Gestão de Negócios

Você sabe o que é Business Process Management?

Escrito por SONDA

 

Você provavelmente já ouviu falar em Business Process Management (BPM), certo? Mas sabe realmente o que é, para que serve, como funciona e que vantagens traz? Aqui está sua chance de descobrir tudo isso e muito mais! Adiantando (e traduzindo), a gestão de processos de negócios é uma abordagem sistemática usada para fazer com que o fluxo de trabalho de uma organização seja mais eficiente e adaptável, características essenciais para o ambiente de constantes mudanças em que vivemos.

Teoria básica apresentada, chegou a hora de entender como exatamente o BPM modela, organiza, documenta e otimiza de forma contínua os processos de negócio. Veja só!

O que é o Business Process Management?

Para entender mais a fundo o conceito de Business Process Management, primeiramente é preciso relembrar o que é um processo de negócio. Basicamente, é um conjunto de atividades realizadas pelas organizações no seu dia a dia que perpassam todos os departamentos. O propósito é entregar valor aos clientes. Assim, uma iniciativa de BPM visa à melhoria (incremental ou radical) dos processos de negócio.

Fica mais fácil entender a necessidade de BPM em uma empresa quando pensamos em uma fusão ou na aquisição de um novo negócio. Isso porque, nesses casos, é preciso entender ou rever os grupos de atividades de negócio de cada parte, a fim de fazer uma sincronização processual completa. Assim, o Business Process Management pode ser definido como uma abordagem gerencial adaptável, desenvolvida para sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, tanto dentro como fora das empresas.

Imagine que sua empresa precisa adquirir um software de gestão empresarial (ERP). Para fazer a implementação dessa solução, é necessário identificar quais são os processos atuais e como melhorá-los, entre outras questões. Só assim é possível dar andamento à viabilização sistêmica, sistematizando a realização das atividades ou automatizando os processos. É aí que entra o BPM, trazendo à tona todas as informações a respeito da execução das atividades organizacionais (operacionais e estratégicas) para incluí-las nas funcionalidades do software.

Se nos perguntássemos, portanto, por que uma organização precisa de um BPM, a resposta poderia ser: quando o negócio cresce, não pode simplesmente continuar com o mesmo conjunto de atividades iniciais. Quando os processos não são readequados, a empresa sentirá aquela clássica dor do crescimento.

Como funciona o Business Process Management?

Resumidamente, uma consultoria de BPM é composta por 3 fases: análise situacional, desenho de novos processos (ou ajustes dos antigos) e automatização do que foi modelado. Vamos tentar ilustrar essas etapas seguindo com o exemplo da implementação de uma solução tecnológica citado anteriormente, ok? Veja:

1ª fase: análise da situação atual do negócio

Como primeiro passo, um consultor especializado em BPM aplicado à tecnologia faz um reconhecimento do cenário dos processos da empresa. Ele também levanta as oportunidades de melhoria. É feito, por exemplo, um diagrama de contexto, que representa um olhar macro sobre como são realizados os processos cabíveis nessa análise.

2ª fase: desenho de novos processos

Em um segundo momento, o consultor começa a efetivamente modelar os novos processos. Ele pode mudar radicalmente as atividades que já vinham sendo feitas ou apenas fazer ajustes, dependendo do que foi verificado na primeira fase.

3ª fase: automatização dos processos com a tecnologia

Feita a análise situacional e desenhados os novos processos, é hora de olhar para o software que será implementado e fazer a aderência do que foi projetado em termos processuais. Os novos processos são, assim, automatizados.

Atenção: as 3 fases aqui citadas demonstram o início do trabalho, mas é preciso lembrar que o BPM é uma disciplina que tem um ciclo de vida infinito. Isso significa que a abordagem deve ser revisitada sempre. Afinal, a empresa está em constante mutação e, por isso, precisa sempre renovar seus processos.

Que benefícios o BPM traz para sua empresa?

Vamos agora às 5 principais vantagens da aplicação dessas boas práticas na sua empresa!

1. Agilidade nos negócios

Um BPM eficiente permite que você faça pausas em seus processos de negócios, implemente mudanças e promova re-execuções. Com isso, os processos passam a ter a capacidade única de permanecer em loop. Redefinir as tarefas deixa, portanto, de ser um problema. O resultado final é uma maior capacidade de adaptação a situações instáveis. Controle e agilidade também permitem que a empresa altere os fluxos de trabalho e os personalize como e quando for necessário.

2. Redução de custos e aumento de receitas

Ao implementar o BPM, é possível também conseguir cortes de custos associados à execução de processos de negócios. Isso acontece porque, com os processos otimizados, a força de trabalho também melhora. Assim, ao mesmo tempo em que a produtividade se eleva, os gastos diminuem. Com custos menores e uma produção mais ágil, o tempo entre a fabricação do produto e a entrega para o cliente é otimizado, passando a atender com mais eficiência às demandas do mercado, o que significa vender mais.

Em consonância com tudo isso, as organizações também podem melhorar sua rentabilidade por meio da redução dos resíduos, uma vez que o BPM promove a alocação e o acompanhamento de recursos para evitar desperdícios. Além disso, as habituais avaliações de desempenho facilitam a visualização de ineficiências, permitindo que se tome qualquer decisão de correção com mais tempo.

3. Eficiência corporativa

O BPM aumenta significativamente a eficiência dos processos de negócio. E o que confere a ele esse potencial é a integração do início ao fim. Com essa abordagem, a empresa consegue fazer um acompanhamento mais proficiente de erros, atrasos ou refações de tarefas, simplificando a eliminação de gargalos e reduzindo o tempo gasto com correções de rumo. O BPM também otimiza os processos por meio da eliminação de atividades redundantes e da implementação da automação.

4. Visibilidade do funcionamento do negócio

O BPM usa programas de software refinados para automatizar processos, correto? O melhor de tudo é que esses sistemas permitem que os responsáveis pelas atividades acompanhem o desempenho, visualizando o funcionamento do negócio em tempo real. Basicamente, a automatização revela como os processos trabalham sem a necessidade de extensas técnicas de trabalho e monitoramento. Tudo fica mais transparente e sistêmico!

5. Ganhos de compliance e segurança

As práticas de BPM também ajudam a gerar relatórios financeiros, cumprir as leis trabalhistas e dar andamento a uma ampla gama de serviços burocráticos necessários à adequação às legislações. Além disso, o gerenciamento de processos de negócios ainda tem a capacidade de promover medidas de proteção e segurança, já que simplifica a correta documentação dos procedimentos.

Em meio a tudo isso, políticas organizacionais e controles internos desempenham um papel vital. Com o BPM, fica mais fácil até incentivar seus funcionários a proteger os ativos da empresa, que incluem informações e recursos físicos.

E você, já usa o Business Process Management no seu negócio? Aproveite para entender também como desenvolver uma visão sistêmica da empresa!

 

Sobre o autor

SONDA

A SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, atua em 10 países com mais de 22 mil colaboradores e 5 mil clientes ativos. Em parceria com seus clientes, a SONDA acredita que com o uso de soluções tecnológicas é possível transformar seus negócios, permitindo conquistar eficiência e vantagem competitiva. Entendemos do seu negócio e sabemos fazer acontecer, contando com uma equipe altamente capacitada. Para mais informações, acesse www.sonda.com/br.