e evitar problemas de faturamento.

Atuação acadêmica individualizada

O mesmo trabalho de data mining feito a partir da coleta de dados do sistema de gestão acadêmica também pode ser usado para avaliar o desempenho dos alunos em cada disciplina, diagnosticar suas dificuldades particulares e, assim, formular conteúdos e ações educacionais personalizadas.

No médio prazo, esse apoio eletrônico significa elevação da performance da instituição nas avaliações oficiais que, atualmente, são o mais eficiente marketing que uma escola, faculdade e/ou universidade pode fazer.

Emissão de documentos de forma automática

Há instituições em que você solicita uma simples declaração de matrícula e tem que esperar mais de 30 dias para retirá-la. Isso não faz nenhum sentido, especialmente porque muitos estabelecimentos já possuem sistemas com emissão automática de declarações de baixo grau de complexidade.

Como implementar um sistema de gestão para instituições de ensino?

Segue abaixo um passo a passo de como implementar um sistema de gestão acadêmica:

1. Estude as características de seu programa pedagógico

É preciso entender as peculiaridades de seu programa pedagógico para compreender quais os moldes do sistema de gestão a ser implementado.

2. Diagnostique quais funcionalidades um sistema de gestão deve apresentar para contemplar o programa pedagógico

Cobrança automática, remessa eletrônica de boletos, emissão de declarações: quais funcionalidades impactariam a gestão de seus processos internos? O que seu sistema de gestão acadêmica deve ter?

3. Entenda quantas e quais integrações serão necessárias para dar dinamismo aos seus processos internos

Você pode ter sistemas legados, com informações relevantes que precisam ser integradas; talvez você precise de uma solução de assinatura eletrônica para trabalhar conjuntamente com seu sistema de gestão educacional: todas essas questões precisam ser avaliadas antes de escolher a solução escolar.

4. Avalie quais processos esse sistema de gestão deve automatizar

Pode ser que sua instituição não veja necessidade de automatizar processos como emissão de histórico escolar, mas queira levar alguma padronização para a catalogação dos exemplares da biblioteca. Tudo isso deve ser estudado minuciosamente.

5. Escolha um fornecedor de alta credibilidade e que tenha uma solução específica e flexível para a área educacional

Pesquise o histórico do fornecedor da solução desejada, o sucesso da implementação de seu sistema junto à concorrência, bem como seu grau de escalabilidade e flexibilidade.

6. Treine e capacite seus funcionários para elevarem sua produtividade com os benefícios tecnológicos do sistema

De nada adianta ter a melhor solução do mercado se seus colaboradores continuarem utilizando o Excel para cadastrar informações. Treinamento e capacitação são fundamentais.

7. Use o suporte oferecido para adequar o sistema às suas necessidades

Aproveite o suporte do fornecedor para trabalhar gradualmente o formato ideal ao seu software. Um sistema de gestão acadêmica deve ser moldado aos poucos, a fim de contemplar todos os gaps administrativos da instituição. E isso vem com o uso.

8. Mensure os indicadores de performance

Sem referenciais, não há controle e, sem controle, não há gestão. A chegada de um sistema como esse deve ser seguida de avaliações permanentes de desempenho, no intuito de entender qual o valor que tem sido gerado pelo investimento feito.

9. Deixe que os alunos também avaliem os resultados da implementação

Abra um canal de comunicação com seus estudantes, permitindo que eles também digam se perceberam mudanças em termos de eficiência administrativa e se possuem sugestões a apresentar. Faça de sua gestão uma construção coletiva.

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Sobre o autor

SONDA

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