Tecnologia da Informação

TI estratégico: o passo a passo para impulsionar os negócios

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O mundo corporativo sofreu profundas mudanças na última década, especialmente graças à expansão dos dispositivos móveis, do acesso à internet e do surgimento da computação em nuvem (cloud computing). Processos tradicionais, manuais e físicos passaram a ser realizados no meio virtual com maior eficiência e desempenho, impulsionando e acentuando a transformação digital e o TI estratégico.

Nesse cenário, estruturar medidas que evoluam a Tecnologia da Informação de um direcionamento operacional para uma posição estratégica na empresa é importante para a continuidade dos negócios, bem como sua expansão e ganho competitivo. Todavia, isso deve ser feito com planejamento, investimentos adequados e correta alocação dos recursos existentes, entendendo e valorizando o seu papel no contexto organizacional.

As vantagens de um TI estratégico incluem alinhamento das rotinas, integração entre setores, maior flexibilidade operacional, obtenção de uma infraestrutura de serviços digitais mais eficiente e de dados mais concretos para a tomada de decisão. Mas para se conseguir esses benefícios com a mudança da atuação operacional do TI da sua empresa para um enfoque estratégico, existem alguns pré-requisitos.

Quer saber quais são eles e para que serve esse modelo de TI? Então continue lendo e descubra!

TI estratégico: afinal, para que ele serve?

Quando a empresa passa a adotar o TI com um enfoque estratégico, levando-o para o centro da tomada de decisão e o tornando presente nas considerações cotidianas da diretoria, ele passa a ter a possibilidade de criar fluxos de trabalhos mais efetivos.

Além disso, o desenvolvimento de produtos e serviços pode ser pensando com maior ênfase nos clientes e usuários, o que traz ganhos que podem elevar a presença do empreendimento em seu segmento de atuação, o que também pode deixá-lo bem visto junto ao público.

Quando as soluções tecnológicas são utilizadas para apoio na gestão e na definição de processos mais efetivos, e não só para resolver desafios pontuais, fica mais simples descobrir oportunidades, pontos fortes e fracos da empresa e se preparar para ameaças externas. Isso torna o gerenciamento do negócio muito mais simples e eficaz, além de facilitar o trabalho dos funcionários. 

Por exemplo, o uso de cloud computing agiliza as atividades dos profissionais que precisam se deslocar da organização para atenderem clientes em localidades distantes, realizar reuniões com fornecedores ou coletar dados em pesquisas externas. A instantaneidade e acessibilidade aos dados na nuvem facilitam consultas estratégicas na hora de se tomar decisões ou abastecer rapidamente os sistemas com informações novas e relevantes, aproveitando oportunidades.

É preciso entender que o TI vai muito além do que apenas direcionar e alocar recursos de software e hardware para suportar o funcionamento de outros departamentos, pois atua oferecendo subsídios para que tudo corra de modo orgânico. Inclusive alinha os processos de diferentes setores junto aos interesses da empresa por meio do direcionamento dos fluxos de trabalhos e da implantação de recursos de controle e monitoramento.

Vantagens de um TI estratégico

Um TI estratégico adiciona qualidade aos serviços e itens desenvolvidos, amplia a eficiência dos processos de produção e colabora na conquista de novos mercados. Além disso, agiliza o fluxo de dados e a consulta a informações, o que permite melhorar o atendimento aos clientes e mais do que isso: possibilita oferecer soluções conforme análises sobre suas necessidades, exigências e os momentos de cada um na chamada jornada de compra do consumidor.

O TI estratégico também contribui para o encantamento do público, propiciando a adoção de inovações às rotinas e às entregas.

Contudo, é importante destacar que todo esse potencial e os benefícios apontados necessitam ser adaptados à realidade de cada negócio, ou seja, os recursos, possibilidades e poderes do TI devem se adequar às necessidades organizacionais. Portanto, é preciso planejar e calcular adequadamente os valores a serem investidos nele, pois se a escassez pode ser prejudicial e deixar a infraestrutura deficitária, o excesso também pode onerar o empreendimento.

No entanto, é preciso refletir bem sobre esse ponto, pois o fato da organização, por exemplo, estar enfrentando uma crise não significa que os recursos devem ser diminuídos, pois a solução para superar esse desafio pode estar justamente nos ganhos tecnológicos.

É preciso que os recursos sejam direcionados em conformidade com as demandas e com a situação em que a empresa se encontra. Isso significa que é fundamental haver sintonia e sinergia entre o planejamento estratégico organizacional e o planejamento estratégico de TI. Quando isso é alcançado, é possível obter as seguintes vantagens:

  • o desenvolvimento de políticas de TI, arquitetura e uniformizações garantem padrões de excelência que mitigam riscos, custos e até problemas operacionais e gerenciais, além de incentivar o melhor reaproveitamento de recursos;
  • o TI sai do papel de ser apenas um gerador de custos para se tornar motor de um diferencial, tornando o negócio mais inteligente e competitivo;
  • os recursos tecnológicos passam a ser mais bem direcionados para os setores, dando um suporte otimizado às suas operações e gestão;
  • desenvolve-se uma cultura que favorece a abordagem tecnológica, fomenta o apoio aos avanços tecnológicos e beneficia as estratégias empresariais, consolidando o ambiente informacional no empreendimento.

A partir do momento em que o TI passa a fazer parte dos departamentos, com soluções tecnológicas provendo recursos e funcionalidades de modo integrado, os gestores conseguem obter uma visão sistêmica do negócio como um todo. Isso abrange seus sistemas, rotinas, processos, as responsabilidades de colaboradores, as funções e outros elementos vitais para o funcionamento da organização.

Dessa forma, é possível mapear, encontrar e diagnosticar gargalos, retrabalhos, tarefas repetitivas e de pouco valor agregado, falhas contínuas e recorrentes entre outros problemas e deficiências. Tudo isso de modo mais dinâmico, rápido e confiável.

 Todavia, não só itens negativos podem ser encontrados, como também oportunidades, pontos fortes, atividades que podem ser melhoradas por meio de automatização, etapas desnecessárias em processos e até rotinas que podem ser encurtadas e otimizadas.

Agora que já sabe das vantagens do TI estratégico, veja quais os requisitos para sua aplicação!

A definição do objetivo a ser atingido pela empresa

É fundamental que a empresa defina um objetivo estratégico, ou vários deles, englobando o TI em suas aspirações. Por exemplo, caso o propósito seja reduzir os custos internos, o uso de tecnologias de automação para automatizar tarefas repetitivas, de otimização de fluxos de trabalho e de monitoramento de desperdícios pode contribuir positivamente.

Portanto, é preciso traçar o objetivo tendo como apoio ao TI, ouvindo ativamente e planejando os recursos necessários para que ele contribua com o alcance do que foi proposto. E isso não só devido às vantagens e potencialidades das tecnologias que poderão ser empregadas, mas também pela própria natureza do setor, de suas atribuições e operações.

O TI é um dos únicos departamentos que possui o poder de transitar livremente entre os demais setores, o que permite a seus colaboradores e gestores a visão sistêmica de processos, sistemas e recursos internos. Tais pontos, quando maximizados, podem impulsionar a área de Tecnologia da Informação para uma atuação mais presente junto à estratégia do negócio.

Desse modo, o TI pode também contribuir com maior segurança, robustez, flexibilidade e agilidade para o planejamento empresarial.

A construção de uma equipe de qualidade

Se o setor de TI não possuir uma equipe engajada e de qualidade, dificilmente ele conseguirá alcançar as suas metas, objetivos e propósitos de curto, médio e longo prazo. Para otimizar seu quadro de colaboradores, o gestor de TI precisa investir em práticas que fomentem equipes a atuarem com enfoque em resultados, bom desempenho e na procura contínua pela otimização dos processos da área.

Para que isso possa ser obtido, é fundamental adotar ações como aplicação de feedbacks constantes e reuniões para compartilhamento de informações (aprendizados, conhecimentos, experiências etc.). Além, é claro, de treinamentos em práticas operacionais de excelência.

Vale destacar que a participação e engajamento de equipes nos projetos e atividades pode impulsionar o maior envolvimento no desenvolvimento das soluções, bem como no acompanhamento e desdobramento dos cronogramas.

Um planejamento estratégico ligado ao TI também motiva os colaboradores, o que contribui para sua permanência na organização. Isso porque eles podem se sentir constantemente desafiados a novos patamares, ou seja, diminui a monotonia, as rotinas cansativas e a falta de perspectivas, tornando o ambiente de trabalho mais estimulante.

Para melhorar sua equipe, é importante apostar também em ensino contínuo, seja pelos métodos tradicionais ou pelos novos digitais, como Educação a Distância (EAD), Mobile Learning, gamificação entre outros.

Todavia, não basta ter uma equipe de qualidade, é preciso que os demais times dos outros setores trabalhem de forma integrada a ela objetivando o alcance dos resultados.

Para isso, é preciso realizar o alinhamento de processos de modo constante, assegurando que a infraestrutura de TI consiga dar conta das demandas e urgências dos setores e colaboradores da organização. Dessa forma, tornando suas rotinas e processos mais eficientes, bem como contribuindo para a empresa obter uma cadeia operacional de alto desempenho, que seja competitiva, efetiva e inovadora.

Nesse sentido, é vital desenvolver canais de comunicação entre o TI e os demais departamentos, prezando por uma linguagem que possa ser facilmente entendida, ou seja, evitando jargões muito técnicos. Também é preciso desenvolver as equipes de modo conjunto, com líderes criando estratégias unidos, compartilhando metas e traçando rotas em comum.

Quando as equipes atuam em sintonia, é possível manter sistemas corporativos e uma infraestrutura de rede capazes de otimizar as rotinas, entregando maior dinamismo e eficácia à corporação e aos processos internos.

O alinhamento do TI com as metas da corporação

O alinhamento estratégico entre os objetivos do empreendimento, as atribuições do TI e as abordagens da governança de TI, forma uma etapa vital do trabalho de um gestor da área. Essa prática adiciona valor aos recursos tecnológicos do empreendimento, especialmente os computacionais. Também possibilita um planejamento melhor na aplicação de recursos, no desenvolvimento de processos mais efetivos e na definição de indicadores que permitam monitorá-los, bem como na avaliação dos resultados.

No médio e longo prazo, o alinhamento e direcionamento em comum de estratégias impactará em todas as atividades do departamento. Tarefas serão estipuladas conforme as necessidades de setores e fluxos de trabalho.

Nesse caso, preocupar-se e voltar a atenção para questões mais operacionais, como o balanceamento das redes, dimensionamento dos servidores, manutenção das conexões à web ou a segurança digital e proteção dos dados, ainda é papel do TI, mas tais itens passam a constituir algo mais amplo. Essas atividades devem ser realizadas não para demonstrar que o TI está cumprindo suas atribuições, mas para viabilizar e suportar as estratégias, intenções e propósitos do empreendimento.

O TI não deixará de suprir os processos operacionais, apenas será uma peça fundamental na estratégia da empresa, estando em constante evolução e deixando de atuar como somente uma ferramenta. Dessa forma, será uma provedora de condições e soluções para que o negócio prospere.

Tal ponto engloba a automatização de etapas de modo planejado, racionalização de processos, adoção de dispositivos com capacidade para escalabilidade e crescimento da demanda. Além disso, temos a implantação de soluções para o monitoramento e controle de riscos, minimização de erros, retrabalhos e ineficiências, elevação da qualidade, entrega de informações mais precisas para tomada de decisões e inteligência para análise de dados.

Por fim, vale ressaltar que para conseguir suportar os processos e estratégias para o alcance das metas da corporação, é importante que o TI também tenha enfoque na otimização de sua própria área do mesmo modo que acompanha as demais.

Após isso, como mencionado no tópico anterior, é vital que as equipes de todos os departamentos atuem em sinergia de esforços, derrubando barreiras, inclusive entre funcionários e gestores, e prezando pela integração. Consequentemente, a visão não ficará contida a partes isoladas e desconexas, mas sim à empresa e a seus processos integralmente.

Daí em diante, o TI poderá até mesmo fazer parte de estratégias relacionadas a serviços, produtos, consumidores, fornecedores entre outros, passando a atuar dando suporte a metas setoriais e não só organizacionais.

A seleção das ferramentas de acordo com a demanda

A atuação e gestão holística são os pilares de um posicionamento estratégico e efetivo do setor de TI, do qual se espera proatividade, agilidade, segurança e dinamismo no estabelecimento de ações e atendimento a demandas.

Isso significa que esse departamento precisa entregar respostas rápidas, com maior índice de resoluções e até preditivas às necessidades e exigências do empreendimento. Para conseguir tais pontos, é preciso estabelecer processos e padrões adequados para o cotidiano organizacional, buscando ferramentas que deem suporte para esses itens, como soluções tecnológicas generalistas e segmentadas, recursos para arquitetura entre outros.

Todos esses aspectos devem constar no planejamento estratégico da área, tendo como suporte um mix de ferramentas que, principalmente, consigam se integrar e entregar soluções ágeis para distintas demandas.

É essa prática assegurará a implantação de soluções não apenas visando atender a demanda de uma área, mas visando adicionar valor às atividades e processos de quem necessita de suporte e apoio, ou seja, o demandante.

 Dessa forma, o TI poderá contribuir para a elevação dos resultados corporativos, pois tanto o lado operacional quanto o viés estratégico estarão unidos, como apenas estágios ou etapas distintas de um mesmo processo. Isso porque o que foi planejado vai se tornando concreto na proporção em que as fases são realizadas.

Vale destacar que o modo como o planejamento estratégico em TI age influenciará na capacidade do negócio em suprir as demandas do público e mercado. Líderes da área precisam mapear e identificar recursos, investimentos e rotinas que permitem aos recursos digitais serem mais efetivos, produtivos e com aumento em seu poder de atuação e fornecimento de soluções.

Essa prática constante possibilitará um direcionamento melhor de custos e atividades. Por exemplo, técnicos trabalharão dando ênfase em sistemas críticos de tal modo que dará para otimizar continuamente as ferramentas e soluções de maior destaque da organização.

A escolha dos softwares de melhor qualidade

Para que o tópico anterior tenha êxito, é preciso escolher softwares de melhor qualidade para os diferentes ambientes da empresa, desde o gerenciamento de servidores até aplicações simples de escritório. Nesse sentido, é vital observar alguns pontos na hora de adotar ferramentas, tais como:

  • suporte do desenvolvedor;
  • poder de integração com outras ferramentas do mercado;
  • capacidade de escalabilidade;
  • quantidade de recursos e funcionalidades;
  • quantidade de processos e rotinas de diferentes setores suportados. Nesse ponto, é vital dar enfoque numa solução Enterprise Resource Planning (ERP), que agrega múltiplos módulos para atender diferentes departamentos;
  • o nível de segurança da informação, com restrições e hierarquização de acessos, além da proteção de dados que eles possuem ou permitem;
  • a potência e desempenho dessas soluções em situações de grande uso ou de tráfego intenso;
  • as possibilidades de inovações e personalizações que têm.

A implementação das inovações gradualmente

A implementação das soluções tecnológicas deve ser gradual, sem grandes turbulências ou mudanças abruptas para não prejudicar as operações atuais. O mesmo vale para as padronizações e para as inovações de diferentes esferas que forem aplicadas no TI da empresa, especialmente as que terão grande impacto em todo ele ou em múltiplos processos e setores.

Para ajudar nisso, vale até buscar apoio de profissionais especializados em implementação de inovações, que contribuam para a transição seja a mais suave e tranquila possível. Todavia, é importante construir uma cultura de mudança e adaptação contínua, para que os colaboradores se sintam menos resistentes ou desconfortáveis com as mudanças, já tendo um mínimo de familiaridade com o processo de inovação.

A preparação da equipe para o foco estratégico

Já foi mencionado a necessidade do setor de TI de ter equipes de qualidade, porém, nem sempre os bons colaboradores da área possuem um foco estratégico por melhores que sejam em suas habilidades técnicas e operacionais. Por isso, é fundamental prepará-los por meio de treinamentos, desenvolvimentos profissionais e programas que permitam a eles melhorarem nesse aspecto.

Dessa forma, eles não ficarão dependentes das ordens do líder, podendo contribuir com estratégias, identificar pontos ineficientes nelas e até colaborar no monitoramento de seus resultados. É necessário também que os profissionais conheçam do início ao fim todos os processos da empresa, pelo menos os mais importantes de cada setor, pois assim poderão adaptar as soluções às exigências e necessidades dos departamentos de forma mais efetiva e acertada.

Para conseguir isso, é indicado aplicar um programa de job rotation, no qual cada profissional é direcionado a um setor diferente para atuar durante um tempo preestabelecido, de modo que consiga compreender seus processos, rotinas, tarefas e funções.

Como resultado, esses colaboradores começam a entender o contexto no qual suas atividades de TI fazem parte e qual a relevância deles para a empresa e seus setores. Se isso for feito com bom planejamento e de modo contínuo, cada integrante do TI poderá ficar a par de processos de múltiplos setores, além de estreitar o relacionamento com seus integrantes e colegas.

Por fim, não se esqueça de implantar práticas de feedbacks constantes entre os colaboradores do TI, para que se conheçam melhor, resolvam diferenças de forma amigável e consigam ser ouvidos por colegas e líderes.

O monitoramento e análise dos resultados

O TI nas organizações é responsável por gerenciar inúmeros sistemas tecnológicas que possuem uma vantagem fundamental: a entrega de dados/informações estratégicas em forma de relatórios, métricas, índices, indicadores de desempenho e outros conteúdos. Por isso, estabelecer o monitoramento contínuo e análise dos resultados obtidos das estratégias por meio desses documentos é algo que deve ser feito constantemente.

Isso porque, com a evolução e expansão das soluções tecnológicas, com destaque para as de coleta, tratamento, processamento de dados, descobriu-se que a análise dessas informações é um grande diferencial dentro da era digital. Por meio dela, é possível capturar o valor do setor, identificar oportunidades e maximizar a atuação e desempenho dos empreendimentos.

Para trabalhar com isso, tivemos o advento do Big Data, tecnologia empregada no processamento de volumes expressivos de informações.

Além dela, há também o Data Driven, a computação cognitiva e a Inteligência Artificial (IA), que conseguem manipular e comparar históricos, identificar padrões e tendências nos dados e cruzar informações. Isso permite à empresa se adaptar às necessidades do mercado e obter ganhos competitivos, de modo que simples dados se convertem em insumos estratégicos valiosos.

O uso de dados para implementação de melhorias

Os dados obtidos podem ser usados para a implementação de melhorias. Por exemplo, com a coleta e avaliação de informações obtidas em mídias e redes sociais (ferramentas de web analytics), é possível compreender o comportamento, os gostos e a percepção do consumidor, podendo direcionar estratégias mais acertadas para ele. Também dá para descobrir como a marca é vista por seus públicos de interesse nesses meios onlines.

Os dados obtidos com soluções de Customer Relationship Management (CRM) permitem entender a jornada de consumo de um cliente, suas exigências e outras nuances que possibilita a um vendedor abordá-lo com maior efetividade, aumentando a chance de conversão. Isso porque eles unem setores como atendimento, marketing, vendas etc. de modo a proporcionar maior fluidez no fluxo de informações sobre clientes.

Num escopo mais amplo, ferramentas de Business Intelligence permitem às organizações monitorarem o seu segmento de atuação, obtendo maior inteligência de mercado. Também conseguem avaliar concorrentes, identificando boas práticas.

As questões acima apontadas não só devem ser levadas em consideração, como também precisam ser atualizadas constantemente para que gerem os resultados desejados. Dessa forma, poderão proporcionar uma aceitação melhor dos novos processos tecnológicos entre os colaboradores e produzir melhores resultados para a empresa como um todo.

Vale lembrar que é essencial manter sempre em pauta o alinhamento entre a tecnologia e as demandas da empresa, a necessidade de se usar softwares de qualidade e a implementação de uma cultura de inovação. Com esses três pilares, será possível modernizar e manter a empresa competitiva conforme as tendências tecnológicas se tornam realidade e o mercado passa a entregar novos desafios.

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