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SPED Contábil: 6 dicas para reduzir erros ao entregar

Escrito por SONDA

Pela alta complexidade do sistema de impostos vigente no país, é mais que esperado que as empresas enfrentem alguma dificuldade para cumprir suas obrigações tributárias. Pois foi justamente para tentar solucionar essa confusão que surgiu o Serviço Público de Escrituração Digital Contábil (o famoso SPED Contábil), ferramenta que permite unificar a entrega, a validação e o armazenamento dos documentos contábeis das pessoas jurídicas.

Na prática, porém, muitas empresas obrigadas a emitir o SPED acabam enviando os documentos com uma série de erros. Tais falhas podem ser atribuídas à diferença nas leis de cada estado, à atuação de um profissional não capacitado, à aplicação equivocada das alíquotas ou, mais comumente, a erros humanos de lançamento, entre outras inúmeras possibilidades.

O grande problema é que, por mais que não seja intencional, o acúmulo de erros no SPED Contábil pode gerar consequências bastante negativas para o negócio. Assim, para evitar o pior, o ideal é se precaver, reduzindo ao mínimo o número de possíveis inconsistências. Quer saber como? Então confira a seguir 6 ótimas dicas para diminuir a quantidade de erros ao entregar o SPED da empresa para a Receita Federal!

1. Evite esperar para fazer os lançamentos

O primeiro grande erro que a maioria das pessoas comete em relação a qualquer registro tributário é adiar o lançamento. Há sim quem acredite ser mais eficiente juntar as informações do SPED Contábil para anotar tudo de uma única vez. Mas a verdade é que esse pensamento quase sempre se prova contraproducente quando se trata de fazer o controle fiscal e tributário.

Isso se deve, em primeiro lugar, pela perda de boa parte das informações necessárias, seja devido a esquecimento ou falta de organização. Independentemente do motivo, esses erros podem muito bem ser detectados pela Receita, automaticamente gerando alguma suspeita de fraude.

Em segundo lugar, vale lembrar que o acúmulo de trabalho de registro também reduz o tempo útil para se fazer a devida conferência das contas, ajustando eventuais inconsistências. Logo, não haverá espaço na agenda de trabalho para realizar o lançamento correto do SPED, o que dificulta a situação com a Receita Federal.

O importante é, portanto, manter documentos e informações organizados, fazendo os respectivos registros prontamente. Nada de deixar para depois!

2. Conheça a legislação para evitar multas

Boa parte dos erros no lançamento do SPED Contábil costuma acontecer quando o gestor envolvido não conhece a fundo a legislação envolvida. Isso pode levar a falhas pequenas, como atrasos nos prazos de entrega ou a desconsideração de determinadas alíquotas, mas também pode levar a equívocos maiores.

Para minimizar as possibilidades de erro ao longo do processo, é vital entender como a legislação do SPED e a legislação tributária local funcionam. Você ainda é isento dessa obrigação? Nem por isso deve negligenciar sua atualização, ok? Afaste-se de algumas de suas tarefas para estudar melhor os textos legais, lembrando que esse é um investimento importante para facilitar a transição quando a emissão passar a ser obrigatória.

3. Capacite a equipe para lidar com o sistema

Outra causa de boa parte dos problemas de emissão do SPED Contábil diz respeito à falta de treinamento específico para a equipe, já que o processo deve ser mantido desde a área de cadastro até o analista fiscal e o escritório contábil. Pode acreditar: problemas simples de protocolo e falta de treinamento comprometem (e muito) a qualidade fiscal.

E nada de estresse, porque esse processo não precisa ser complicado demais. O que acha de reunir frequentemente o time para passar algumas lições práticas, sem sobrecarregar ninguém? Você pode ressaltar a importância de lançar os recibos no sistema imediatamente e ensinar formas de organizar os dados, por exemplo. Só isso já poupará muito esforço desnecessário dos analistas, facilitando o trabalho de avaliação e evitando que erros passem despercebidos.

4. Conte com um especialista dedicado

Pelo alto nível de treinamento necessário para que o SPED Contábil seja corretamente emitido, o ideal é que haja um profissional especializado em processos contábeis e fiscais para coordenar todo o processo. Já costuma ser mais que suficiente ter ao menos uma pessoa para servir como referência, tirando eventuais dúvidas e interferindo no caso de alguma emergência.

Esse profissional também pode ser responsável pela última checagem e fiscalização de todas as contas e notas, antes do escritório contábil e, claro, antes da entrega. Adicionando mais esse filtro à avaliação, as chances de ficar preso em algum problema com a Receita Federal se tornam consideravelmente pequenas.

5. Use uma ferramenta adequada de gestão

Como já mencionamos rapidamente, o sistema tributário brasileiro é um dos mais volumosos e complexos do mundo. Não é de se admirar, portanto, que a quantidade de alíquotas e suas respectivas combinações tendem a gerar uma confusão generalizada na cabeça de qualquer um — especialmente daqueles que não têm familiaridade com o modelo.

Por isso é que a maioria das empresas costuma usar uma ampla gama de ferramentas tecnológicas para captar, reunir, organizar e armazenar todos os dados fiscais necessários. Assim, sempre que um recibo é lançado no sistema, por exemplo, há uma data, um código e uma identificação correspondentes, dados muito úteis na hora de enviar o SPED Contábil.

Mas você sabia que, em alguns casos, é possível integrar essas soluções diretamente com a empresa de contabilidade, eliminando mais um estágio no processo? Da mesma forma, os softwares podem ajudar a destacar os dados mais relevantes, evitando que os colaboradores se percam em pequenos problemas. Imagine, por exemplo, que o prazo de entrega começa a ficar muito estreito. Aí é preciso definir prioridades, verificando quais inconsistências podem ser mais bem ajustadas dentro do tempo útil disponível.

6. Faça auditorias e simulações regulares

A melhor forma de conferir se qualquer protocolo vem gerando o resultado esperado é testá-lo em uma condição tão próxima da realidade quanto possível. Por isso, se você quer entregar seu SPED Contábil com o mínimo de erros, a melhor opção é fazer auditorias frequentes para determinar quais são os pontos falhos e, claro, ajustá-los.

Por mais que alguns erros possam estar fora do seu controle, como o envio incorreto de notas fiscais eletrônicas por parte dos fornecedores, definitivamente não está fora do seu poder impedir que esse problema afete o envio do seu SPED Contábil! Por meio de uma auditoria cuidadosa, é sim possível encontrar e corrigir essas falhas.

Uma simulação pode ajudar a prever determinados resultados, dando um parâmetro de como suas contas devem ficar ao fim de um determinado período. Se o resultado real e o esperado forem diferentes, é sinal de que você deve conferir qual dos 2 estava incorreto: suas estimativas ou seus processos.

Seguindo essas dicas, você pode facilmente evitar erros no seu SPED Contábil, consequentemente minimizando problemas com multas e infrações. Pronto para essa missão?

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Sobre o autor

SONDA

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