Gestão de Negócios

Tudo o que você precisa saber sobre integração de sistemas de gestão

Escrito por SONDA

Não é de hoje que a tecnologia está presente no universo corporativo. Para onde quer que olhemos dentro de uma empresa, vemos sistemas, softwares e demais soluções que não só apoiam os processos como são fundamentais para a tomada de decisões acertadas. E essa mudança do operacional para o estratégico se deve principalmente à integração de sistemas de gestão como forma de potencializar a performance organizacional.

Quando falamos em sistemas de gestão, estamos nos referindo às tecnologias que permitem gerenciar os fluxos de informação da empresa, tramitando pelos diversos setores e ganhando, cada vez mais, status de conhecimento estratégico, apto a auxiliar no aumento da competitividade da empresa. Mas que tecnologias são essas e por que você deve integrá-las? Como elas colaboram para o desempenho organizacional? Confira nosso post e descubra!

O futuro das decisões com os sistemas de gestão integrada

É notória a quantidade de dados gerados diariamente por todos os stakeholders que se relacionam com uma empresa. São clientes, consumidores, fornecedores, concorrentes, parceiros de negócios e até governos. E sabia que cada informação gerada pode ter um valor real para seu empreendimento? O detalhe é que você só terá essa noção se tiver a capacidade de coletar, processar, armazenar e analisar tais dados dentro do contexto do negócio.

Você até pode fazer isso de maneira segmentada, setor por setor, mas assim não terá uma visão sistêmica e integrada do negócio, acabando por deixar que as paredes que separam cada departamento se transformem em barreiras à performance organizacional. Aí é que entra a integração dos sistemas de gestão como a melhor forma de derrubar essas barreiras e transformar sua empresa em um todo, com fluxos de dados e informações ágeis, dinâmicos e seguros.

Essa integração contribui não só para facilitar a comunicação como também para gerar um conhecimento mais aprofundado sobre seu empreendimento, o que naturalmente leva a melhores decisões. Em outras palavras: a integração de sistemas de gestão é a garantia do sucesso da sua empresa.

Os desafios e as potencialidades da integração de sistemas

Quando a empresa começa a crescer, a tendência é que se vá tapando os buracos conforme eles aparecem. Primeiramente vem um CRM, depois um sistema de RH, em seguida um software de controle financeiro e assim por diante. Nesse cenário, por mais que cada setor se torne mais ágil e eficiente sozinho, o todo vira um caos.

Daí surgem muito mais retrabalhos, lançamentos duplicados e falhas na transmissão das informações, tudo isso derrubando drasticamente a produtividade. A consequência é uma só: desalinhamento entre estratégia e execução, expectativas frustradas e necessidades não atendidas.

A solução encontrada? Integrar os sistemas de gestão da empresa de modo que passem a conversar entre si, trocando informações automaticamente, proporcionando agilidade aos processos e reduzindo os custos da burocracia. O aumento da produtividade se torna evidente, já que as pessoas se veem livres de tarefas repetitivas e de pouco resultado visível para poderem focar no que realmente interessa.

Quando a estrutura organizacional já está consolidada, com o sistema de gestão conectando todos os setores e atividades, aparecem ainda outros benefícios, como um maior poder de análise sobre o cenário econômico e financeiro da empresa, bem como a tomada de decisão com base em dados e em tempo real.

O processo de integração desses sistemas de gestão

A grande dificuldade para efetivamente realizar a integração de sistemas de gestão é alinhar expectativas e necessidades de todos os envolvidos ao mesmo tempo em que se atende ou procura atender aos objetivos estratégicos do negócio. A princípio, realmente parece um beco sem saída. Mas com a postura certa, você seguramente chegará lá. Veja como:

Alinhe tecnologia e estratégia

Ao adotar qualquer recurso tecnológico para a empresa, avalie se ele atende aos objetivos traçados e às metas estipuladas no planejamento estratégico. Por exemplo: será que o novo ERP contribuirá para o aumento da produtividade? Que tipo de retorno um Business intelligence (BI) pode trazer? Una cada objetivo estratégico a uma tecnologia, de forma a identificar quais indicadores de desempenho você precisará acompanhar para avaliar a eficácia da integração de sistemas de gestão.

Mapeie os processos

A ideia da integração de sistemas é fazer com que, sob a ótica sistêmica, a empresa trabalhe com mais agilidade. Nesse sentido, é fundamental desmembrar os macroprocessos em microprocessos para compreender as interdependências dos setores. A partir desse mapa, é possível definir quais sistemas devem ser integrados, como e por que motivo. Também será mais fácil conscientizar seu time sobre os benefícios que tal integração pode trazer, como redução do retrabalho, eliminação de desperdícios e maior agilidade nos processos decisórios.

Avalie as soluções

Antes de partir para a integração de sistemas de gestão, avalie se as soluções hoje adotadas pela empresa permitem tal fusão. Muitas delas podem estar obsoletas e sequer servir aos reais propósitos do setor a que se vinculam. Se for o caso, é um ótimo momento para fazer as devidas substituições.

Implemente a integração

Quando todos os requisitos técnicos estiverem resolvidos, vá em frente e promova a integração dos sistemas. Só não se esqueça de ter um backup das informações para não correr o risco de perder dados estratégicos. Durante a implementação, é essencial contar com profissionais qualificados, que entendam a linguagem usada no desenvolvimento de cada sistema e estejam familiarizados com esse tipo de mudança.

Treine os usuários

Tudo bem que cada setor continuará usando seu sistema próprio (salvo se for preciso implementar novos sistemas), mas, mesmo assim, é fundamental preparar as pessoas para as mudanças estruturais que passarão a fazer parte do dia a dia da empresa. Dê uma mãozinha para seus colaboradores lidarem melhor com a eliminação de tarefas operacionais, os novos prazos e os procedimentos de uso dos sistemas de gestão.

Monitore as mudanças

Mesmo que você tenha feito todo o planejamento e a implementação de forma impecável, o recomendado é que monitore a adesão dos setores às novas políticas, assim como o desempenho dos sistemas que agora formam sua central de informações. Pode ser que uma falha impeça algum dado de ser exportado ou lido, que um relatório não saia tão bem quanto antes ou que haja alguma dificuldade técnica impedindo que a equipe incorpore o novo modus operandi da empresa.

Mas sabia que a integração de sistemas de gestão é apenas uma das facetas tecnológicas da empresa que merecem sua atenção? Para conhecer todas as outras e saber como geri-las, assine nossa newsletter!

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.

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