Gestão de Negócios

Solução de videoconferência: 14 benefícios de sua utilização

Escrito por SONDA

É cada vez maior o número de empresas em todo o Brasil que vem empregando a solução de videoconferência para aprofundar a integração tanto entre funcionários como entre clientes. Trata-se de uma tecnologia amplamente disponível nos dias de hoje, que demanda um investimento muito em conta e tem interfaces extremamente fáceis de usar. Pode acreditar: investindo em uma solução de videoconferência eficiente e segura, você logo se perguntará por que não fez essa escolha antes.

Quer saber como exatamente essa tecnologia pode facilitar seus negócios? Pois para saber mais sobre o assunto, confira já os maiores benefícios que uma empresa obtém ao adotar uma solução de videoconferência!

1. Redução de custos com viagens

A adoção de uma solução de videoconferência confiável e fácil de usar proporciona aos usuários uma conexão (frequente e face a face) com colaboradores, fornecedores e clientes remotos, reduzindo drasticamente o desperdício de recursos com viagens. Nesse quesito, as vantagens são mais que evidentes, não concorda? Então vamos para o próximo benefício!

2. Aumento da produtividade

Em relação aos fluxos de trabalho, a colaboração em vídeo pode diminuir consideravelmente o tempo gasto nas tarefas do dia a dia. Isso acontece devido à capacidade de interação em tempo real, que permite aos participantes resolver problemas, tirar dúvidas, fazer reuniões ou simplesmente trocar ideias sem sequer saírem de suas mesas. Evita-se, assim, o desgaste e a perda de tempo causados por infindáveis trocas de e-mails ou longas chamadas telefônicas.

Com a solução de videoconferência otimizando o trabalho do dia a dia empresarial, consequentemente ajuda a aumentar a produtividade dos colaboradores. Isso sem contar que ainda reduz o estresse causado pelas viagens de negócio e aumenta o tempo livre dos funcionários para que se dediquem a tarefas mais estratégicas.

3. Melhoria na comunicação

A colaboração em vídeo ajuda os gestores empresariais e CEOs a se aproximarem dos diferentes departamentos do negócio, podendo assim compartilhar sua visão e suas expectativas com todos, bem como comunicar novos valores, atualizar as prioridades globais e oferecer suporte em tempos difíceis.

A verdade é que, por afetar os resultados empresariais mais que outras formas de comunicação, estabelecer contato em tempo real é muito importante para o sucesso de qualquer negócio. Pense bem: especialmente em empresas com funções altamente distribuídas, não costuma ser possível simplesmente levar todos para um auditório!

Além do mais, uma solução de videoconferência ainda estende os contatos para além da empresa, fortalecendo relacionamentos com parceiros, clientes e acionistas. E tudo isso é feito sem ambiguidades ou interpretações inadequadas, uma vez que o vídeo permite que os interlocutores leiam melhor as reações uns dos outros. Com a transparência na comunicação, esse recurso eleva, portanto, a qualidade da tomada de decisões.

4. Abertura para a inovação

A solução de videoconferência também traz rapidez para o processo de inovação e para a maneira como a empresa atua no mercado. A capacidade de reduzir o tempo de comunicação, bem como de aumentar a rotação de documentos no encaminhamento de tarefas pode diminuir sensivelmente o tempo gasto nas fases de desenvolvimento dos produtos.

Geralmente, a inovação surge como resultado de sessões intensivas de brainstorming, com os colaboradores entrando em uma sala para só saírem de lá com uma boa solução nas mãos. Contar com um recurso em vídeo que replique essa sensação de trabalhar no mesmo ambiente abre espaço para a inovação ao permitir a conjunção de talentos globais, atraindo conhecimentos de qualquer lugar do mundo.

5. Ampliação de mercados

Em um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental poder dispor de opções de expansão e ferramentas adaptáveis a qualquer oportunidade de negócio que se mostre relevante para a empresa. Sendo assim, a solução de videoconferência não só pode como deve ser implementada para fornecer novos modelos de prestação de serviços com a capacidade de gerar envolvimento por parte dos clientes.

Dotar sua empresa com a vantagem competitiva de oferecer serviços altamente personalizados, com interação em tempo real, cara a cara: já parou para pensar que esse pode ser justamente o elemento que faltava para seu negócio virar a mesa de uma vez por todas?

6. Estímulo ao conhecimento

Outro benefício de usar uma solução de videoconferência é a possibilidade de gravar e arquivar reuniões, conversas ou o compartilhamento de melhores práticas, podendo assim rever esse material a qualquer momento.

As gravações de encontros ou outros eventos podem inclusive ser aproveitadas como ferramentas de treinamento. Também são úteis para que as pessoas que não puderam comparecer se atualizem sobre o que aconteceu, diminuindo consideravelmente as falhas na comunicação e evitando confusões quanto às decisões tomadas, à atribuição de responsabilidades e muito mais.

Normalmente, para descobrir o que aconteceu em uma reunião, o ausente precisa perguntar sobre os acontecimentos a alguém que estava lá, tendo que confiar nas impressões que essa pessoa transmite. Na prática, se perguntar para 2 pessoas sobre uma mesma reunião, não é nada impossível que cada uma repasse um conteúdo diferente. Pois a gravação do vídeo não deixa esse tipo de situação acontecer.

A aprendizagem e o desenvolvimento orientados por vídeo melhoram o engajamento, a moral e o alinhamento dos funcionários, o que, por sua vez, pode levar ao aumento da produtividade e a uma maior memorização dos conteúdos. A comunicação por esse meio também oferece uma forma mais imediata de compartilhamento, o que pode ser especialmente útil em mercados muito complexos ou dinâmicos.

7. Atendimento ao cliente

Além de tudo o que já vimos até aqui, a colaboração em vídeo ainda é uma ferramenta poderosa para trabalhar com clientes e atender mais rapidamente a suas expectativas. Não tem como superar: a capacidade de se comunicar com o público face a face em qualquer parte do mundo oferece experiências inigualáveis.

Para que você tenha uma ideia, as empresas brasileiras perderam, só no ano passado, mais de 200 bilhões de dólares por atenderem mal seus clientes. Imagine agora o benefício que seu negócio terá ao oferecer aos clientes, via solução de videoconferência, uma pessoa real para ouvi-los! Com isso, desenvolverá um relacionamento de confiança com a audiência, demonstrando que a marca se importa e está disposta a resolver suas necessidades.

8. Sinônimo de mobilidade

Promover um encontro ou uma reunião urgente, em cima da hora ou de um lugar remoto, pode se tornar uma dor de cabeça enorme para os gestores. Nesse aspecto, a videoconferência viabiliza o uso de ferramentas que trazem mobilidade e permitem o funcionamento da empresa mesmo fora do seu local ou dos horários normais de trabalho.

Graças a seu uso, portanto, não é mais preciso tomar decisões importantes ou manter uma comunicação contínua com a equipe apenas pessoalmente. Nos dias de hoje, contar com essa flexibilidade é uma forma de ampliar os horizontes e inovar, o que só pode ser vantajoso tanto para o negócio como para os clientes!

9. Fomento ao trabalho remoto

Uma modalidade recente de trabalho que pode ser amplamente beneficiada por uma solução de videoconferência é o remoto, realizado a distância. As categorias mais famosas dessa modalidade são o home office e o trabalho freelancer. No caso do home office, o profissional mantém um vínculo empregatício com a empresa, mas realiza todo o trabalho de casa.

Nesse modelo, a tecnologia é uma excelente aliada! Afinal, além de facilitar o contato da empresa com seu colaborador, permite uma melhor organização de forma a possibilitar o cumprimento de metas, tarefas e, principalmente, de prazos.

Organizações que implementam essa modalidade de trabalho observam uma visível redução de custos com aluguel, transporte, contas de energia e água, entre outros. Além disso, os profissionais passam a ter uma rotina menos estressante, com horários mais flexíveis.

Uma rotina de trabalho com videoconferência também permite que os gestores tenham mais controle e segurança sobre o trabalho remoto, o que ajuda bastante a minimizar os fatores negativos dessa modalidade, como a falta de convivência com os colegas e o sentimento de solidão do profissional, por exemplo.

10. Incentivo à capacitação

A solução de videoconferência também é uma vantagem para a aplicação de treinamentos e cursos de capacitação para os colaboradores. Na prática, muitas empresas não aplicam esse tipo de preparação por falta de tempo ou até mesmo de recursos. Afinal, não é fácil deslocar um número grande de funcionários para receber qualificações com frequência.

Com o uso do vídeo, no entanto, há uma melhoria imediata na logística, com ganho de praticidade por permitir que profissionais possam se capacitar fora do horário de trabalho ou até mesmo dentro da empresa, em horários previamente estabelecidos. Uma multinacional, por exemplo, pode treinar todo o seu time de diferentes filiais sem um custo elevado, ainda simultaneamente!

11. Reforço nos relacionamentos

Como citamos neste post, uma das maiores vantagens da videoconferência é a melhoria na comunicação corporativa, principalmente com clientes e colaboradores. Mas e fora do ambiente de trabalho? Pois também é possível aproximar a equipe nesse contexto, dando ao gestor uma visão melhor sobre as necessidades de seus profissionais.

Durante uma conversa por vídeo, é possível analisar as expressões faciais, o nível de engajamento e até a linguagem corporal dos participantes, o que é simplesmente impossível durante um telefonema ou uma troca de e-mails, por exemplo. Também é possível aproximar mais setores, diferentes filiais e instâncias da empresa, o que favorece o engajamento, a colaboração e o sentimento de pertencimento.

12. Agilidade no fluxo de informações

Em alguns ambientes de trabalho, é bastante comum encontrar uma hierarquização ou gargalos nas informações, situações diferentes, mas que podem ambas causar problemas graves. Se, durante a execução de um projeto, o colaborador não conhece todas as metas a serem batidas ou não possui os dados necessários para executar bem seu trabalho, a consequência surge em forma de falha.

Mas onde a videoconferência se encaixa aí? Simples: essa solução permite o uso de imagens, gráficos, áudios e vídeos a fim de facilitar a participação de mais de uma pessoa, mesmo que dispersas geograficamente, além de viabilizar a realização de demonstrações práticas aos participantes.

A união desses elementos possibilita o compartilhamento de informações mais precisas com toda a equipe, agilizando o fluxo de dados. Assim não sobra margem para dúvidas e o retrabalho é drasticamente reduzido. Na prática, é como se o colaborador estivesse assistindo a uma aula em que pode fazer perguntas, tirar dúvidas e executar um projeto ou qualquer atividade do seu dia a dia com muito mais certeza e praticidade, pois tem o devido suporte.

13. Diminuição da burocracia

É inegável: o dia a dia em uma empresa pode ser marcado por burocracias dos mais diversos tipos. No entanto, com o uso da videoconferência e da tecnologia como um todo, é possível fugir desse problema.

No caso das reuniões, por exemplo, evita-se que horas sejam perdidas em uma sala criando uma logística que permita a presença de todos. E se um colaborador eventualmente não pode comparecer ao trabalho, por exemplo, a empresa não precisa mais cancelar uma reunião agendada há muito tempo. Nesse caso, basta contar com a presença desse profissional on-line!

O uso de videoconferência também ajuda na resolução de problemas e traz mais autonomia para a equipe, que não precisa mais esperar o líder voltar de uma viagem, por exemplo, para se comunicar com um cliente ou pedir orientações mais práticas. No dia a dia, isso se reflete em uma gestão muito mais eficiente, sem o inconveniente de deslocamentos, gastos de recursos além do normal e a integração entre todos da empresa — da diretoria até o setor operacional.

14. Aumento da competitividade

A fórmula de sucesso para as empresas em um mercado tão competitivo e em constante mudança é chegar primeiro. E para colocar um produto ou serviço no mercado antes da concorrência, o tempo é fundamental. Aí entra, claro, a solução de videoconferência!

Equipes que se comunicam por uma solução de videoconferência evitam falhas que retardam o lançamento de ideias, melhoram o relacionamento com os clientes e validam os produtos com mais facilidade. Até mesmo as falhas conseguem ser identificadas e corrigidas com mais rapidez!

Isso sem contar que todas as vantagens citadas neste post (como melhoria na comunicação, redução da burocracia, melhor atendimento ao cliente e agilidade no fluxo de informações) permitem que qualquer negócio ganhe eficiência. E, na prática, isso significa chegar na frente da concorrência!

E você, já usa uma solução de videoconferência na sua empresa? Qual dos benefícios proporcionados por esse recurso chamou mais sua atenção? Comente aqui e divida suas impressões conosco!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.